Wydatki na szkolenia i egzaminy pracowników w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracodawcy wydatkują coraz częściej środki obrotowe firm na podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników. W sytuacji, gdy pracodawca kosztem własnego majątku pokrywa koszty zdarzeń, z których korzysta pracownik (a więc pracownik uzyskuje korzyść bez ponoszenia wydatków z swojego prywatnego majątku), po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.; dalej: PDOFizU) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Część takich „prezentów” ze strony pracodawców podlega jednakże zwolnieniu podatkowemu. I tak, z treści art. 21 ust. 1 pkt 90 PDOFizU wynika, iż wolne od podatku dochodowego są wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Za warunek zastosowania zwolnienia podatkowego przyjmuje się powszechnie treść art. 1031 § 1 ustawy z 26.6.1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108): „Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.” Jeżeli zatem na szkolenie zgodził się pracodawca lub też to sam pracodawca kieruje pracownika na dokształcanie, to zwolnienie cytowane powyżej może być stosowane.

Co do udzielenia zgody na przejazdy (na szkolenia, itp.) prywatnym samochodem pracownika, to rozliczenie odbywa się w ramach tzw. kilometrówki. Pojęcie kilometrówki związane jest z wyliczeniem kwoty, którą wypłaca się pracownikowi, a stanowi ona iloczyn stawki za 1 km przebiegu samochodu i ilości faktycznie przejechanych kilometrów. Procedura posłużenia się tzw. kilometrówką jest następująca:

1) Pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o użycie samochodu prywatnego do celów służbowych, gdzie określa się czas trwania umowy oraz inne szczegóły obowiązujące strony (np. cel podróży prywatnym samochodem).

2) Pracownik składa do dnia wyznaczonego w umowie (najczęściej do dnia poprzedzającego wypłatę wynagrodzenia) wypełnioną ewidencję przebiegu pojazdu, gdzie dokładnie wskazany jest cel danej podróży (między innymi skąd - dokąd) oraz ilość faktycznie przejechanych kilometrów.

3) Zasadą w rozliczeniu tzw. kilometrówki jest brak opodatkowania (i oskładkowania) kwoty wypłaconej pracownikowi, o ile nie przekracza ona kwoty wynikającej z następującego wzoru:

Kwota kilometrówki = stawka za 1 km (np. 0,8358 zł/1 km) x ilość faktycznie przejechanych kilometrów.

4) Tak ustalona kwota, która stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy jest zwolniona z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f. (wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika).

Należy jednakże zwrócić uwagę, iż niekiedy pracodawcy w regulaminach wewnętrznych wyznaczają stawkę za 1 km znacznie wyższą niż wynika to z rozporządzenia. W takim przypadku nadwyżka ponad „kilometrówkę” opartą o rozporządzenie, będzie stanowić opodatkowany przychód pracownika.

(RA)