Zagadnienie wniosku o wszczęcie postępowania nie należy do objętych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl), jednak w praktyce obrotu można wskazać kilka prawidłowości odnoszących się do tego dokumentu.
Wniosek o wszczęcie postępowania jako wewnętrzny dokument zamawiającego nie jest regulowany przepisami powszechnie obowiązującymi i jego treść oraz sposób procedowania są zależne wyłącznie od woli zamawiającego. Wola ta jest wyrażona najczęściej w regulaminie wewnętrznym lub innym adekwatnym akcie prawa wewnętrznego regulującym zasady wewnętrznego obiegu dokumentów odnoszących się do zamówień publicznych.
Niemniej praktyka obrotu wypracowała pewne zasady, w tym również odnoszące się zarówno do wewnętrznego wniosku jak i aneksu. W typowym podejściu zamawiających wniosek dotyczy pierwotnej wartości zamówienia i pierwotnej wartości umowy, chyba że osoba wnioskująca dysponuje właściwymi informacjami co do ewentualnych zmian w tym zakresie w przyszłości i dodatkowo uznaje za stosowne (lub konieczne) wprowadzenie tej informacji do wniosku. Może się to odnosić np. do aneksu na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 PrZamPubl (tzw. przewidziana zmiana umowy), opcji (art. 441 PrZamPubl) czy zamówienia dodatkowego – wolnej ręki (art. 214 ust. 1 pkt 7 PrZamPubl) oraz innych zdarzeń związanych z wydatkowaniem dodatkowych środków (np. waloryzacji). Na ogół jednak są to zdarzenia przyszłe i niepewne, i osoba wnioskująca konieczności posiadania tych środków nie uwzględnia we wniosku. Wniosek jest działaniem opartym na potrzebie i wiedzy opartej na danej chwili, swoistym „zdjęciem” sytuacji bieżącej. Zdarzenia przyszłe i niepewne, jak np. finansowanie zmiany umowy w przyszłości, pierwotnym wnioskiem nie są obejmowane. Ponadto wniosek raz zatwierdzony nie powinien być modyfikowany – osoby go zatwierdzające odnoszą się do sytuacji bieżącej a nie przyszłej.
Odmienną kwestia jest odrębny wniosek wszczynający wewnątrz zamawiającego procedurę aneksową (również nieuregulowany przepisami powszechnymi). Część zamawiających stosuje odpowiedni wniosek, co do zasady podobny do wyżej opisanego, również w odniesieniu do aneksów (zmian umowy). W szczególności dotyczy to zmian umowy, skutkujących zwiększeniem zobowiązania zamawiającego. Jest to racjonalne, aby właściwe, odpowiedzialne osoby zatwierdziły potrzebę i zakres przyszłych zmian, niezbędne środki finansowe oraz – być może najistotniejsze – podstawę prawną, czyli dopuszczalność planowanych zmian. Ten ostatni element oczywiście może być przesunięty na późniejszy etap, jeżeli w chwili sporządzania wniosku brak odpowiednich danych.
Jeżeli jednak aneks dotyczy kwestii pomniejszych, np. zmiany adresu wykonawcy, zmiany osób reprezentujących strony, zmiany formy prawnej wykonawcy, dodania wymaganych zmienionym przepisami załączników formalnych wówczas wniosek nie ma istotnego znaczenia.
Część zamawiających ma inne podejście do zmian umowy związanych z wydatkowaniem dodatkowych środków i uzyskuje niezbędne podpisy/parafy (rozumiane jako akceptacje i zatwierdzenia) bezpośrednio na pozostającym u zamawiającego egzemplarzu umowy, tj. za zgodność formalnoprawną radca prawny, za potwierdzenie posiadania środków – główny księgowy itd. Nie ma w tym zakresie jednego właściwego wzorca.
