Organ po zbadaniu ważnego interesu strony powinien wydać uwierzytelniony odpis dokumentu.

Wydanie kopii dokumentu następuje w trybie udostępnienia akt sprawy (art. 73 KPA). Zgodnie z § 1 tego przepisu, uprawnienie to przysługuje również po zakończeniu postępowania (i wydaniu decyzji).

Ustawa nie definiuje czym są akta sprawy i co się na nie składa, ale dokonało tego orzecznictwo sądowe i doktryna.

Orzecznictwo

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7.8.2012 r. (II GSK 1054/11, Legalis) wskazał, że „akta sprawy to protokoły (art. 67 i art. 117 § 2 KPA), adnotacje sporządzone przez pracownika (art. 72 KPA) jak i inne materiały zgromadzone w toku prowadzenia konkretnej sprawy. Mogą to być zarówno materiały wytworzone w tym postępowaniu, jak i przy uwzględnieniu treści art. 75 § 1 KPA, materiały, czy też dowody z innych postępowań, dopuszczone przez organ z urzędu lub na wniosek stron”.

Należy zatem przyjąć, że akta sprawy tworzą wszystkie dokumenty, jakie powstały i zostały wykorzystane przy rozpoznawaniu sprawy, również te niepochodzące od organu prowadzącego postępowanie.

Uwierzytelniona kopia dokumentu z akt sprawy (powszechnie nazywana potwierdzoną za zgodność z oryginałem) może być wydana stronie, o ile ta wykaże swój ważny interes w uzyskaniu takiego uwierzytelnienia. Jest to jedyny warunek, jaki został wskazany w ustawie. Oznacza to, że strona może domagać się uwierzytelnienia dowolnego elementu akt sprawy, byle tylko przemawiał za tym jej ważny interes. Podobne stanowisko przedstawiono w uzasadnieniu wyroku WSA w Warszawie z 23.11.2006 r. (VII SA/Wa 824/06, Legalis).

Reasumując: skoro uprawnienie do udostępnienia akt działa również po zakończeniu postępowania, na akta postępowania składają się również dokumenty pochodzące od innych organów niż prowadzący postępowanie, a jedynym warunkiem wydania uwierzytelnionego odpisu dokumentu jest ważny interes strony – uważam, że organ powinien wydać stronie żądany dokument, potwierdzając jego zgodność z oryginałem.

Niniejsza odpowiedź przyjmuje założenie, że dokument, który ma być wydany stronie nie jest dokumentem, o którym mowa w art. art. 236 § 2 KPA, a zatem również art. 73 § 1b KPA – jako że takie dokumenty nie mogą być udostępniane stronie w formie niezanonimizowanej, a zatem nie mogą być również wydane ich uwierzytelnione odpisy.