Nowe rodzaje faktur
W ramach projektowanych zmian resort finansów chce wprowadzić możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jak wynika z uzasadnienia do projektu, ten rodzaj faktur ma być kolejnym dokumentem obok faktur papierowych i elektronicznych potwierdzającym dokonanie transakcji w obrocie gospodarczym. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Podatnicy nie będą mieli obowiązku wystawiania nowego rodzaju faktur. Resort podkreśla, że wystawianie tych dokumentów będzie miało charakter fakultatywny.
Zasady wystawiania faktur w systemie KSeF
Wystawienie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało od podatników posługiwania się systemem KSeF. W założeniach w ramach tego systemu będą obowiązywały niemal analogiczne do obecnych zasady wystawiania faktur. Wszystkie faktury podatnik będzie mógł sporządzić i przesłać do KSeF. Dotyczyć to będzie także faktur korygujących. Zmiany będą dotyczyły przede wszystkim kwestii związanych z autoryzacją danych. Jak wynika z uzasadnienia, stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Akceptacja będzie możliwa poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API.
Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, określone w art. 106l VATU.
Jak wstawić fakturę ustrukturyzowaną?
Przede wszystkim wystawca będzie musiał potwierdzić swoje dane w systemie. W założeniu faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API. Podatnik będzie musiał w tym celu uwierzytelnić swoje dane w systemie KSeF. Po zakończonym procesie uwierzytelnienia danych podatnicy będą mieli możliwość zapoznania się z treścią wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych. Faktury te będą mogły podlegać modyfikacji w zakresie formatu pliku. Podatnik będzie miał możliwość przesłania faktury w formacie xml lub możliwość przekonwertowania jej do pliku PDF. Udogodnienie to ma być możliwe zarówno w przypadku jednej faktury, jak również paczki faktur.
Poza podatnikiem, faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawiać lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony do dostępu do KSeF. W projekcie przewidziano także możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika lub dostępu do takich faktur, np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.
Kiedy fakturę ustrukturyzowaną należy uznać za otrzymaną?
Resort zakłada, że każdy podatnik VAT będzie miał możliwość wystawienia faktury. W tym celu podatnik, wykorzystując indywidualne konto w systemie e-faktur, będzie mógł wystawić fakturę w oparciu o wzór zamieszczony na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Warto podkreślić, że wszystkie faktury będą mogły być sporządzone przez podatników w ich własnym systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF. Po przesłaniu faktury system KSeF będzie przydzielał numer identyfikujący tę fakturę wraz z oznaczeniem daty i czasu. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikującego będzie ona uznawana za wystawioną oraz otrzymaną.
Numer identyfikujący fakturę w tym przypadku będzie miał charakter systemowy. Jak wyjaśnia resort, nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 VATU.
Korygowanie faktury ustrukturyzowanej
Tak jak inne faktury, faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana. W projekcie przewidziano, że możliwa będzie korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13VATU, jak również dopuszczalne będzie wystawienie faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej. W projektowanych rozwiązaniach założono, że KSeF zapewni wysokie bezpieczeństwo rozliczeń poprzez wprowadzenie, że w systemie moment wystawienia i odbioru faktury będzie ten sam. Z tego względu wprowadzono zasadę, zgodnie z którą nabywca towarów lub usług, który otrzymuje fakturę korygującą zmniejszającą podstawę opodatkowania w postaci faktury ustrukturyzowanej, będzie miał obowiązek dokonania pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał tę fakturę korygującą. Jest to szczególne rozwiązanie, dotychczas nie funkcjonujące.
Funkcjonalności systemu KSeF
Nowy system będzie miał także szereg innych funkcjonalności przydatnych podatnikom. Jak wynika z uzasadnienia, system ten będzie służył do uwierzytelniania oraz weryfikacji posiadanych przez podatnika oraz podmiot uprawniony do dostępu do KSeF uprawnień. Będzie on umożliwiał wysyłanie powiadomień skierowanych do podatnika lub podmiotu uprawnionego o posiadanych uprawnieniach do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i dostępu do nich. KSeF będzie także umożliwiał, oprócz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, ich przechowywanie, a także weryfikowanie zgodności wystawionej faktury ustrukturyzowanej z udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury. Dodatkowo system będzie służył do analizie i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz kierował do podatnika lub osoby uprawnionej do wystawienia faktury ustrukturyzowanej powiadomienia o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze ją identyfikującym przydzielanym przez ten system, odrzuceniu albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W przypadku braku przez podmiot uprawnień lub braku możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych, KSeF powiadomi o tym fakcie.
Korzyści wynikające z wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Resort podkreśla, że wprowadzenie elektronicznego ustandaryzowanego wzoru faktury powinno doprowadzić przede wszystkim do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Zachętą do wprowadzenia i korzystania z nowego rodzaju faktur ma być również zwolnienie podatników z obowiązku przechowywania i archiwizacji ustandaryzowanych faktur. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Za prawidłowość ich przechowywania będzie odpowiedzialna administracja podatkowa.
Podatnicy wystawiający wyłącznie faktury ustrukturyzowane będą mogli liczyć na dodatkowe preferencje w postaci szybszego zwrotu podatku VAT (do 40 dni). Ministerstwo przewiduje, że z preferencji tych będą mogli skorzystać tylko podatnicy wystawiających w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane, którzy byli zarejestrowani, jako podatnicy VAT czynni i składali deklaracje przez co najmniej 12 miesięcy poprzedzających okres rozliczeniowy, za który ubiegają się o zwrot, i którzy przez co najmniej 12 miesięcy posiadali rachunek, o którym mowa w art. 96b ust. 1 VATU. Warunkiem jest też, by kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekraczała 3000 zł. To co niezwykle istotne, aby otrzymać zwrot podatku VAT w przyspieszonym terminie, wszystkie warunki będzie trzeba spełnić łącznie.
