Termin na wydanie zaświadczenia

1. Wydanie zaświadczenia na wniosek podlega opłacie skarbowej. Obowiązek jej zapłaty powstaje z chwilą złożenia wniosku (art. 6 ust. 1 pkt 2 OpłSkarbU) i w tym samym czasie należy ją wpłacić (art. 6 ust. 2). Zatem opłata skarbowa jest należna z góry, jeszcze przed dokonaniem jakiejkolwiek czynności przez organ.

2. Generalnie zaświadczenie powinno być wydane niezwłocznie, nie później niż 7 dni (art. 217 §3 KPA). Wnioskodawca zobowiązany jest dołączyć do wniosku dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej albo uwierzytelnioną kopię dowodu zapłaty, nie później niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty (§ 3 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zapłaty opłaty skarbowej z 28.9.2007 r.).

3. Jeżeli wnioskodawca nie wpłacił opłaty skarbowej, organ wzywa go do jej wniesienia. Wyznacza na to termin – nie mniej niż 7, nie więcej niż 14 dni (art. 261 §1 KPA). Jeżeli w wyznaczonym terminie należności nie zostaną uiszczone, organ zaniecha czynności (nie wyda zaświadczenia) lub zwróci podanie.

4. Termin na wydanie zaświadczenia wynosi siedem dni, a jego przekroczenie może skutkować uznaniem działania organu za przewlekłe. Jednak rozpoznaniu podlega wniosek o wydanie zaświadczenia dopiero po uiszczeniu należnej opłaty (tj. bez wad formalnych) i od jego wpływu należy liczyć termin. Jeżeli opłata skarbowa zostanie wniesiona na wezwanie organu (w trybie art. 261 §1 KPA), w dacie jej wpływu podanie o wydanie zaświadczenia staje się pozbawione wad i może być rozpoznane (bezzwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni). Założenie, że organ musi wydać zaświadczenie w terminie 7 dni również w sytuacji braku opłaty skarbowej jest sprzeczne z obowiązkiem wezwania wnioskodawcy do jej uzupełnienia w zakreślonym przez ustawę terminie. Nie jest możliwe wyznaczenie wnioskodawcy terminu na uregulowanie opłaty w zakresie nie krótszym niż 7 dni, nie dłuższym niż 14 dni, a jednocześnie dochowanie przez organ podstawowego terminu na wydanie zaświadczenia. Organ byłby zmuszony wydać zaświadczenie zanim jeszcze wnioskodawca wniesie opłatę skarbową (być może zanim jeszcze doręczy mu wezwanie do jej uregulowania), co jest wprost sprzeczne z art. 261 §2 KPA.

4.1 W orzecznictwie sądów administracyjnych można odnaleźć stanowisko, że siedmiodniowy termin na załatwienie podania o wydanie zaświadczenia wyraża się również w tym, że organ ma w tym czasie skierować wezwanie do wnioskodawcy o wniesienie opłaty skarbowej (por. wyrok WSA w Poznaniu z 12.12.2018, sygn. akt. II SAB/Po 59/18, Legalis).

5. Art. 261 § 4 KPA przewiduje grupę wyjątków – okoliczności, gdzie organ wzywa do uregulowania opłaty skarbowej, ale załatwia podanie i wydaje zaświadczenie w podstawowym siedmiodniowym terminie niezależnie od uregulowania opłaty. Są to:

1) względy społeczne lub ważny interes strony,

2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której ustanowiony jest termin zawity,

3) wniesienie podania przez osobę zamieszkałą za granicą.

W takich sytuacjach opłata skarbowa dalej obciąża wnioskodawcę (o ile ostatecznie wydano zaświadczenie), ale jej brak nie jest przeszkodą w wydaniu zaświadczenia. W razie jej niewniesienia może być dochodzona w trybie egzekucji administracyjnej.