W rozporządzeniach określono wzory zaświadczeń:

1) o zużytym sprzęcie;

2) o zużytym sprzęcie wydawanego za rok 2016 oraz wzór zaświadczenia o zużytym sprzęcie wydawanego za rok 2017;

3) potwierdzającego recykling;

4) potwierdzającego inne niż recykling procesy odzysku.

Wymienione zaświadczenia w postaci elektronicznej mają być opatrzone:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym – przekazywane wprowadzającemu sprzęt lub prowadzącemu zakład przetwarzania przekazującemu odpady powstałe ze zużytego sprzętu do recyklingu albo do innych niż recykling procesów odzysku;

2) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – przekazywane marszałkowi województwa.

Prowadzący zakład przetwarzania jest obowiązany do wydania wprowadzającemu sprzęt, z którym zawarł umowę w terminie do 28 lutego każdego roku za poprzedni rok kalendarzowy zaświadczenia o zużytym sprzęcie (art. 53 ustawy z 11.9.2015 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym [t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1688 ze zm.; dalej: ZużytySprzElektrU]). Prowadzący zakład przetwarzania wystawia zaświadczenie o zużytym sprzęcie w 3 egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz otrzymuje wprowadzający sprzęt, drugi egzemplarz jest przekazywany marszałkowi województwa, a trzeci egzemplarz pozostaje u prowadzącego zakład przetwarzania. Zaświadczenie sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Prowadzący działalność w zakresie recyklingu ma obowiązek wydać prowadzącemu zakład przetwarzania przekazującemu odpady powstałe ze zużytego sprzętu do recyklingu zaświadczenia potwierdzającego recykling za poprzedni rok kalendarzowy (art. 55 ZużytySprzElektrU). Zaświadczenie potwierdzające recykling:

1) wydaje się na wniosek prowadzącego zakład przetwarzania, w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku;

2) wystawia się w 3 egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje prowadzący zakład, drugi przekazuje się marszałkowi województwa, a trzeci egzemplarz pozostaje u prowadzącego działalność w zakresie recyklingu;

3) sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Prowadzący działalność w zakresie recyklingu ma obowiązek przechowywać zaświadczenia potwierdzające recykling przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą te zaświadczenia (art. 56 ZużytySprzEletrU).

Te same zasady dotyczą zaświadczeń potwierdzających inne niż recykling procesy odzysku za poprzedni rok kalendarzowy.