W Dz.U. z 2021 r. pod poz. 1503 opublikowano rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych z 9.8.2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym. 

Tego samego dnia, czyli 5.10.2021 r. wchodzi w życie ustawa z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej: DorElektrU), której przepisy wykonuje rozporządzenie.

Czas realizacji publicznej usługi hybrydowej

Z rozporządzenia wynika, że czas realizacji usługi, czyli czas przebiegu przesyłek listowych w ramach publicznej usługi hybrydowej wynosi do 6 dni, licząc od dnia nadania dokumentu elektronicznego zawierającego treść korespondencji przekształcanej w przesyłkę listową do dnia doręczenia, zawiadomienia o próbie doręczenia lub odmowy przyjęcia przesyłki listowej zawierającej tę korespondencję.

Ważne

Publiczna usługa hybrydowa to usługa pocztowa świadczona przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny, natomiast operator wyznaczony to operator wyznaczony zgodnie z przepisami prawa pocztowego, czyli operator pocztowy obowiązany do świadczenia usług powszechnych.

Warunki realizacji usługi

Warunkiem realizacji usługi jest przekazanie za pośrednictwem systemu operatora wyznaczonego lub zintegrowanego z nim systemu dokumentu elektronicznego zawierającego treść korespondencji, który może podlegać przekształceniu w przesyłkę listową i który spełnia wymagania techniczne określone w załączniku do rozporządzenia. 

Dokument elektroniczny przekazany przez nadawcę jest automatycznie weryfikowany przez system operatora wyznaczonego w zakresie:

  • niewystąpienia przesłanki braku możliwości przekształcenia na postać papierową;
  • zgodności z wymaganiami technicznymi określonymi w załączniku do rozporządzenia;
  • braku zagrożeń dla bezpieczeństwa systemu operatora wyznaczonego.

 Przekazany przez nadawcę dokument elektroniczny niespełniający tych wymagań będzie automatycznie zwrócony do nadawcy z informacją o przyczynie zwrotu oraz adnotacją:

Brak możliwości przekształcenia przesyłki w postać papierową w związku z niespełnieniem wymagań określonych w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych lub

Brak możliwości przekształcenia przesyłki w postać papierową w związku z niespełnieniem wymagań określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Aktywów Państwowych w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym.

Ważne

Dokument elektroniczny stwarzający zagrożenie dla bezpieczeństwa systemu operatora wyznaczonego nie jest przyjmowany do przekształcenia w przesyłkę listową rejestrowaną. Informacja o tym fakcie jest generowana automatycznie i niezwłocznie udostępniana nadawcy w jego skrzynce doręczeń.

Dokument elektroniczny potwierdzający nadanie przesyłki listowej rejestrowanej w ramach publicznej usługi hybrydowej jest wytwarzany automatycznie w systemie operatora wyznaczonego w postaci pliku XML i niezwłocznie udostępniany nadawcy w jego skrzynce doręczeń. Dokument ten zawiera informacje o dacie nadania dokumentu elektronicznego zawierającego treść korespondencji przekształcanej w przesyłkę listową.

Także dokument elektroniczny potwierdzający odbiór przesyłki listowej rejestrowanej w ramach publicznej usługi hybrydowej jest wytwarzany automatycznie w systemie operatora wyznaczonego w postaci pliku XML i niezwłocznie udostępniany nadawcy w jego skrzynce doręczeń. Dokument ten zawiera w szczególności informacje o:

  • dacie doręczenia, zawiadomienia o próbie doręczenia albo odmowy przyjęcia przesyłki rejestrowanej;
  • danych adresata przesyłki rejestrowanej, a w przypadku gdy przesyłka rejestrowana została odebrana przez inną uprawnioną osobę, również danych tej osoby obejmujących jej imię, nazwisko oraz określenie jej związku z adresatem.

Nieobecność adresata

W przypadku stwierdzenia nieobecności adresata lub innej osoby uprawnionej do odbioru przesyłki listowej rejestrowanej w oddawczej skrzynce pocztowej, lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata umieszcza się zawiadomienie o podjętej próbie doręczenia przesyłki rejestrowanej w ramach publicznej usługi hybrydowej oraz o możliwości jej odbioru we wskazanej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w ciągu 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia. W przypadku niezgłoszenia się adresata lub innej osoby uprawnionej do odbioru przesyłki listowej rejestrowanej w tym terminie operator wyznaczony przekazuje powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w ciągu 14 dni, licząc od dnia następującego po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia. Przesyłka listowa rejestrowana nieodebrana w tym terminie jest zwracana do nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki do nadawcy operator wyznaczony może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku.

Opakowanie przesyłek

Operator wyznaczony zapewnia automatyczny wydruk i opakowanie korespondencji na podstawie otrzymanych danych, z uwzględnieniem powszechnie obowiązujących norm dotyczących prawidłowego adresowania. Opakowanie przesyłek listowych w ramach publicznej usługi hybrydowej polega na ich automatycznym kopertowaniu z zastosowaniem następujących parametrów technicznych:

  • format kopert: C6/5, C5;
  • koperty z dwoma oknami adresowymi (w polu nadawcy i w polu adresata);
  • nadruk na kopertach dla danych stałych – monochromatyczny;
  • maksymalna liczba kartek (wraz z kartką adresową) umieszczanych: w kopercie C6/5 – 8, a w kopercie C5 – 12.

Uznanie usługi za niewykonaną lub nienależycie wykonaną

Publiczną usługę hybrydową uznaje się za niewykonaną, jeżeli:

  • data doręczenia, zawiadomienia o próbie doręczenia albo odmowy przyjęcia przesyłki rejestrowanej w ramach tej usługi zawarta w dokumencie elektronicznym potwierdzającym odbiór przesyłki jest późniejsza o więcej niż 14 dni od daty nadania tej przesyłki potwierdzonej dokumentem elektronicznym potwierdzającym nadanie przesyłki – do tego okresu nie wlicza się dni wolnych od pracy;
  • przesyłka listowa rejestrowana doręczana w ramach publicznej usługi hybrydowej została utracona.Natomiast publiczną usługę hybrydową uznaje się za nienależycie wykonaną, jeżeli:
  • wydruk dokumentu elektronicznego doręczanego odbiorcy w ramach publicznej usługi hybrydowej nie spełnia warunków określonych w art. 47 ust. 1 DorElektrU;
  • do wydruku dokumentu elektronicznego doręczanego odbiorcy w ramach publicznej usługi hybrydowej nie został dołączony wydruk dokumentu, o którym mowa w art. 46 ust. 3 DorElektru (chodzi o wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego od podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej), lub wydruk tego dokumentu nie został wykonany z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą adresatowi zapoznanie się z treścią tego dokumentu;
  • dokument elektroniczny potwierdzający odbiór przesyłki nie został umieszczony w skrzynce doręczeń nadawcy.

 

Ważne

Pojedyncza przesyłka w ramach publicznej usługi hybrydowej jest przekazywana wyłącznie w formie plików PDF, których łączna wielkość nie przekracza 15 MB.