Przesyłanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych i ich części oraz dowodów księgowych

Przepis upoważniający

Rozporządzenie Ministra Finansów z 24.6.2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (Dz.U. z 2016 r. poz. 932; dalej rozporządzenie) wydane zostało na podstawie art. 193a § 3 ustawy z 29.8.1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem Minister Finansów (MF) określa, w drodze rozporządzenia:

Warunki przesyłania ksiąg podatkowych drogą elektroniczną

Rozporządzenie przewiduje, że księgi mogą być przesyłane środkami komunikacji elektronicznej za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów. Warunkiem przesyłania ksiąg w ww. sposób jest opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28.8.2014 r., s. 73).

Przepisy rozporządzenia wskazują, że struktura logiczna urzędowego poświadczenia odbioru ksiąg będzie udostępniona przez MF w BIP.

Urzędowe poświadczenie odbioru

Przesłanie dokumentu w formie elektronicznej zostanie potwierdzone przez urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) wydane przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu teleinformatycznego administracji podatkowej, po przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych i podpisu elektronicznego. Urzędowe poświadczenie zawiera datę i godzinę przekazania ksiąg i stanowi dowód doręczenia dokumentu.

Inne formy przekazywania ksiąg podatkowych

Księgi mogą być zapisane i przekazywane również na informatycznych nośnikach danych. Nośniki te muszą spełniać szereg wymogów określonych w rozporządzeniu, m.in. powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną ich identyfikację i przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi. Nośniki te muszą także zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. Przepisy rozporządzenia określają także w jaki sposób nośniki takie mogą być przekazywane do urzędów. Zgodnie z tymi przepisami nośniki danych, na których są zapisane księgi, mogą być przysłane przez operatora pocztowego albo osobiście doręczone przez stronę postępowania (kontrolowanego) do organu podatkowego. W odniesieniu do informatycznych nośników danych mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14.9.2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 971). Przepisy te normują m.in. sposób potwierdzania doręczenia dokumentu elektronicznego przekazanego na informatycznym nośniku danych.