Rozporządzenie dotyczące listy ustrukturyzowanych dokumentów przesyłanych za pomocą PEF

Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie art. 9 ust. 2 ElFaktZamPubU.

W rozporządzeniu określa się listę innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być (nie muszą) przesyłane za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Za takie dokumenty uznano:

1. zlecenie dostawy (zamówienie),
2. awizo dostawy,
3. potwierdzenie odbioru,
4. faktura korygująca,
5. nota księgowa.

W uzasadnieniu do rozporządzenia podkreślono, że faktura rzadko jest samodzielnym dokumentem występującym w procesie realizacji kontraktu (faza po udzieleniu zamówienia publicznego). Jej wystawienie poprzedzone jest powstaniem obowiązku podatkowego, który co do zasady następuje w momencie dostawy towaru bądź wykonania usługi. Zachowanie kontroli biznesowych, wymaganych na gruncie VATU oraz RachunkU obliguje podatnika do udokumentowania warunków dostawy i wykonania usług.

Zdaniem prawodawcy, wprowadzenie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej w zamówieniach publicznych, umożliwiającej jej automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne, docelowo wymaga elektronizacji wszystkich dokumentów, które występują w obrocie wraz z fakturą. Celem rozporządzenia jest, aby zapewniona została – przy użyciu funkcjonalności oferowanych przez PEF – możliwość wzajemnego przesyłania pomiędzy wykonawcą a zamawiającym wszystkich, a nie tylko wymaganej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego (innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych). Niemniej jednak rozporządzenie wskazuje wyłącznie zakres dokumentów, które mogą być przesyłane za pośrednictwem PEF, przy czym nie ogranicza możliwości i formy przesyłania tych dokumentów poza PEF.