Odpis na zfśs to kwota jaką pracodawca powinien co roku wpłacić na konto tego funduszu. Kwotę tę oblicza się jako iloczyn planowanej przeciętnej liczby pracowników zatrudnionych w danym roku oraz tzw. podstawy naliczania, czyli ogłoszonego przez GUS przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w określonym roku. Co do zasady podstawę naliczania stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z poprzedniego roku, lub z drugiej połowy poprzedniego roku, jeśli jest wyższe (art. 5 ust. 2 ustawy z 4.3.1994 r. o zfśs), jednak już od 2012 r. – w celu zamrożenia kwoty odpisu – ustawodawca corocznie określał podstawę naliczania na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z innych lat (zob. art. 5a–5l ustawy z 4.3.1994 r. o zfśs). W roku 2023 wystąpił sytuacja wyjątkowa, ponieważ ustawodawca ustalił podstawę naliczania na początku roku (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2019 r.), a następnie zmienił tę podstawę w połowie roku (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2021 r.). Zmiana ta weszła w życie 11.8.2023 r. i wpłynęła na sposób ustalenia drugiej raty odpisu na zfśs za 2023 r.
Odpis na zfśs na dany rok kalendarzowy naliczany jest na podstawie planowanej na dany rok przeciętnej liczby zatrudnionych, a następnie wpłacany na konto zfśs w dwóch ratach, tj. do 31 maja (75% równowartości odpisu) oraz do 30 września (pozostałą część odpisu, tj. 25% jego równowartości). Na koniec roku kalendarzowego dokonywana jest korekta odpisu na zfśs, wykonywana przez zestawienie odpisu ustalonego w oparciu o faktyczną przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w roku z odpisem dokonanym na podstawie planowanej przeciętnej liczby pracowników zatrudnionych w danym roku.
Ustawą z 7.7.2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1586), od 1.7.2023 r. zmieniona została podstawa naliczania odpisu na zfśs. W związku z tym, w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. odpis ustala się w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r., tj. 4434,58 zł, natomiast w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. – w oparciu o wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r. w wysokości 5104,90 zł. Szczegółowe kwoty odpisów i zwiększeń w 2023 r. przedstawia tabela poniżej.
Tabela. Szczegółowe kwoty odpisów i zwiększeń na zfśs w 2023 r.
| Okres | 1.01.2023 r. – 30.06.2023 r. | 1.07.2023 r. – 31.12.2023 r. | |
| Odpis obligatoryjny | |||
| na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy | 37,5% | 1662,97 zł | 1914,34 zł |
| na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych |
50% | 2217,29 zł | 2552,45 zł |
| na jednego pracownika młodocianego: | |||
| – I rok nauki | 5% | 221,73 zł | 255,25 zł |
| – II rok nauki | 6% | 266,07 zł | 306,29 zł |
| – III rok nauki | 7% | 310,62 zł | 357,34 zł |
| Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe) | |||
| na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 6,25% | 277,16 zł | 319,06 zł |
| na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę | 6,25% | 277,16 zł | 319,06 zł |
| na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego | 7,5% | 332,59 zł | 382,87 zł |
Zgodnie z art. 12 ustawy z 7.7.2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 pracodawca powinien naliczyć równowartość odpisów i zwiększeń na rok 2023 z uwzględnieniem, że kwota podstawy naliczania została podwyższona od 1.7.2023 r. Następnie w drugiej racie odpisu (na 30.9.) należy uwzględnić dopłatę wynikającą z tego, że za 6 miesięcy 2023 r. obowiązuje wyższa podstawa naliczania.
