Treść kwestionariuszy osobowych po wejściu w życie RODO

Warto zauważyć, że zgodnie z artykułem 88 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/W (Dz.Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016; dalej: RODO) państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach (lub w porozumieniach zbiorowych) bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony własności pracodawcy lub klienta oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy. Przepisy RODO przyznają więc państwom członkowskim swobodę w określeniu zasad przetwarzania przez pracodawców danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.

Obecne przepisy

Jeżeli chodzi o pozyskiwanie danych osobowych przy nawiązywaniu stosunku pracy, to ustawa z 26.6.1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej KP) określa katalog takich danych w art. 221 KP - i przepis ten jak na razie nie został zmieniony. Zatem nadal obowiązuje on i musi być stosowany przez pracodawców. Oznacza to, że nadal od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, tj. od kandydata do pracy, pracodawca ma prawo żądać podania danych osobowych obejmujących : imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Natomiast po zatrudnieniu takiej osoby, zatem już od pracownika pracodawca ma prawo żądać także innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL.

Nadal także udostępnienie pracodawcy tych danych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, ponadto pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych ww. osób.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wyżej określone, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

W związku z wejściem w życie RODO nie zostało zmienione także rozporządzenie MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.: dalej: DokStosPrR). Z przepisu § 1 ust. 1 DokStosPrR nadal wynika, że pracodawca może żądać od kandydata do pracy złożenia:

- wypełnionego kwestionariusza osobowego (dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie),

- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- świadectwa ukończenia gimnazjum - tylko w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Natomiast kandydat, z własnej inicjatywy, może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiega się on o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Nie został także zmieniony pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie ani wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika, stanowiące załączniki do rozporządzenia. Pracodawcy nadal zatem mogą posługiwać się dotychczasowymi kwestionariuszami - są one zgodne z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy.

Ponadto ani z przepisów RODO, ani z innych obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek jakiejkolwiek modyfikacji złożonych już kwestionariuszy osobowych ani innej dokumentacji pracowniczej będącej w posiadaniu pracodawców w związku z wejściem w życie RODO.

Projektowane zmiany

W związku z wejściem w życie RODO planowane są jednak zmiany dotyczące art. 221 KP. Przewiduje je projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. Zmiany te będą polegać przede wszystkim na innym sformułowaniu przepisów - w miejsce zwrotu „pracodawca może żądać” pojawi się zwrot „pracodawca żąda”. Zmiany te mają na celu dostosowanie brzmienia obowiązujących przepisów prawa pracy do art. 6 ust. 1 lit c. RODO, który wprowadził przesłankę istnienia „obowiązku prawnego” jako podstawy pobierania danych osobowych.

Nieznacznie w gruncie rzeczy zmieni się również katalog danych osobowych, których pracodawca będzie żądał od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika.

Po zmianach pracodawca będzie żądał od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, a gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku - także danych obejmujących: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia kandydata do pracy.

Natomiast od pracownika pracodawca będzie żądał podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

- adres zamieszkania,

- numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca będzie mógł także żądać podania innych danych osobowych niż określone wyżej, gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Nadal udostępnienie pracodawcy danych osobowych będzie następowało w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, a ponadto pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa wyżej ̶ w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Bardziej rozbudowane będą przepisy dotyczące przetwarzania, a więc i pozyskiwania innych danych osobowych niż wymienione w KP. Ich przetwarzanie przez pracodawcę będzie dopuszczalne tylko za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika, przy czym przepis będzie wyraźnie stwierdzał, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata do pracy lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Zgoda kandydata do pracy/pracownika będzie musiała spełniać wymogi RODO, tj. będzie musiała być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Zgoda naruszająca te zasady nie będzie wiążąca.

Natomiast przetwarzanie tzw. danych osobowych wrażliwych (tj. m.in. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, danych dotyczących zdrowia, a także danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa) będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa, a do przetwarzania takich danych będą mogli być dopuszczeni wyłącznie pracownicy posiadający pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych nadane przez pracodawcę; będą oni obowiązani do zachowania ich w tajemnicy.

Jednocześnie w uzasadnieniu do projektu ww. ustawy wyraźnie podkreślono, że w ocenie projektodawcy projektowane przepisy nie wyłączają zastosowania art. 6 i art. 9 RODO. W związku z tym po dokonaniu oceny stanu faktycznego pracodawca będzie mógł powołać się chociażby na przesłankę prawnie uzasadnionego celu interesu bądź niezbędności przetwarzania danych dla wykonania umowy. Zatem w konkretnych przypadkach pracodawca będzie uprawniony do przetwarzania także innych danych osobowych kandydata do pracy/pracownika.

Także projekt tej ustawy nie przewiduje obowiązku dostosowania wcześniej zebranych przez pracodawców kwestionariuszy osobowych do nowych przepisów . W dokumentacji pracowniczej nadal więc będą mogły się znajdować kwestionariusze złożone zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami. Nowe przepisy będą dotyczyły kwestionariuszy złożonych dopiero po wejściu w życie nowelizacji Kodeku pracy.

Projekt tej ustawy został już przyjęty przez Radę Ministrów i wkrótce zostanie skierowany do Sejmu. Ma on szanse wejść w życie jesienią 2018 r.




 

Nasza oferta

Masz pytanie dotyczące naszej oferty?

 
Zadzwoń     22 311 22 22

lub zostaw numer telefonu

oraz e-mail

Chcę otrzymywać informacje o promocjach
i nowościach z wykorzystaniem:

adresu e-mail
numeru telefonu

Zasady przetwarzania danych osobowych:
Administrator Danych | Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych | Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania | Odbiorcy danych | Czas przechowywania danych | Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych | Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Wyślij >>
Testuj bezpłatnie

Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł