Ustawa o elektronizacji akt osobowych przyjęta – co i kiedy zmieni

Ustawa przewiduje:

1) wprowadzenie jako zasady wypłacania pracownikom wynagrodzeń na konta bankowe;

2) skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

3) umożliwienie pracodawcy wyboru postaci, w jakiej będzie prowadził i przechowywał dokumentację pracowniczą (papierowa lub elektroniczna).

Za dokumentację pracowniczą uważana będzie dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Wypłacanie wynagrodzeń za pracę na konto

Ustawa przewiduje, że od 1.1.2019 r. wynagrodzenie za pracę, co do zasady, będzie wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży – w postaci papierowej lub elektronicznej – wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Obecnie jest odwrotnie – zasadą jest wypłacanie pracownikom wynagrodzeń do rąk własnych, a tylko na wniosek pracownika wynagrodzenie można wypłacać na konto bankowe. W związku z tym pracodawca, na podstawie art. 22¹ ustawy z 26.6.1976 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.; dalej: KP), będzie mógł żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Z przepisów przejściowych do ww. ustawy wynika, że do 22.1.2019 r. pracodawca ma poinformować, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:

1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo

2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

Po otrzymaniu takiej informacji pracownik będzie musiał:

– podać pracodawcy numer rachunku płatniczego albo

– złożyć pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych – w postaci papierowej lub elektronicznej

w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy ww. informacji.

Jeżeli natomiast:

– w okresie od 1.1.2019 r. do dnia otrzymania przez pracodawcę informacji od pracownika o numerze rachunku bankowego albo wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę,

– pracownik nie poda informacji o numerze rachunku bankowego, ani nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

to pracodawca wypłaca to wynagrodzenie do rąk własnych pracownika.

10-letni okres przechowywania akt osobowych

Ustawa przewiduje także skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – z 50 do 10 lat. Od 1.1.2019 r. z przepisów KP będzie wynikać, że pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Wyjątki od tej zasady będzie przewidywał także Kodeks pracy. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1) będzie stroną tego postępowania – będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu ww. okresu;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – ww. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w okresie, kiedy wciąż jeszcze ma być przechowywana dokumentacja pracowniczej z poprzedniego okresu zatrudnienia tego pracownika, pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się liczył od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi – w postaci papierowej lub elektronicznej – informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.

Pracodawca będzie obowiązany zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. W tym terminie, do czasu zniszczenia, pracodawca będzie mógł również wydać tą dokumentację byłemu pracownikowi.

Z przepisów przejściowych wynika, że :

– co do zasady okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika i byłego pracownika dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1.1.2019 r. ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem, tj. wynosi on 50 lat,

– jednak okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r., a przed 1.1.2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS – do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Chodzi tu o raport informacyjny, który może być składany przez płatników składek, na podstawie także znowelizowanych przepisów ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U z 2017 r. poz. 1778 ze zm.). Raportem tym ma być zestawienie informacji dotyczących ubezpieczonego (m.in. będącego pracownikiem), który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31.12.1998 r., a przed 1.1.2019 r., obejmujące:

a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie 1.1.1999 r. – 31.12.2018 r.,

b) datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Ponadto dodatkowe dane, wskazane w znowelizowanej ustawie, trzeba będzie wykazać w raporcie informacyjnym w przypadku:

– nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego – zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 1ustawy z 22.5.2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 128) oraz w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z 26.1.1.1982 r. – Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2203);

– pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – art. 32 ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2120) i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 664).

Trzeba także będzie wykazać informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8.9.2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1529).

Natomiast okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1.1.1999 r. będzie wynosił bezwzględnie – zgodnie z obecnymi przepisami – 50 lat. Nie będzie możliwości jego skrócenia.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Po zmianach pracodawca będzie miał wybór, czy prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej czy elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją w postaci papierowej.

Nie będzie to wybór jednorazowy. Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą:

Pracodawca będzie musiał poinformować pracowników (w sposób u niego przyjęty) o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej pierwszej informacji. Pracodawca będzie musiał także zawiadomić (w postaci papierowej lub elektronicznej) byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Natomiast w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej będzie przysługiwało: dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym, przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka), małżonkowi (wdowie i wdowcowi), rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przez pracownika, byłego pracownika albo innego uprawnionego pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

Z mocy przepisów przejściowych powyższe zasady będą stosowane także do stosunków pracy nawiązanych przed 1.1.2019 r. Również więc w przypadku dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych przed tą datą, pracodawca będzie mógł przejść z postaci papierowej dokumentacji na postać elektroniczną.

Dostęp pracownika do jego dokumentacji

Ponadto w sposób jasny uregulowany zostanie – od 1.1.2019 r. – problem dostępu pracownika do jego dokumentów. Z przepisów Kodeksu pracy wprost będzie wynikało, że pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika, a w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika – ww. osób uprawnionych. Wniosek taki będzie mógł zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Z mocy przepisów przejściowych będzie to dotyczyło także stosunków pracy nawiązanych przed 1.1.2019 r.