Rekomendacje dotyczące postępowania w zakresie polubownego rozwiązywania sporów

Podstawowym celem Rekomendacji skonsultowanych z Biurem Dyscypliny Finansów Publicznych w Ministerstwie Finansów oraz z CBA jest ułatwienie jednostkom sektora finansów publicznych wyboru najkorzystniejszego sposobu zakończenia sporu o należność cywilnoprawną. Odstępstwo od rekomendowanego sposobu postępowania nie oznacza automatycznie, że podjęte działania, proces negocjacji bądź ugoda są wadliwe. Rekomendacje koncentrują się na wskazaniu dobrych praktyk dotyczących postępowania w zakresie polubownego rozwiązywania sporów, mają charakter doradczy i nie są wiążące dla podmiotów reprezentujących Skarb Państwa ani dla innych uczestników obrotu.

W Rekomendacjach podkreśla się, że polubowne rozwiązanie sporu stanowi jedną ze ścieżek postępowania w razie sporu o należność cywilnoprawną. Jednostki sektora finansów publicznych, gospodarując środkami publicznymi, powinny bowiem kierować się potrzebą jak najpełniejszej realizacji uzasadnionych interesów Skarbu Państwa, przy uwzględnieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, w szczególności zasad ustalania i dochodzenia należności (art. 42 ust. 5 i 6 FinPubU), a także gospodarnego, przejrzystego, efektywnego i celowego wydatkowania środków oraz dobierania metod optymalnych w danych okolicznościach (zob. art. 44 ust. 3 FinPubU). Ocena zasadności żądań i szans na wygranie sporu sądowego może prowadzić do wniosku, że z punktu widzenia interesów finansowych Skarbu Państwa najlepszym rozwiązaniem jest zawarcie ugody. Może to być zatem sposób działania, który w okolicznościach konkretnej sprawy lepiej niż spór sądowy realizuje zasady gospodarowania środkami publicznymi.

Zwraca się  uwagę, że wyraźną podstawę do zawarcia korzystnej dla jednostki sektora finansów publicznych lub Skarbu Państwa ugody stanowi art. 54a FinPubU, zgodnie z którym jednostka sektora finansów publicznych, tj. jednostka, o której mowa w art. 9 FinPubU, może zawrzeć ugodę w sprawie spornej należności cywilnoprawnej w przypadku dokonania oceny, że skutki ugody są dla tej jednostki lub Skarbu Państwa korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego. Podjęcie decyzji o zawarciu w takich okolicznościach ugody w konkretnej sprawie – przy zachowaniu procedury i warunków przewidzianych w art. 54a FinPubU oraz spełnieniu ogólnych przesłanek dopuszczalności ugody – zapewnia jednostce sektora finansów bezpieczeństwo z punktu widzenia dyscypliny finansów publicznych. Ponadto zasady postępowania jednostki w odniesieniu do sporów o należności cywilnoprawne należy postrzegać jako element kontroli zarządczej i systemu zarządzania ryzykiem.

Rekomendacje obejmują nie tylko etap oceny zasadności zawarcia ugody na konkretnych, wynegocjowanych warunkach (czego bezpośrednio dotyczy art. 54a FinPubU), ale całą ścieżkę postępowania zakończonego polubownym rozwiązaniem sporu, w tym etap monitorowania występowania ewentualnych kwestii spornych i aktualizowanej na bieżąco oceny zasadności wyboru określonej metody zakończenia zaistniałego sporu. Niezależnie od metody rozwiązania sporu, możliwość zakończenia go w sposób korzystny dla jednostki lub Skarbu Państwa zależy przede wszystkim od treści stosunku prawnego, na gruncie którego pojawia się spór. Aby zabezpieczyć swe interesy na wypadek wystąpienia sporu, już na etapie przygotowywania umowy lub innej czynności mającej skutki prawne jednostka powinna starać się identyfikować potencjalne źródła sporów i zapobiegać im, zwłaszcza formułować postanowienia umowne przy uwzględnieniu ryzyka sporu, w sposób ograniczający ewentualne wątpliwości interpretacyjne.

W Rekomendacjach wskazano następujące etapy związane  z procedurą polubownego rozwiązywania sporów: