RIO. Nieprawidłowości związane z umową i SWZ w kontekście udzielenia zamówienia publicznego

Organ kontroli (regionalna izba obrachunkowa) wskazał, że doszło do nieprawidłowości związanych z niezapewnieniem jednolitego terminu wykonywania zamówienia publicznego w umowie i specyfikacji warunków zamówienia. Umowa o zamówienie publiczne przewidywała bowiem odmienny okres realizacji zadania od okresu zaoferowanego przez wykonawcę w ofercie.

W kontekście powyższej nieprawidłowości na uwagę zasługują regulacje prawne art. 436 pkt 1 oraz art. 134 ust. 1 pkt 6 PrZamPubl. Zgodnie z pierwszym ze wskazanych przepisów – umowa zawiera postanowienia określające w szczególności planowany termin zakończenia usługi, dostawy lub robót budowlanych, oraz, w razie potrzeby, planowane terminy wykonania poszczególnych części usługi, dostawy lub roboty budowlanej, określone w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, chyba że wskazanie daty wykonania umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną. Warto także dodać, że zamawiający i wykonawca wybrany w postępowaniu o udzielenie zamówienia obowiązani są współdziałać przy wykonaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego, w celu należytej realizacji zamówienia. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.

Z kolei, w drugim przepisie (art. 134 ust. 1 pkt 6 PrZamPubl) postanowiono, że SWZ zawiera co najmniej termin wykonania zamówienia. W tym miejscu warto wspomnieć, że SWZ jest jednym z podstawowych dokumentach zamówieniowych. Świadczy o tym art. 7 pkt 3 PrZamPubl, gdzie postanowiono, że przez dokumenty zamówienia należy rozumieć dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań.

Na kanwie ww. regulacji prawnych organ kontroli zalecił, aby wzmocnić czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie określania jednolitych terminów wykonywania zamówienia w umowie i specyfikacji warunków zamówienia, stosownie do ww. przepisów.

Na koniec należy dodać, że niezachowanie spójnych terminów wykonywania zamówienia w podanych dokumentach, może wtórnie świadczyć o naruszeniu podstawowych zasad PrZamPubl. W tym zakresie na uwagę zasługuje choćby art. 16 PrZamPubl, z którego wynika, że zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób:

1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;

2) przejrzysty;

3) proporcjonalny.

Podsumowując, ustalenia kontrolne RIO są prawnie uzasadnione. Zamawiający, w tym przypadku gmina, powinien bezwzględnie stosować mechanizmy prawne przewidziane w PrZamPubl. Musi być zapewniona spójność terminów wykonywania zamówieni zarówno na etapie SWZ, czy ofert, jak i na etapie finalnym, czyli w umowie w sprawie zamówienia publicznego.