Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego

  • Publikacja omawia zadania i kompetencje sekretarza w JST, w tym wymagania i ograniczenia formalno-prawne w jego w pracy.
  • Zbiór niezbędnych zagadnień dotyczących m.in. czasu pracy sekretarza, dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, uprawnień urlopowych, zasad organizowania służby przygotowawczej oraz zasad dokonywania ocen okresowych pracowników.
  • Zawiera ponad 80 wzorów dokumentów z zakresu zarządzania personelem w urzędzie, ochrony danych osobowych, organizacji pracy urzędu, dostępu do informacji publicznej itd.
Fragment tekstu z poradnika:

Rozdział V. Łączenie funkcji sekretarza z innymi stanowiskami w gminie

  1. Obowiązek utworzenia stanowiska sekretarza

Na gruncie powszechnego prawa pracy zasadą – potwierdzoną poglądami judykatury – jest, że utworzenie konkretnego stanowiska i zatrudnienie pracownika w celu realizacji zadań przypisanych do tego stanowiska leży w sferze samodzielnych rozstrzygnięć pracodawcy, który ponosi wszelkie konsekwencje wynikające z podjętej decyzji (zob. wyr. SA z 14.2.2006 r., III AUa 577/05, Legalis). Ta zasada doznaje jednak poważnych ograniczeń w sektorze publicznym, który ze swej istoty jest mocniej związany regulacjami powszechnie obowiązującymi.

Jak stanowi art. 5 ust. 1 PracSamU, w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim tworzy się stanowisko sekretarza gminy. Treść przepisu, który używa czasownikowego sformułowania „tworzy się”, nie pozostawia wątpliwości co do tego, że utworzenie stanowiska sekretarza w każdej gminie, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim jest obligatoryjne. Zatem wynikająca z art. 5 ust. 1 PracSamU norma ma charakter nakazu bezwzględnie obowiązującego, ponieważ nie istnieje żaden przepis szczególny, który – na zasadzie derogacji przepisu ogólnego – dopuszczałby w tym zakresie wyjątki. Co ważne, obowiązek utworzenia stanowiska, a więc nakaz określonego działania, adresowany do wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty lub marszałka należy odczytywać równocześnie jako zakaz przypisania czynności wypełniających treścią funkcję sekretarza do innego stanowiska utworzonego w strukturze urzędu gminy (starostwa urzędu marszałkowskiego).

  1. Możliwość zatrudnienia sekretarza w niepełnym wymiarze czasu pracy

Obowiązek utworzenia stanowiska sekretarza nie jest równoznaczny z koniecznością zatrudnienia na tym stanowisku pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy w rozumieniu prawa pracy. Trudno zresztą byłoby dowieść tego, że na gruncie obowiązującego prawa pracodawca samorządowy, uwzględniwszy zarówno potrzeby urzędu, jak i jego możliwości finansowe, nie może zdecydować się np. na zatrudnienie na tym stanowisku w wymiarze 1/2 etatu. Dopuszczalność takiego działania może skłaniać, zwłaszcza w małych urzędach, do próby połączenia tego stanowiska z innym stanowiskiem urzędniczym wyższego szczebla, którego utworzenie również jest wymogiem ustawowym. Takie rozwiązanie, zważywszy na koszty zatrudnienia, pozwoliłoby bowiem na zmniejszenie finansowego obciążenia funduszu płac urzędu gminy. Nie chodzi tu jednak o połączenie dwóch stanowisk urzędniczych w jedno, ale o połączenie w znaczeniu personalnym, a więc o taką sytuację, kiedy stanowisko sekretarza oraz inne stanowisko w tym samym urzędzie, np. stanowisko zastępcy wójta czy kierownika urzędu stanu cywilnego, piastuje jedna osoba. Umożliwienie łączenia funkcji sekretarza z inną funkcją urzędową może też niwelować ewentualny problem zmniejszenia zainteresowania posadą wykwalifikowanych kandydatów, jaki pojawiłby się w sytuacji, gdyby urząd oferował jedynie zatrudnienie na część etatu.

  1. Ocena dopuszczalności łączenia funkcji sekretarza z innym stanowiskiem

Ocenę dopuszczalności łączenia funkcji sekretarza z zajmowaniem przez tę osobę innego stanowiska w gminie trzeba zacząć od tego, że przepisy PracSamU nie formułują zakazu wobec takiego działania. Jedynie art. 30 ust. 1 PracSamU posługuje się klauzulą generalną, zgodnie z którą pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, nie może wykonywać zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność oraz zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z PracSamU. Z tej klauzuli trudno jednak wywodzić, by praca dla jednego urzędu gminy, polegająca na wykonywaniu obowiązków przypisanych do stanowiska sekretarza i innego stanowiska urzędniczego co do zasady powodowała kolizję objętą hipotezą przytoczonego przepisu. W konsekwencji należy się opowiedzieć za dopuszczalnością personalnego łączenia funkcji sekretarza z funkcją wynikającą z równoczesnego zajmowania innego stanowiska w strukturze urzędu gminy.

W związku z przyjęciem powyższej zasady trzeba rozważyć, czy dopuszczalne jest personalne łączenie funkcji sekretarza z innymi konkretnymi funkcjami – kolejno z funkcją zastępcy wójta, funkcją kierownika urzędu stanu cywilnego oraz ze stanowiskiem naczelnika wydziału lub kierownika biura w urzędzie.

Zobacz także:
Więcej o obowiązkach sekretarza w JST znajdziesz w module Ustrój i organizacja >>



 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw nam swój numer telefonu
i adres e-mail, a skontaktujemy się z Tobą:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł