Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego w dwóch trybach

Dnia 24 czerwca 2020 r. pracodawcy zyskali tymczasowe narzędzie, które ma zapobiegać kumulacji uprawnień urlopowych pracowników. Tego dnia wszedł w życie art. 15gc ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.; dalej specustawy). Pozwala on pracodawcy wysłać pracownika, w terminie przez siebie wskazanym, na urlop wypoczynkowy niewykorzystany w poprzednich latach (urlop zaległy), stawiając dodatkowe warunki. Jako przepis szczególny o tymczasowym charakterze ma pierwszeństwo przed art. 168 KP (obowiązek udzielenia urlopu z roku poprzedniego najpóźniej do 30 września następnego roku), lecz nie wyłącza jego działania.

Według specustawy

Z art. 15gc specustawy nie wynika obowiązek jego zastosowania. Przepis ten tworzy jedynie możliwość wdrożenia instytucji tzw. przymusowego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca może bowiem wysłać pracownika na dotychczas niezrealizowany urlop z poprzednich lat na podstawie tej regulacji, ale nie musi tego czynić. Jeśli się na to zdecyduje, powinien postępować według następującej procedury:

KROK 1. Jednostronna decyzja pracodawcy

Pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika, aby udzielić mu zaległego urlopu w trybie art. 15gc specustawy. W przeciwieństwie do art. 168 KP ma prawo sam podjąć decyzję nie tylko w stosunku do dni pozostających wciąż na koncie urlopowym pracownika za rok 2019 r., ale też za nieprzedawnione lata wcześniejsze. Konkretnie za 3 lata wstecz, licząc od 30 września danego roku kalendarzowego wobec niewykorzystanego urlopu za rok poprzedni (art. 291 § 1 KP oraz wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 367/00, OSNAPiUS 2003/2/38, który zachował aktualność mimo przesunięcia terminu z końca trzeciego kwartału na 30 września), np. z upływem 30 września 2020 r. przedawni się urlop za 2016 r.

Należy zauważyć, że korzystanie z urlopu wychowawczego powoduje, że bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty – ulega zawieszeniu (art. 2931 KP).

KROK 2. Maksymalny wymiar urlopu

30 dni urlopowych z lat poprzednich – tyle wynosi maksymalny wymiar zaległego urlopu, na jaki pracodawca może wysłać pracownika na podstawie art. 15gc specustawy. Nie muszą być udzielone łącznie. Pracodawca może je podzielić, lecz suma wszystkich części nie może przekroczyć tego limitu.

Przekroczenie 30 dni zaległego urlopu nie jest sankcjonowane przez specustawę. Nie znaczy to, że pracodawca nie może być pociągnięty do odpowiedzialności. Takie kompetencje przysługują inspekcji pracy, która jest uprawniona do nadzoru i kontroli przepisów prawa pracy m.in. w zakresie urlopów (por. art. 10 ust. 1 pkt 1 i art. 11 ustawy z 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1251).

KROK 3. Termin udzielenia urlopu

Termin, w którym pracownik będzie przebywał na zaległym urlopie, wyznacza samodzielnie pracodawca. Nie musi przy tym brać pod uwagę planu urlopów na 2020 r. (traci on moc w części obejmującej urlop z lat poprzednich, który zostanie zrealizowany na mocy art. 15gc specustawy). Ma natomiast obowiązek zadbać, aby urlop (lub jego ostatnia część) rozpoczął się w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19. Treść art. 15gc specustawy wskazuje bowiem, że udzielenie urlopu powinno nastąpić w tym czasie, co nie znaczy, że w całości powinien przypadać na ten okres.

Ważne

Pracownik jest zobowiązany wykorzystać urlop udzielony mu zgodnie z art. 15gc specustawy. Może go nie rozpocząć, przerwać albo zostać z niego odwołany jedynie w okolicznościach wskazanych 165-167 KP (m.in. wskutek choroby czy urlopu macierzyńskiego).

