Zatrudniający co najmniej 20 pracowników
Duże zakłady pracy, zatrudniające co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, muszą obowiązkowo tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zwany dalej ZFŚS) na zasadach przewidzianych w ustawie z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Podobnie pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, którzy tworzą fundusz bez względu na to, ilu pracowników zatrudniają. Mimo ustawowego obowiązku, firmy te (oprócz wymienionych pracodawców budżetowych) mogą w każdym momencie nie tylko zmniejszyć określony w ustawie odpis na ZFŚS, ale również całkowicie z niego zrezygnować. Postanowienia w tym zakresie muszą jednak znaleźć się w układzie zbiorowym pracy (jeżeli obowiązuje w danym zakładzie pracy), albo w regulaminie wynagradzania po uprzednim uzgodnieniu z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi, a w razie ich braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników
Natomiast pozostali, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć fundusz socjalny lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Również i ci pracodawcy mogą zrezygnować z ZFŚS lub z wypłaty świadczeń urlopowych. W zależności od wielkości załogi, zapisy dotyczące rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczeń urlopowych powinny znaleźć się w:
- układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania po wcześniejszym uzgodnieniu z działającymi w firmie związkami zawodowymi lub przedstawicielem załogi (dotyczy to pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników) albo
- informacji skierowanej do pracowników opublikowanej w sposób przyjęty u danego pracodawcy (dotyczy to pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy i niezobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania, czyli zatrudniających mniej niż 20 pracowników).
W pierwszym przypadku zmiany w regulaminie lub układzie zbiorowym pracy mogą zostać dokonane w każdym czasie. Natomiast w drugim przypadku, pracodawcy mają niewiele czasu. Informacje mogą bowiem przekazać pracownikom tylko do końca stycznia tego roku. Jeżeli nie zdążą, będą musieli tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe, choć linia orzecznicza sądów nie jest w tym zakresie jednolita. Z całą pewnością jednak niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną do 5000 zł.
