| Czego dotyczy zagadnienie |
Wskazówki UZP |
| Jak dana jednostka funkcjonuje i jaki jest podział zadań zakupowych w ramach jednostki |
- należy się m.in. zastanowić, kto jest (kto będzie) odpowiedzialny za planowanie zakupów, przeprowadzenie procesów zakupowych, czy w jednostce jest dedykowana komórka, która będzie prowadziła procedury i jakiego wsparcia jednostka prowadząca będzie wymagała od innych podmiotów z organizacji
|
| Zasady szacowania wartości zamówienia |
- zamawiający powinien znać zasady szacowania wartości zamówienia wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych i zastosować je do określenia, jaką wartość szacunkową będzie miało jego zamówienie;
- jeżeli w wyniku przeprowadzonego szacowania okaże się, że wartość planowanego zamówienia jest poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, jej przepisy nie będą miały zastosowania do udzielenia takiego zamówienia i zamawiający zastosuje swoje regulacje wewnętrzne;
- należy pamiętać o zakazie dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;
- mając na względzie m.in. transparentność dokonywanych zakupów zaleca się udokumentowanie przez zamawiającego czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej lub innych, odpowiednich dokumentów; w regulaminie może być doprecyzowanie, jakie konkretne dokumenty będą u zamawiającego wymagane w tym zakresie
|
| Co zamawiamy i o jakiej wartości, w tym również, czy będą potrzebne różne warianty procedury dla poszczególnych kategorii zakupów (np. wartościowe, rodzajowe) |
- jeżeli podjęta zostanie decyzja o wprowadzeniu progów kwotowych w regulaminie – należy oznaczyć te kwoty i zdefiniować procedury; tj. ustalić warianty procedury dla takich zamówień, odnoszących się do wartości zamówień, tj. procedury dedykowanej dla zakupów o bardzo małej wartości i innej dla zakupów, których wartość jest większa. Dla zamówień o najniższej wartości można w regulaminie ustalić elastyczne metody zakupu ograniczające formalności, czy nawet liczbę podmiotów ubiegających się o zamówienie, np. można wskazać obiektywne czynniki udzielenia zamówienia jednemu wykonawcy czy wybranym przez siebie wykonawcom bez upublicznienia ogłoszenia. Nie jest przy tym wykluczone, że zamawiający podejmie decyzję, że do zamówień o najmniejszej, określonej przez niego wartości nie będzie stosował procedur z regulaminu, tylko dokona zakupu bezpośredniego – „od ręki”. Można również rozważyć modyfikację procedury nie tylko z uwagi na wartość, ale również z uwagi na rodzaj zamówienia (np. inny wariant dla robót budowlanych, a inny dla dostaw i usług);
- jeżeli podjęta zostanie decyzja o ustaleniu kwoty, poniżej której nie będzie stosowana procedura – również zasadne jest oznaczenie tych kwot i określenie sposobu udokumentowania takiego zakupu
|
| Jak będą upubliczniane informacje o zamówieniu |
- jako dobrą praktykę UZP rekomenduje wdrożenie informowania o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego (w oznaczonym, łatwo dostępnym miejscu, tak, aby nie było konieczności czasochłonnego przeszukiwania strony w poszukiwaniu tej informacji) oraz w BZP wykorzystując do tego celu Ogłoszenie dotyczące zamówienia, dla którego nie ma obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;
- jako dobrą praktykę wskazuje się także informowanie wykonawców o wyniku postępowania, tj. czy wybrano ofertę, czy też unieważniono postępowanie; Skierowanie takiej informacji do podmiotów, które ubiegały się o zamówienie, jest pożądane, ponieważ w ten sposób otrzymają informację zwrotną odnośnie do ich udziału w procedurze.
|
| Czy będą przewidziane odstępstwa od zapisów regulaminu |
- należy rozważyć, czy zamawiający przewiduje odstępstwa od stosowania regulaminu – jeżeli tak, to jakie; Powinno to mieć jednak miejsce w ściśle określonych sytuacjach i zamawiający nie powinien takiej możliwości nadużywać;
Przykładowo, przypadki odstąpienia od obowiązku stosowania procedur z regulaminu mogą obejmować:
- konieczność usunięcia awarii (np.: urządzeń technicznych, infrastruktury technicznej, instalacji),
- skutki zdarzeń losowych,
- szczególny charakter zamówienia gdy realizacja zamówienia może nastąpić wyłącznie przez jednego wykonawcę,
- zamówienia mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;
- bardzo niska (określona) wartość zakupu.
- jeżeli wyjątki takie zostaną przewidziane, w regulaminie należy określić sposób, w jaki tego typu zakup powinien być dokonany (np. zamawiający dokonuje zakupu bezpośredniego); Udzielenie takiego zamówienia powinno być stosownie udokumentowane np. w postaci notatki służbowej.
|
| Czy będą tworzone załączniki do regulaminu w postaci wzorów dokumentów wykorzystywanych w procedurze zakupowej |
Wytworzenie wzorów pozwala na ujednolicenie dokumentacji i wspiera nadzór zamawiającego nad procedurami zakupowymi. |
| Zakończenie postępowania |
- regulamin udzielania zamówień publicznych powinien przewidywać możliwe warianty zakończenia procedury zakupowej m.in. dotyczący wyboru najkorzystniejszej oferty i udzielenia zamówienia; w regulaminie można doprecyzować, czy i jakie dokumenty będą wymagane;
- warto wskazać także ewentualne okoliczności uzasadniające zakończenie procedury zakupowej bez podpisania umowy/zlecenia zamówienia (unieważnienie procedury/zakończenie bez wyboru oferty)
W ramach przyczyn unieważnienia procedury zakupowej można przykładowo wskazać:
- brak ofert,
- sytuację, w której cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
- sytuację, gdy złożone oferty nie spełniają wymagań ofertowych.
|
