Krótko mówiąc, dane ujęte na kontach księgowych w ewidencji pozabilansowej oraz w sprawozdaniu Rb-Z, były inne aniżeli faktyczne zobowiązania gminy, które ją obciążają. Rozbieżność kwotowa dotyczyła kwoty 2 mln zł i sprawozdanie Rb-Z było „zawyżone” o tą kwotę w danym okresie sprawozdawczym. Do nieprawidłowości doszło wskutek braku bieżącego przekazywania danych o dokumentach finansowych pomiędzy referatami urzędu miasta, czyli nieprawidłowości wynikały z wadliwego obiegu dokumentów.

Dla przypomnienia, wspomniane sprawozdanie Rb-Z, to kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 1 do SprOperFinR. Z § 3 ust. 1 SprOperFinR wynika zaś, że poręczenia stanowią jedną z części składowych sprawozdania Rb-Z:

1. Sprawozdanie Rb-Z składa się z następujących części:

1) część A – Zobowiązania według tytułów dłużnych;

2) część B – Poręczenia i gwarancje;

3) część C – Uzupełniające dane o niektórych zobowiązaniach jednostki samorządu terytorialnego;

4) część D – Dane o krótkoterminowych zobowiązaniach wynikających z umów nienazwanych związanych z finansowaniem usług, dostaw, robót budowlanych;

5) część E – Zobowiązania z tytułu odsetek jednostek posiadających osobowość prawną z wyłączeniem jednostek samorządu terytorialnego;

6) część F – Lista jednostek sporządzających sprawozdania.

Regionalna izba obrachunkowa wskazała, że takie opóźnienia w ujmowaniu danych o poręczeniu kredytu w ewidencji księgowej i jednocześnie w nieprawdziwej wysokości w sprawozdaniu Rb-Z, naruszają przepisy art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 2 w zw. z ust. 1 i ust. 5 pkt 1 RachunkU.

Z podanych regulacji wynika zaś, po pierwsze, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Po drugie, księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Po trzecie, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Po czwarte, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Podsumowując, ustalenia wskazane w podanym wystąpieniu pokontrolnym regionalnej izby obrachunkowej stwierdzały poważne naruszenia w zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości – odnośnie wykazywania danych finansowych związanych z udzielonym przez gminę poręczeniem kredytu. W tych okolicznościach niezbędne było dokonanie korekty sprawozdania Rb-Z. Izba wskazała także na konieczność bieżącego przekazywania przez pracowników referatu ds. gospodarki gruntami dowodów źródłowych mających wpływ na dane wykazywane w sprawozdawczości, którą to sprawozdawczością zajmuje się referat budżetowy.

Źródło: https://szczecin.rio.gov.pl