Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych nie musi być oddzielnym stanowiskiem w urzędzie. Nie ma przeciwwskazań do tego, żeby takie obowiązki dostał sekretarz gminy. Natomiast pracownik urzędu gminy może jednocześnie pełnić funkcję zastępcy wójta.
Sekretarz gminy
Analiza przepisów kilku ustaw prowadzi do wniosku, że pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych może być sekretarz gminy. W art. 14 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych (dalej: OchrInfU) zawarta została norma, że to kierownik jednostki organizacyjnej (w przypadku gminy wójt) odpowiada za ochronę informacji niejawnych.
Do tego celu „zatrudnia” pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, przy czym art. 2 pkt 18 OchrInfU stanowi, że pod tym pojęciem kryje się też „powołanie, mianowanie lub wyznaczenie”. Nie ma zatem wymogu, aby wójt zatrudniał w tym celu nową osobę i tworzył stanowisko.
Wymagania, jakie musi spełniać kandydat na stanowisko pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych oraz zakres jego obowiązków, zostały uregulowane w art. 14–15 OchrInfU (obywatelstwo polskie; wykształcenie wyższe; odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez ABW albo SKW, a także przez były Urząd Ochrony Państwa lub byłe Wojskowe Służby Informacyjne; zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych przeprowadzonym przez ABW albo SKW, a także przez byłe Wojskowe Służby Informacyjne).
W analizowanych przepisach ustawodawca wprost nie wyłączył możliwości pełnienia tej funkcji przez sekretarza gminy. Ponadto, współgra z tymi przepisami regulacja art. 5 ust. 3 i 4 ustawy o pracownikach samorządowych:
1) sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu (tak jak pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych, nie będzie więc w tym przypadku żadnego zamieszania organizacyjnego);
2) kierownik urzędu może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań (w tym przypadku byłoby wyznaczenie zadań pełnomocnika).
Z drugiej strony art. 15 OchrInfU również stwierdza, że pełnomocnik może wykonywać inne zadania – z jednym, ważnym zastrzeżeniem, że nie naruszy to prawidłowego wykonywania zadań pełnomocnika.
Jeśli więc wójt uzna, że sekretarz gminy jest w stanie łączyć te dwie funkcje, to może się zdecydować na powierzenie zadań pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych sekretarzowi gminy (przy spełnianiu przez niego ustawowych wymogów).
Zastępca wójta
Zgodnie z art. 26a ustawy o samorządzie gminnym (dalej: SamGminU) wójt ma obowiązek powołania swojego zastępcy. Wynika to z użytego przez ustawodawcę zwrotu „Wójt, w drodze zarządzenia, powołuje”, który trzeba interpretować jako nakaz.
Nie ma jednak w SamGminU wskazania, kto może pełnić taką funkcję, z czego wynika, że wójt ma tutaj dość dużą swobodę. Trzeba oczywiście, pamiętać o zakazach z art. 27 SamGminU: „(…) funkcji wójta oraz jego zastępcy nie można łączyć z:
1) funkcją wójta lub jego zastępcy w innej gminie,
2) członkostwem w organach jednostek samorządu terytorialnego, w tym w gminie, w której jest wójtem lub zastępcą wójta,
3) zatrudnieniem w administracji rządowej,
4) mandatem posła lub senatora”.
W opisanej sytuacji nie mamy do czynienia z żadnym z tych przypadków, gdyż do organów gminy zaliczają się:
1) rada gminy (organ stanowiący i kontrolny),
2) wójt, burmistrz lub prezydent miasta (organ wykonawczy),
3) osoby wyznaczone (w określonych sytuacjach) przez premiera do pełnienia funkcji rady gminy lub wójta
– nie ma w tej grupie urzędu gminy, którego pracownikiem jest kierownik referatu.
W tym duchu wypowiedział się też Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 27.6.1991 r. (SA/Po 1479/90, Legalis), dotyczącym łączenia funkcji zastępcy wójta ze stanowiskiem sekretarza gminy jednak zastrzegł, że zakres wykonywanych obowiązków musi pozwalać na połączenie stanowisk: „(…) jeżeli rozmiary zadań wykonywanych na obu stanowiskach na to pozwalają, nie ma przeszkód prawnych do łączenia ich w jednej osobie. Przeciwnie, w małych gminach praktyka taka może być uzasadniona względami finansowymi”.
Wprawdzie zasadą jest zawieranie z własnym pracownikiem jednej umowy o pracę, jednak jak zauważył SN – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w wyroku z 13.3.1997 r. (I PKN 43/97, Legalis), możliwe są od tego wyjątki: „Podobnie wyjątkiem od zasady ogólnej jest dopuszczenie możliwości zawierania odrębnych umów o pracę między tymi samymi podmiotami (istnienia między nimi więcej niż jednego stosunku pracy), jeżeli ich przedmiotem ma być praca innego rodzaju niż wcześniej umówiona (wynikająca z wcześniej nawiązanej umowy o pracę)”. O tym, że są to inne stanowiska, przesądza choćby sposób zawierania umowy o pracę – w przypadku zastępcy wójta jest to powołanie.
Takie stanowiska można też łączyć według opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy (RIO-KF-4104-9/2023).
