Stosownie do aktualnie obowiązujących przepisów ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, ze zm.) oraz ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 887) akta osobowe pracownika i pozostała dokumentacja prowadzona przez pracodawców w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest przechowywana przez 50 lat. Istotne jest to, że okres ten liczony jest od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Celem długookresowego przechowywania dokumentacji pracowniczej jest wykorzystanie jej do ustalania podstawy wymiaru emerytury, renty lub innego świadczenia wypłacanego przez ZUS, a także w postępowaniu sądowym w sprawach ze stosunku pracy. Niestety obecnie funkcjonujące rozwiązania czynią odpowiedzialnym za odpowiednie przechowywanie dokumentacji jedynie pracodawców. Przy czym podkreślenia wymaga, że pracodawca, który nie wywiązuje się z obowiązku, ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. (art. 281 pkt 7 KP). W innych krajach UE dokumentacja kadrowo jest przechowywana krócej (przykładowo w Wielkiej Brytanii 6 lat, w Niemczech -10, w Czechach od 3 do 30).

Akta osobowe zawsze w papierze

Sposób prowadzenia akt osobowych został określony w rozporządzeniu MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286, ze zm.). Rozporządzenie określa rodzaje dokumentów, które mają znajdować się w aktach osobowych pracownika, a także wskazuje inne niezbędne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, takie jak: karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Niestety w obecnym stanie prawnym pracodawca nie może zrezygnować z gromadzenia akt osobowych w formie papierowej i przejść na formą elektroniczną (przykładowo poprzez skanowanie dokumentów i zapisywanie ich dyskach zewnętrznych). W myśl obowiązujących przepisów pracodawca może tworzyć wersję elektroniczną tylko jako wersję pomocniczą. Aktualne pozostaje bowiem stanowisko Głównego Inspektora Pracy z 9.4.2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/RP.), powtórzone na stronie internetowej PIP, w poradniku dla przedsiębiorców pt. „Dokumentacja pracownicza. Organ kontrolny stwierdził, że w obowiązującym stanie prawnym, prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych nie może być ograniczone wyłącznie do wersji elektronicznej. Do czasu wprowadzenia odpowiednich zmian w przepisach (…), akta muszą być prowadzone w klasycznej postaci papierowej. Możliwe jest jednoczesne prowadzenie akt osobowych pracowników w dwóch formach, przy czym elektroniczna forma akt może mieć jedynie charakter pomocniczy. Jeśli pracodawca przechowuje dokumenty w wersji elektronicznej, powinien również zadbać o to, aby przetrzymywać je tradycyjnie – w formie kartoteki”.

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Mając na względzie fakt, że obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji są nieproporcjonalne do zakładanego celu, a także są nadmiernie uciążliwe, Ministerstwo Rozwoju planuje zmienić zasady przechowania dokumentacji pracowniczej. Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją został przesłany do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych. Projekt jest dostępny na stronach BIP Ministerstwa Rozwoju oraz w na stronach Rządowego Procesu Legislacyjnego. Ministerstwu zależy by nowe reguły przechowywania obowiązywały już od 1.1.2018 r.

Najważniejszym ułatwieniem jaki przewiduje projekt to niewątpliwie skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości. Projekt bowiem zakłada, że pracodawca po zakończeniu stosunku pracy będzie wydawał pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekaże także do ZUS. W rezultacie zostanie zniesiony obowiązek wydawania druk ZUS RP-7 oraz świadectw i zaświadczeń wystawianych przez pracodawcę dla celów emerytalnych i rentowych (oczywiście poza sytuacjami, w których pracownik – pozostający w stosunku pracy będzie ubiegał się o emeryturę obliczaną według tzw. starych zasad lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, kiedy to pracodawca nadal będzie zobowiązany wystawić zaświadczenie o wynagrodzeniu).

Jednocześnie przewiduje się, że w programach Płatnik i e-Płatnik zostaną udostępnione nowe funkcjonalności i narzędzia wspierające przygotowywanie dokumentów ubezpieczeniowych. Zakładane jest także zwiększenie zakresu informacji przekazywanych do ZUS.

Zmiana zasad ustalania podstawy świadczeń emerytalnych i rentowych

W celu usprawnienia wyliczania świadczeń emerytalno-rentowych oraz łatwiejszego dokumentowania okresów składkowych w projekcie zaproponowano, aby w odniesieniu do lat kalendarzowych przypadających po 31.12.1998 r., z których zarobki podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń, podstawa ta byłaby ustalana według zasady przypisywania składników wynagrodzenia do okresów, w których zostały wypłacone (lub przedstawione do dyspozycji ubezpieczonego) i stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a więc według zasady, która stosowana jest przy ewidencjonowaniu danych na koncie ubezpieczonego. Wszystkie składniki przychodu można byłoby uwzględnić na podstawie danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego. Nowa zasada dotyczyłaby wszystkich osób posiadających okresy ubezpieczenia po 31.12.1998 r., niezależnie od tego, czy aktywność zawodową rozpoczęły przed 1.1.1999 r., czy po 31.12.1998 r.

Przechowanie akt w formie elektronicznej

Drugą, wręcz rewolucyjną zmianą przewidzianą przez projekt, jest możliwość gromadzenia i przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. W projekcie założeń wskazano, że długotrwałe przechowywanie papierowych akt osobowych pracowników generuje koszt ok. 130 mln zł rocznie. Odwróceniem tego niekorzystnego trendu będzie udostępnienie na stronie BIP urzędu Ministerstwa Pracy struktury logicznej postaci elektronicznych akt osobowych. Struktura będzie uwzględniała możliwości wytworzenia akt i dokumentacji z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców. Tym samym każdy pracodawca będzie mógł skorzystać z dowolnego systemu do tworzenia elektronicznych akt pracowniczych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, jeżeli tylko system będzie uwzględniał ministerialną strukturę.

Z kolei rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, będzie musiało być tak zmienione, aby przewidywało możliwość elektronicznego prowadzenia akt. Przykładowo projekt będzie umożliwiał

1) digitalizacje przedłożonych dokumentów w postaci papierowej,

2) wprowadzenie do elektronicznej teczki pracowniczej danych z takich dokumentów w formie papierowej,

3) pozyskiwanie danych elektronicznych, jak w przypadku elektronicznej ewidencji czasu pracy).