Rejestrowanie doręczenia elektronicznego w praktyce urzędnika od 5 lipca 2022 r.

Celem nowelizacji DorElektrU jest przesunięcie terminu wdrożenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej w celu zapewnienia jak najwyższej jakości dla użytkowników końcowych.

Długotrwała pandemia COVID-19 utrudniła przeprowadzenie szerokich testów przed udostępnieniem usług, jak również przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników.

Zasadne jest również przesunięcie terminów złożenia przez operatora wyznaczonego złożenia projektów cennika publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej oraz projektu regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, a w konsekwencji uzasadnione jest również umorzenie postępowań administracyjnych wszczętych przed Prezesem Urzędu Komunikacji Elektronicznej w związku z realizacją obowiązku wynikającego z art. 150 DorElektrU.

Organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 5 lipca 2022 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 5 lipca 2022 r.

Narodowy Fundusz Zdrowia jest obowiązany stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 5 lipca 2022 r.

Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 stycznia 2023 r.

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia 1 stycznia 2024 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.

Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.

Zgodnie z art. 155 ust. 8 DorElektrU Minister Sprawiedliwości, mając na uwadze warunki techniczne i organizacyjne oraz konieczność zapewnienia sprawnego toku postępowania, może określić, w drodze rozporządzenia, terminy, od których w postępowaniach w sprawach z poszczególnych zakresów albo w poszczególnych sądach pismo procesowe będzie można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, a organy procesowe będą mogły dokonywać doręczeń na adresy do doręczeń elektronicznych wpisane do bazy adresów elektronicznych lub na adresy powiązane z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono pismo, jeżeli adres do doręczeń elektronicznych strony albo uczestnika postępowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, albo za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej.

Podmioty publiczne inne niż wymienione w art. 155 ust. 1˗7 DorElektrU są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 stycznia 2025 r.

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego została wprowadzona eIDAS. Art. 3 pkt 36 eIDAS wskazuje, że usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną, zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.

Świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wymagać będzie spełnienia wymagań określonych w standardzie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, opartych na określonych w art. 44 ust. 1 eIDAS wymogach dla kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego rozumie się usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w art. 3 pkt 36 eIDAS, to znaczy usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.

DorElektrU w szczególności znajdzie zastosowanie w sytuacji, w której przepisy wprost nie regulują trybu doręczenia, wskazując jedynie na konieczność jego dokonania na potrzeby komunikacji z podmiotem publicznym.

Adresowanie korespondencji kierowanej do innego podmiotu publicznego nie będzie stwarzało większego problemu, gdyż jego adres do doręczeń elektronicznych będzie łatwy do wyszukania w wyszukiwarce [ze względu na fakt, że podmiot publiczny (co do zasady, oprócz wyjątkowych uzasadnionych sytuacji) może posiadać – zgodnie DorElektrU tylko jeden adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych].

Doręczenia do podmiotu publicznego na jego adres do doręczeń elektronicznych ujawniony w bazie adresów elektronicznych są zawsze możliwe i może je realizować każdy posiadacz adresu do doręczeń elektronicznych.

W wyniku aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego osoba uprawniona uzyskuje możliwość zarządzania skrzynką doręczeń.

Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności:

– wysyłania i odbierania korespondencji,

– zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,

– konfigurowania skrzynki doręczeń;