Wydatki na wyżywienie podczas zagranicznej podróży służbowej członka zarządu

Wskazane w pytaniu wydatki winny być rozpatrywane w kontekście art. 15 ust. 1 ustawy z 15.2.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.; dalej: PDOPrU), który wyraża ogólną zasadę iż, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 PDOPrU.

W związku z powyższym należy przeanalizować po pierwsze czy wydatki zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz czy nie zostały wymienione w zamkniętym katalogu kosztów określonym w art. 16 ust. 1 PDOPrU.

W sytuacji opisanej w pytaniu przeanalizowania wymaga art. 16 ust. 1 pkt. 38a PDOPrU, który wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

W interpretacji indywidualnej IBPB-1-1/4510-22/15/Wrz z 30.9.2015 r., IBPB-1-1/4510-22/15/Wrz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wyjaśnił: „zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uwzględnia zatem wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 omawianej ustawy”.

Z powyższego wynika, że zakres przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38 PDOPrU mógłby również obejmować członków zarządu – udziałowców. Przyjmuje się jednak, że dotyczy to tylko świadczeń uzyskiwanych przez te osoby jako udziałowcy, nie zaś z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie.

W związku z powyższym należy przyjąć, że wydatki poniesione na wyżywienie członka zarządu podczas zagranicznej podróży służbowej, który pełni swoją funkcję na podstawie powołania powinny być rozpatrywane w kontekście ich związku z uzyskiwaniem przychodów przez spółkę oraz zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła tych przychodów.

Ponadto w przypadku członków zarządu warto pamiętać o takim sformułowaniu wewnętrznych aktów spółki (np. uchwały wspólników czy załączanego do takiej uchwały regulaminu wynagradzania zarządu, statutu) by umożliwiały one i wymieniały świadczenia przysługujące z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie, bowiem te świadczenia, które nie zostaną ujęte, nie będą bowiem mogły stanowić kosztów spółki. Czyli warto w uchwale oprócz kwestii samego wynagrodzenia ująć także zapisy w sprawie uzyskiwania od spółki innych świadczeń związanych z wykonywaniem obowiązków członka zarządu tj: kosztów podróży służbowych (dieta, koszty przejazdów, koszty noclegów, koszty dojazdów środkami komunikacji miejskiej, inne udokumentowane wydatki).

Generalnie wydatki poniesione na wyżywienie podczas zagranicznej podroży służbowej członka zarządu w związku z realizacją zadań wynikających z tytułu pełnienia takiej funkcji mają związek z działalnością spółki i uzyskiwanymi przez nią przychodami.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w Interpretacji indywidualnej z 12.8.2015 r., IBPB-1-3/4510-74/15/SK wydanej przez Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach: „Jednocześnie zauważyć należy, że możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. członka zarządu uzależniona jest również od łączącego go ze Spółką stosunku (pracy lub innego). W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki.

Odnosząc powyższe rozważania do przedstawionego stanu faktycznego stwierdzić należy, że jeśli w istocie wydatki jakie ponosi Wnioskodawca za czas podróży służbowej (hotele, wyżywienie, przelot samolotem, dojazd taksówką) członków zarządu z Włoch do Polski znajdują umocowanie w zawartej z członkami zarządu uchwale wspólników wprowadzającej regulamin zwrotu wydatków zarządu i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, to w świetle cyt. art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, wydatki te mogą stanowić jej koszt podatkowy. Jak wskazano bowiem we wniosku, wydatki te związane są z wykonywanie przez członków zarządu obowiązków, które to wykonywane są w celu osiągania przez Spółkę przychodów”.

(RA)