Według Kodeksu pracy

Pracodawca, który nie skorzysta z art. 15gc specustawy (bez względu na powody) albo wyczerpie 30-dniowy limit, udziela zaległych urlopów lub ich pozostałej części zgodnie z kodeksem pracy oraz regułami wypracowanymi przez orzecznictwo i doktrynę. Powinien przede wszystkim pamiętać o zasadzie pierwszeństwa urlopu zaległego przed bieżącym (por. wyroki SN z 9.5.2013 r., II PK 199/12 oraz z 12.08.2004 r., III PK 32/04, MoPr 2004/9/230). Nie wolno mu też zapominać, że jego swoboda jest ograniczona, co przedstawia poniższa procedura:

KROK 1. Zgodnie z planem urlopów lub w uzgodnieniu z pracownikami

O ile urlop zaległy udzielany w trybie art. 15gc specustawy pozostaje bez związku z planem urlopów, o tyle jego udzielenie na podstawie kodeksu pracy ma nastąpić w terminach zapisanych w takim planie, przy czym ten za 2019 r. – powinien przypadać do 30 września 2020 r. Tak jest w przypadku, gdy pracodawca w ogóle nie zastosuje wymienionego przepisu. Jeśli natomiast plan zdezaktualizował się ze względu na wdrożenie przymusowego 30-dniowego urlopu na mocy specustawy, a pracownicy nadal dysponują niezrealizowanymi dniami urlopowymi z lat poprzednich, pracodawca musi go dostosować do aktualnych potrzeb. Jest przy tym zobligowany do wzięcia pod uwagę wnioski pracowników i zapewnienia normalnego roku pracy (art. 163 § 1 KP). Gdy pracodawca nie ma planu urlopów, ustala terminy zaległych urlopów (lub pozostałej ich części) bezpośrednio z pracownikami (art. 163 § 2 KP).

Ważne

Pierwszy dzień zaległego urlopu z 2019 r., udzielanego na podstawie art. 168 KP, może przypadać na środę 30 września 2020 r., jeśli w tym dniu pracownik – zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy – ma wykonywać pracę. Data ta nie dotyczy urlopów niewykorzystanych w latach wcześniejszych.

Pracownikom uchylającym się od współpracy przy określaniu terminu wykorzystania zaległego urlopu, pracodawca może zagrozić zastosowaniem kar porządkowych (art. 108 KP). Może też sam go wyznaczyć, ale tylko za rok 2019.

KROK 2. Na podstawie decyzji pracodawcy

Wpisanie do planu urlopów terminu zaległego urlopu albo jego uzgodnienie z pracownikiem nie jest równoznaczne z możliwością jego rozpoczęcia przez pracownika bez wyraźnej zgody pracodawcy (por. wyrok SN z 5.12.2000 r., I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002/15/353). Pracownik, który samowolnie uda się na taki urlop, dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (por. wyrok SN z 16.12.2008 r., I PK 88/08, OSNAPiUS 2010/11-12/137). Nieobecność w takim przypadku będzie usprawiedliwiona tylko wtedy, gdy pracodawca odmawiając udzielenia urlopu zaległego nie podał żadnych szczególnych okoliczności uzasadniających tę decyzję (wyrok SN z 7.11.2013 r., SNO 29/13).

Jeśli pracownik nie będzie chciał udać się na zaległy urlop, pracodawca może go do tego zmusić. Ma jednak do tego prawo wyłącznie wobec urlopu za 2019 r. Zdaniem Sądu Najwyższego, zastosowanie art. 168 KP przez pracodawcę nie wymaga bowiem zgody pracownika (wyrok SN z 24.1.2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006/23–24/354). Zasadniczo z tą interpretacją nie zgadza się Departament Prawny Generalnego Inspektora Pracy (stanowisko ze stycznia 2007 r., GNP-110-4560-46/07/PE). Jednak w czasie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii dopuszcza jej obowiązywanie (stanowisko dostępne pod adresem: https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108610,praca-zdalna-przeciwdzialanie-covid-19.html. W ten sam sposób wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (https://www.gov.pl/web/rodzina/informacja-mrpips-w-sprawie-udzielania-urlopow-wypoczynkowych).

KROK 3: Odpowiedzialność za nieudzielenie urlopu

Pracodawcy, który nie udzieli zaległego urlopu grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 KP).

Zasada wspólna

Pracodawca udziela zaległego urlopu – w trybie specustawy i kodeksowym – w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 1542 § 1 KP).




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych