Obowiązek ten wynika z art. 36 ust. 17 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten nakłada na płatnika składek i osobę fizyczną zlecającą dzieło obowiązek informowania ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. Informacje dotyczące zawartych umów o dzieło są następnie ewidencjonowane na koncie płatnika składek.
Jak wynika z ww. przepisu obowiązek informowania ZUS dotyczy tylko zlecających dzieło:
- płatników składek oraz
- osób fizycznych.
Ponadto zgłoszeniu do ZUS podlegają tylko umowy o dzieło:
- zawarte z osobą, z którym zgłaszający nie pozostaje w stosunku pracy,
- jeżeli w ramach tej umowy wykonawca dzieła nie wykonuje pracy na rzecz swojego pracodawcy.
Obowiązek przekazania informacji do ZUS dotyczy wyłącznie umów o dzieło zawartych począwszy od 1.1.2021 r. Tym samym nie o każdej umowie o dzieło ZUS musi być informowany.
Podmioty niebędące płatnikami składek
Informacja o umowach o dzieło nie musi być przekazywana przez podmioty/firmy niebędące płatnikami składek, tj. nie zgłaszające do ubezpieczeń społecznych (lub tylko ubezpieczenia zdrowotnego) choć jednego ubezpieczonego. Jeżeli zatem firma (a także np. fundacja, stowarzyszenie) powierza pracę tylko na podstawie umów o dzieło, nie zatrudnia natomiast pracowników ani zleceniobiorców (którzy podlegają ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu), to nie musi informować ZUS o zawieranych przez siebie umowach o dzieło.
Jeżeli firma powierza pracę zleceniobiorcom, którzy nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale podlegają ubezpieczeniom zdrowotnym, to także ma status płatnika składek – zatem o fakcie zawierania umów o dzieło (z tymi bądź innymi osobami) firma ta musi informować ZUS.
Jeżeli obecnie firma nie jest płatnikiem składek i zawiera umowy o dzieło, to nie musi o tym fakcie informować ZUS. Jednakże obowiązek ten zaktualizuje się z dniem, w którym firma stanie się płatnikiem składek, np. zatrudni pracownika (tj. w ramach stosunku pracy) albo zleceniobiorcę (tj. na podstawie cywilnoprawnej umowy zlecenia). Wówczas umowa o dzieło zawarta z jakimś wykonawcą – począwszy od dnia uzyskania statusu płatnika składek – będzie musiała być co do zasady zgłoszona do ZUS.
Obowiązku zawiadomienia ZUS o zawarciu umowy o dzieło nie ma natomiast podmiot, który w przeszłości był wprawdzie płatnikiem składek, ale nie jest nim obecnie – do czasu aż ponownie nie uzyska tego statusu.
Firma była płatnikiem składek do 30.9.2020 r. Obecnie jednak nie zatrudnia ani pracownika ani zleceniobiorcy, którzy podlegaliby ubezpieczeniu społecznemu lub zdrowotnemu, zatem nie jest płatnikiem składek. W dniu 15.1.2021 r. zawarła ona umowę o dzieło na okres do 15.3.2021 r., a od 1.3.2021 r. ponownie zostanie zatrudniony pracownik (na podstawie umowy o pracę, na część etatu). Ta umowa o dzieło nie podlega zatem zgłoszeniu do ZUS, natomiast takiemu zgłoszeniu będą podlegały umowy o dzieło zawierane przez firmę od dnia 1.3.2021 r., tj. od dnia powrotu firmy do statusu płatnika składek.
Osoba fizyczna powierzająca dzieło musi w każdym przypadku informować ZUS o zawarciu umowy o dzieło (nawet jeżeli nie jest płatnikiem składek).
Umowy o dzieło z pracownikami i w ramach działalności gospodarczej
Płatnik składek nie musi jednak informować ZUS o zawieraniu umów o dzieło z własnymi pracownikami (tj. gdy oprócz wykonywania pracy na podstawie np. umowy o pracę z pracownikiem są zawierane dodatkowo umowy o dzieło), a także gdy wprawdzie umowa o dzieło została zawarta przez inny podmiot, ale w jej ramach jest wykonywana praca na rzecz pracodawcy zatrudniającego tego pracownika (w ramach stosunku pracy).
Firma zatrudnia Halinę Z. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od dnia 1.7.2010 r. Okazyjnie pracownica wykonuje prace innego rodzaju także na podstawie umów o dzieło. Planowane jest zawarcie z nią tego rodzaju umowy na okres od 15 lutego do 14.3.2021 r. Obowiązek przekazania informacji do ZUS nie dotyczy tej umowy, bowiem jest to umowa z pracownica firmy (płatnika składek). Obowiązek ten nie dotyczyłby także sytuacji, gdyby ta umowa o dzieło została zawarta z Haliną Z. przez inną firmę, ale praca również miała być przez nią świadczona na rzecz jej pracodawcy.
Jak wynika z wyjaśnień zamieszczonych na stronie internetowej ZUS nie jest wymagane informowanie ZUS także o umowie o dzieło zawartej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, która złożyła zamawiającemu oświadczenie, że wykonywane na podstawie umowy usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez tę osobę działalności gospodarczej.
Umowy zawarte przed 1.1.2021 r.
Ze względu na to, że przepis wszedł w życie z dniem 1.1.2021 r., obowiązek przekazania informacji do ZUS dotyczy wyłącznie umów o dzieło zawartych począwszy od tego dnia. Nie dotyczy on natomiast umów o dzieło trwających już w dniu 1.1.2021 r., a zawartych wcześniej.
Obowiązek ten nie obejmuje zatem żadnych umów o dzieło zawartych do dnia 31.12.2020 r. włącznie.
Umowa o dzieło została zawarta w dniu 31.12.2020 r., a wykonawca dzieła rozpocznie wykonywanie tej umowy dopiero z dniem 1.2.2021 r. Jako, że umowa została zawarta przed 1.1.2021 r., to nie podlega ona zgłoszeniu do ZUS.
Firma będąca płatnikiem składek regularnie zawiera umowy o dzieło z jednym z wykonawców. Ostatnia taka umowa została zawarta na okres od 15.12.2020 r. do 14.1.2021 r., a kolejna będzie zawarta w dniu 15.1.2021 r. Umowa o dzieło trwająca na dzień 1.1.2021 r. nie podlega zgłoszeniu do ZUS, natomiast ta druga (i każda kolejna) umowa o dzieło musi być już zgłoszona do ZUS.
