Wspólna obsługa księgowa szkół podstawowych na terenie gminy

Zgodnie z art. 53 ust. 1 FinPubU, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki, z zastrzeżeniem ust. 5. Rzeczony ust. 5 art. 53 SamGminU reguluje zaś, że kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 SamGminU, jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 ust. 2 SamGminU, w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą, o której mowa w art. 10b ust. 2 SamGminU, o którym mowa w art. 10b ust. 3 SamGminU. Jednocześnie, przepis ten nakazuje odpowiednio stosować art. 53 ust. 2 FinPubU, z którego wynika, że kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Kierownikiem jednostki organizacyjnej – szkoły podstawowej – jest jej dyrektor.

Zgodnie z art. 10a pkt 1 SamGminU, gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych.

Dalej, art. 10b ust. 1 SamGminU stanowi, że wspólną obsługą mogą prowadzić urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjne związku powiatowo-gminnego. Ustęp 2 ww. artykułu stanowi, że rada gminy, w odniesieniu do jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1, określa, w drodze uchwały, w szczególności:

1) jednostki obsługujące,

2) jednostki obsługiwanie,

3) zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi.

Z art. 10c SamGminU wynika zaś, że:

1) zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.

2) w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1 i 2 SamGminU, są one przekazywane w całości.

Przyjmuje się, że objęcie jednostek lub zakładów budżetowych wspólną obsługą leży w zakresie uznania każdej Gminy i nie wymaga zgody dyrekcji tych jednostek (zob. P. Kryczko, art. 10a, [w:] Ustawa o samorządzie gminnym, P. Chmielnicki (red.), Warszawa 2022, pkt 2).

Z opisanego stanu faktycznego wynika, że gmina planuje dokonać następujących zmian w organizacji:

Urząd gminy, poprzez specjalny referat, w którym będą zatrudnieni pracownicy tegoż urzędu gminy, ma prowadzić obsługę finansową trzech, prowadzonych przez gminę szkół podstawowych. Referat ma działać na terenie jednej ze szkół.

Nie budzi wątpliwości, że, w obliczu treści art. 10b ust. 1 SamGminU, gmina w celu wprowadzenia wspólnej obsługi musi uzyskać stosowną uchwałę rady gminy (zob. P. Kryczko, art. 10b, [w:] Ustawa o samorządzie gminnym, P. Chmielnicki (red.), Warszawa 2022, pkt 1). Jak przyjął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu, wyroku z 10.10.2019 r., II SA/Op 238/19, uchwała taka nie jest aktem prawa miejscowego, lecz aktem kierownictwa wewnętrznego.

Pierwszym krokiem w celu ustanowienia wspólnej obsługi jest więc podjęcie przez radę gminy odpowiedniej uchwały, zgodnej swoją treścią z art. 10b ust. 2 SamGminU – wskazującej urząd gminy jako jednostkę obsługującą ww. szkoły. Zdaniem autora odpowiedzi, jest to konieczne.

Taka uchwała rady daje wójtowi/burmistrzowi/prezydentowi miasta podstawę prawną do odpowiednich zarządzeń, w ramach wykonania ww. uchwały, tj. w zakresie wdrożenia wspólnej obsługi, zmiany regulaminu organizacyjnego urzędu gminy oraz powierzenia odpowiednich uprawnień pracownikom urzędu gminy (wójt jest zwierzchnikiem służbowym tych pracowników, zaś w drodze uchwały nabywa jeszcze uprawnienia z art. 53 ust. 2 w zw. z ust. 5 FinPubU, o których mowa wyżej).

Trzeba też wziąć pod uwagę, że, z uwagi na fakt, że referat ma mieścić się w jednej ze szkół, konieczne jest zawarcie odpowiedniego porozumienia w przedmiocie udostępnienia przez dyrektora też szkoły powierzchni dla wykonywania tego zadania (dyrektor jest dysponentem mienia szkoły).

Podsumowując, w celu prawidłowego wdrożenia takiej obsługi, konieczne jest:

1) podjęcie przez radę gminy uchwały, o której mowa w art. 10b ust. 2 SamGminU,

2) zawarcie porozumienia z dyrektorem szkoły „goszczącej” referat na swoim terenie w przedmiocie udostępnienia pomieszczeń szkoły na potrzeby wspólnej obsługi,

3) zmiana regulaminu organizacyjnego urzędu gminy,

4) upoważnienie przez organ wykonawczy gminy pracowników nowo powstałego referatu do podejmowania czynności w ramach wspólnej obsługi – chodzi tutaj o „dokument w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki”, o którym mowa w art. 53 ust. 2 FinPubU.

W szczególności jednak, nie jest, zdaniem autora odpowiedzi, konieczne zawieranie porozumień pomiędzy szkołami a urzędem gminy – przekazanie wspólnej obsługi następuje jednostronnie – przede wszystkim na podstawie uchwały rady gminy.

Autor odpowiedzi zwraca też uwagę na konieczność odpowiedniego ukształtowania procesu zlecania czynności w zgodzie z prawem zamówień publicznych.