Zawieranie umów o pracę, umów zlecenia a także umów uaktywniających a także ich zmiana, rozwiązanie i obsługa wygaśnięcia oraz dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy, jak obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika czy wydawanie świadectwa pracy nastąpi, poprzez wypełnienie gotowych formularzy typowych i prostych umów, udostępnianych przez ministra właściwego do spraw pracy, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie możliwe ponadto: przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, obliczanie należności podatkowych, dokonywanie formalności związanych ze zgłoszeniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i obsługą korespondencji z ZUS-em. Umowa zostanie zawarta z chwilą opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo zaufanym przez strony. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywoła skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu (analogicznie przy zmianie, rozwiązaniu umowy oraz w przypadku świadectwa pracy). Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw gospodarki udostępni system teleinformatyczny w okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy.

W ustawie określono zasady obsługi w systemie teleinformatycznym umów, o których mowa w:

  • art. 734 i art. 750 ustawy z 23.4.1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2022 r. poz. 1360),
  • art. 25 § 1 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, 1700 i 2140),
  • art. 50 ust. 1 ustawy z 4.2.2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2022 r. poz. 1324, 1383 i 2140).

Obsługa umów polega zgodnie z ustawą na zawarciu, zmianie lub rozwiązaniu umowy albo wygaśnięciu umowy oraz dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do obsługi umów. Umowy będą mogły być obsługiwane w systemie teleinformatycznym w sytuacji, kiedy zleceniodawca lub pracodawca jest:

a) mikroprzedsiębiorcą, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570), albo podmiotem niebędącym mikroprzedsiębiorcą zatrudniającym nie więcej niż 9 osób, zwanymi dalej „podmiotem zatrudniającym”,
b) rolnikiem, o którym mowa w art. 6 pkt 1 ustawy z 20.12.1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz.U. z 2022 r. poz. 933, 1155 i 2140), zwanym dalej „rolnikiem”,
c) osobą fizyczną, która nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców ani rolnikiem.

Ponadto mogą być obsługiwane w systemie teleinformatycznym, w przypadku gdy jedną ze stron umowy są rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko w rozumieniu art. 3 ustawy z 4.2.2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

System będzie umożliwiał pracodawcy, zleceniodawcy i rodzicom:

1) zawarcie umowy;
2) zmianę umowy;
3) rozwiązanie umowy;
4) obsługę wygaśnięcia umowy;
5) obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi;
6) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji:
a) w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, zwanej dalej „dokumentacją pracowniczą”,
b) dotyczącej osób wykonujących pracę na podstawie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z 23.4.1964 r. – Kodeks cywilny albo art. 50 ust. 1 ustawy z 4.2.2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, zwanej dalej „dokumentacją umowy”;
7) wydanie świadectwa pracy;
8) dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy;
9) obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy oraz niani;
10) przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, o których mowa w ustawie z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

System umożliwi pracodawcy, zleceniodawcy i rodzicom przekazanie do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy, niani i członków ich rodzin, zgodnie z przepisami ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Dane te będą przekazywane profilu informacyjnym pracodawcy, zleceniodawcy albo rodziców utworzonym w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli pracodawca, zleceniodawca albo rodzice nie posiadają profilu informacyjnego, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zakłada ten profil po autoryzacji dostępu do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Za pośrednictwem Systemu pracodawca będzie powiadamiany o obowiązkach wynikających z art. 29 § 3–33 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy, a osoba, z którą umowa została rozwiązana, jest powiadamiana o warunkach nabycia zasiłku dla bezrobotnych i uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego.
System Legalis Administracja – kompleksowe wsparcie każdego urzędnika. Wypróbuj! Sprawdź

Przed zawarciem umowy:

1) pracodawca, zleceniodawca, rodzice oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie;
2) pracodawca, zleceniodawca i rodzice informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu.

Do obsługi umowy za pośrednictwem Systemu jest wymagana zgoda stron umowy, która nie może zostać odwołana. W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do Systemu danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w Systemie. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane. Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie. Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w Systemie. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Umowy o pracę

W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu, umowy, o której mowa w art. 25 § 1 ustawy z dnia 26.6.1974 r. – Kodeks pracy, pracodawca wprowadza do Systemu:

1) dane pracownika, o których mowa w art. 221 ustawy z 26.1974 r. – Kodeks pracy;
2) dane pracodawcy:
a) imię i nazwisko, nazwę lub firmę,
b) adres:
– o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy z 6.3.2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – w przypadku osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą,
– miejsca zamieszkania – w przypadku osoby fizycznej niewykonującej działalności gospodarczej,
– siedziby – w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

c) NIP – w przypadku osoby prawnej albo w przypadku jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
d) numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej, a w przypadku jego braku – rodzaj, numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość,
e) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym albo informację o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – jeżeli podmiot zatrudniający podlega obowiązkowi wpisu do tego rejestru lub do tej ewidencji;
3) rodzaj umowy;
4) datę zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy oraz datę wygaśnięcia i rozwiązania umowy;
5) warunki pracy i płacy, o których mowa w art. 29 § 1 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy;
6) informacje, o których mowa w art. 29 § 11 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy – jeżeli umowę o pracę zawarto na czas określony w celu lub w przypadku określonym w tym przepisie.

Umowy zlecenia

W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z 23.4.1964 r. – Kodeks cywilny, zleceniodawca wprowadza do Systemu:

1) dane, o których mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczące zleceniodawcy;
2) dane dotyczące zleceniobiorcy:
a) imię i nazwisko,
b) adres:
– o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy z 6.3.2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – w przypadku osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą,
– miejsca zamieszkania – w przypadku osoby fizycznej niewykonującej działalności gospodarczej,
– siedziby – w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
c) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj, numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) datę zawarcia, rozpoczęcia i wygaśnięcia umowy;
4) przedmiot zlecenia;
5) wysokość wynagrodzenia;
6) informację, czy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia społecznego, wraz ze wskazaniem tego tytułu.

Umowy dla rodziców

W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umowy, o której mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z 4.2.2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, rodzice wprowadzają do Systemu dane, o których mowa w art. 50 ust. 4 tej ustawy, tj.:

  1. strony umowy;
  2. cel i przedmiot umowy;
  3. czas i miejsce sprawowania opieki;
  4. liczbę dzieci powierzonych opiece;
  5. obowiązki niani;
  6. wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty;
  7. czas, na jaki umowa została zawarta;
  8. warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

Możliwość rozszerzenia treści umowy

Pracodawca, zleceniodawca i rodzice będą mogli wprowadzić do Systemu szczególne warunki umowy uzgodnione między stronami umowy. Pracodawca, zleceniodawca i rodzice wprowadzać będą do Systemu dane:

1) wymagane przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy;
2) niezbędne do rozwiązania umowy lub wydania świadectwa pracy.

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi umowy strony umowy wprowadzać będą do Systemu numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.