Dla przypomnienia, owe koszty mają normatywne podstawę w KosztUpomR. W § 1 KosztUpomR postanowiono, że:

Koszty upomnienia, o którym mowa w art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, wynoszą 11,60 zł.

W praktyce jednostki samorządu terytorialnego dochodząc różnych należności, zasadniczo podatkowych (np. podatku od nieruchomości) obowiązane są do naliczania także wspomnianych kosztów upomnienia. Ma to uzasadnienie w zapisach art. 15 EgzAdmU, z którego wynika m.in., że egzekucja administracyjna może być wszczęta, jeżeli wierzyciel, po upływie terminu do wykonania przez zobowiązanego obowiązku, przesłał mu pisemne upomnienie, zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, chyba że przepisy szczególne inaczej stanowią. Postępowanie egzekucyjne może być wszczęte dopiero po upływie 7 dni od dnia doręczenia tego upomnienia.

Nadto, jak podano w § 2 KosztUpomR, koszty upomnienia obciążają zobowiązanego i, z zastrzeżeniem § 3 KosztUpomR, są pobierane na rzecz wierzyciela. Obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia przez zobowiązanego powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. Koszty te podlegają ściągnięciu w trybie określonym dla kosztów egzekucyjnych.

Dotąd, do liczenia okresu przedawnienia wspomnianych kosztów upomnienia, stosowano terminy przedawnienia wynikające z OrdPU. W praktyce jest to 5–letni termin przedawnienia, przy czym jego zastosowanie wymaga odpowiedniego stosowania przepisów właśnie wspomnianej OrdPU.

Zmiana wprowadzana od lutego 2021 r. zmienia jednakże ww. termin przedawnienia, bowiem wprowadza specjalnie dedykowany dla kosztów upomnienia termin 3–letni. Zmiana ta jest następstwem wprowadzenia nowej regulacji w art. 15 ww. ustawy, a oznaczonej jako § 3c o treści:

Obowiązek zapłaty kosztów upomnienia przedawnia się z upływem 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł egzekwowany obowiązek. Bieg terminu przedawnienia nie ulega przerwaniu i zawieszeniu.

Warto zauważyć, że zmiana dotyczy nie tylko samego terminu przedawnienia, ale także dodatkowo ustawodawca zdecydował się na jednoznaczne wskazanie, że ów termin nie ulega ani przerwaniu, ani zawieszeniu. W praktyce nie będzie więc możliwe wydłużanie, często „sztuczne”, dochodzenia tych kosztów upomnień, właśnie wskutek wyeliminowania możliwości przerwania biegu ich przedawnienia np. przez ponawianie postępowań egzekucyjnych.

Zmiany objęte wskazaną regulacją będą oznaczać dla jednostek samorządu terytorialnego konieczność zachowania większej czujności, w podejmowaniu działań windykacyjnych w stosunku do ww. kosztów. Z jednej strony nastąpiło skrócenie okresu przedawnienia ww. należności, a z drugiej strony wykluczono skutki w postaci przerwania, czy zawieszenia biegu tego terminu. Wydaje się, że z punktu widzenia np. gminy, wspomniane regulacje nie są korzystne, skoro w pewien sposób ograniczane są prawa wierzyciela do przysługujących ustawowo należności. Możliwe jednak, że realne skutki tych zmian dla budżetów samorządów nie odegrają istotniejszej roli, bowiem w gruncie rzeczy chodzi o należności o niewielkim znaczeniu ekonomicznym.

Jakkolwiek by nie oceniać tych zmian pod kątem korzystności, czy niekorzystności, to z pewnością wymuszą one, w szczególności na gminach, konieczność nowego podejścia do windykacji kosztów upomnień. Zostało już niewiele czasu na wejście w życie ww. regulacji, dlatego już teraz warto oszacować skalę problemu we własnej jednostce, aby możliwie płynnie wdrożyć nowe zasady postępowania wobec wspomnianych kosztów.