Pracodawca zatrudnia 73 pracowników na pełnym etacie. Odpis ustalony na początku 2023 r. wynosi 121396,81 zł (73 x 1662,97 zł). Z kolei odpis ustalony na podstawie naliczania zmienionej od 1.7.2023 r. wynosi 139746,82 zł (73 x 1914,34 zł). Następnie kwoty ustalonych odpisów należy dostosować proporcjonalnie do okresu obowiązywania w trakcie roku. Odpis na cały rok powinien wynieść zatem:
[(73 x 1662,97 zł) x 6/12] + [(73 x 1914,34 zł) x 6/12] = 60698,41 zł + 69873,41 zł = 130571,82 zł
Pierwsza rata odpisu na 2023 r. wpłacana do 31.5. wynieść powinna 75% kwoty odpisu ustalonej na podstawie naliczania obowiązującej w maju 2023 r.
(73 x 1662,97 zł) x 75% = 121396,81 zł x 75% = 91047,61 zł
Druga rata odpisu za 2023 r., wpłacana do 30.9. wynieść powinna 25% kwoty odpisu ustalonej z uwzględnieniem zmiany podstawy naliczania od 1.7.2023 r. Będzie ona zatem stanowiła różnicę między kwotą odpisu za cały 2023 r. a kwotą pierwszej raty wpłaconej w maju.
130571,82 zł – 91047,61 zł = 39524,21 zł
Pracodawca powinien więc odprowadzić drugą ratę odpisu na 2023 r. w wysokości 39524,21 zł.
Obliczenia zostały w przykładzie oparte o planowaną na początku roku przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w danym roku. Gdyby zatrudnienie u pracodawcy spadło w trakcie roku, to pracodawca nie musiałby czekać do końca roku z korektą. Możliwa jest korekta kwot odpisu w oparciu o realne dane o zatrudnieniu już przy naliczaniu i wpłacie 2 raty odpisu.
Zmiana podstawy naliczania odpisu na zfśs wpływa na świadczenia socjalne, których wartość bazuje na kwocie odpisu na zfśs.
W praktyce zdarza się, że kwota realizowanego u pracodawcy świadczenia, np. tzw. gruszy (dofinansowanie do wypoczynku organizowanego samodzielnie przez pracownika), ustalana jest w oparciu o obowiązujący w danym roku kalendarzowym odpis na zfśs. W efekcie zmiana podstawy naliczania odpisu powoduje zmianę kwoty takiego świadczenia. Warto przy tym zwrócić uwagę, że ustawa nowelizująca z 7.7.2023 r. weszła w życie 11.8.2023 r., ale zmieniła wstecznie podstawę naliczania, a tym samym kwotę odpisu na zfśs od 1.7.2023 r. Oznacza to, że wszystkie świadczenia oparte o kwotę odpisu na zfśs, które zostały wypłacane w lipcu i sierpniu 2023 r., powinny być naliczone na podstawie zmienionej (podwyższonej) kwocie odpisu. Skutkować to będzie koniecznością przeliczenia i dopłaty do świadczeń wypłaconych w oparciu o kwotę odpisu z pierwszej połowy 2023 r.
Czy w związku ze zmianą wysokości odpisu na zfśs od 1 lipca musimy wyrównać świadczenie dla osób, którym wypłaciliśmy już świadczenie urlopowe?
Ustawa z 7.7.2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 weszła w życie 11.8.2023 r. Wprowadziła ona zmianę wsteczną w czasie, a mianowicie, że podstawa naliczania odpisu na zfśs od 1.7.2023 r. jest wyższa niż w pierwszej połowie 2023 r. Jednocześnie nie wprowadzono żadnych przepisów przejściowych dotyczących świadczeń z zfss zrealizowanych od 1.7.2023 r. do 11.8.2023 r. Należy zatem przyjąć, że każde świadczenie wypłacone w tym okresie powinno być fikcyjnie potraktowane tak jakby od 1.7.2023 r. obowiązywała podwyższona kwota odpisu. Oznacza to konieczność przeliczenia wartości tych świadczeń z przyjęciem wyższej kwoty odpisu i wypłacenia wyrównania stanowiącego różnicę między kwotą świadczenia ustaloną w oparciu o nowy odpis, a wypłaconą kwotą świadczenia.
