Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwów

W świetle art. 1 NarZasArchU materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności państwa polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Narodowy zasób archiwalny ma służyć nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli, a w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, wyróżnia się państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (art. 2–4 NarZasArchU).

Zgodnie z przepisem art. 128 ust. 1 PrASC kierownik urzędu stanu cywilnego obowiązany jest przekazać do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie PrASC (tj. przed 1.3.2015 r.) wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie:

1) 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń,

2) 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów.

Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Na mocy nowelizacji PrASC, która weszła w życie z dniem 4.5.2019 r., do art. 128 dodano ust. 1a i ust. 1b (art. 129 pkt 5 WprowRODOU).

Zgodnie z nowymi regulacjami, jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie PrASC, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 PrASC (odpowiednio 100 lat i 80 lat) przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 PrASC (odpowiednio 100 lat i 80 lat).

Jak wynika z art. 128 ust. 2 PrASC, księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich (art. 128 ust. 3 PrASC).

Przepis art. 129 ust. 1–3 PrASC wskazuje, w jakich terminach należy przekazać księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie PrASC, a dla których z dniem wejścia jej życie (tj. od 1.3.2015 r.) upłynęły ustawowe terminy ich przechowywania, do właściwego archiwum państwowego, a mianowicie:

1) dla ksiąg małżeństw i ksiąg zgonów termin ten wynosi 10 lat,

2) dla ksiąg urodzeń termin ten wynosi 2 lata.

Z kolei księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie PrASC, dla których po dniu jej wejścia w życie (tj. po 1.3.2015 r.) upłynął okres przechowywania, przekazuje się do właściwego archiwum państwowego w ciągu 2 lat po upływie terminu ich przechowywania.

Wzmianki dodatkowe i przypiski przy aktach stanu cywilnego przekazanych do archiwum państwowego sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce przechowywania danej księgi stanu cywilnego, który przekazał te akty do archiwum (art. 129 ust. 4 PrASC).

Zgodnie z art. 130 ust. 1 i 2 PrASC akty stanu cywilnego z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi przechowywane na podstawie przepisów dotychczasowych w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miasta stołecznego Warszawy przekazuje się do archiwum państwowego wyznaczonego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Odpisy ksiąg stanu cywilnego wytworzone w okresie od 1.1.1946 r. do 30.8.1955 r. oraz od 2.11.1956 r. do 28.2.1987 r. przekazuje się do archiwów państwowych w ciągu 20 lat od dnia wejścia w życie obowiązującej PrASC.

Jak wynika z art. 130 ust. 3 i 4 PrASC (zmienionych na mocy nowelizacji, która weszła w życie od 4.5.2019 r. – art. 129 pkt 7 WprowRODOU), z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie obowiązującej PrASC, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a PrASC, odpisów nie wydaje się.

Akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie obowiązującej PrASC, po upływie okresów, o których mowa w jej art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w NarZasArchU.

Jednakże osobie uprawnionej do otrzymania odpisu (zgodnie z art. 45 PrASC) można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie PrASC, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Co istotne, fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego. Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu zgonu można umożliwić także przeglądanie skorowidzów alfabetycznych aktu zgonu (art. 130 ust. 5 i 6 PrASC).

W orzecznictwie sądowym można odnaleźć stanowisko, iż osoba posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych, czyli osoba małoletnia, która ukończyła 13 lat, oraz osoba ubezwłasnowolniona częściowo (art. 15 KC), jest uprawniona do złożenia do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego wniosku o wydanie odpisu skróconego jej aktu urodzenia oraz, że osobie tej przysługuje kompetencja do złożenia wniosku o wykonanie fotokopii jej aktu urodzenia, w trybie art. 130 ust. 5 PrASC. Dokonanie wskazanych czynności nie wymaga zgody ani potwierdzenia przedstawiciela ustawowego takiej osoby.

Orzecznictwo

Wniosek dotyczący wydania fotokopii aktu urodzenia na podstawie art. 130 ust. 5 PrASC, złożony przez osobę posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych, to czynność mieszcząca się bowiem w zakresie kompetencyjnej samodzielności takiej osoby, gdyż nie jest czynnością rozporządzającą ani też zobowiązującą. Przez czynność prawną rozporządzającą należy rozumieć taką czynność, której celem i bezpośrednim skutkiem jest przeniesienie, obciążenie albo zniesienie prawa majątkowego, natomiast czynność prawna zobowiązująca polega na powiększeniu pasywów osoby dokonującej tej czynności (wyr. WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 23.6.2016 r., II SAB/Go 41/16, Legalis).

Przeciwne stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z 28.2.2017 r., uznając, że małoletni w wieku 15 lat co prawda posiada zdolność prawną (art. 8 KC), jednakże nie może w postępowaniu administracyjnym podejmować samodzielnie czynności proceduralnych.

Orzecznictwo

Osoby ograniczone w zdolności do czynności prawnych mogą działać samodzielnie (tj. samodzielnie podejmować czynności procesowe) we wszystkich tych postępowaniach, które toczą się na skutek podejmowania przez nie czynności prawnych, które mogą podejmować samodzielnie (zob. art. 17 i art. 21 KC oraz art. 22 § 2 i 3 KP). W odniesieniu do innych czynności procesowych za osobę ograniczoną w zdolności do czynności prawnych – dla ich skuteczności – podejmuje jej przedstawiciel ustawowy. W myśl bowiem art. 30 § 2 KPA, osoby fizyczne nieposiadające zdolności do czynności prawnych działają przez swych ustawowych przedstawicieli, przy czym zgodnie z art. 30 § 1 KPA zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych stron ocenia się według przepisów prawa cywilnego, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej (post. NSA z 28.2.2017 r., II OSK 2845/16, Legalis).

Na mocy nowelizacji PrASC, która weszła w życie z dniem 4.5.2019 r., do ustawy dodano art. 130a (art. 129 pkt 8 WprowRODOU) dotyczący zasad przeniesienia do rejestru stanu cywilnego aktów przekazanych do archiwów przed upływem ustawowych okresów.

Dokumenty, o których mowa w art. 44 ust. 1 PrASC (tj. odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zaświadczenia o stanie cywilnym), z aktów sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie PrASC i przekazanych do archiwum państwowego przed upływem okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a PrASC, wydawane są po przeniesieniu aktu do rejestru stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził lub przechowywał i przekazał do archiwum.

Kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje przeniesienia wyżej wskazanego aktu na podstawie uwierzytelnionej przez archiwum kopii aktu i wpisuje w akcie stanu cywilnego sporządzonym w księdze przechowywanej w archiwum państwowym wzmiankę dodatkową o jego przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego i zakazie udostępniania aktu na zasadach określonych w NarZasArchU przez właściwe archiwum państwowe. Wzmianka o zakazie udostępnienia aktu zostanie unieważniona przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który ją sporządził po przekazaniu przeniesionego aktu do właściwego archiwum państwowego, zgodnie z art. 131 PrASC.

Przepis art. 131 PrASC także został zmieniony na mocy nowelizacji, która weszła w życie 4.5.2019 r. (art. 129 pkt 9 WprowRODOU). Zgodnie z tym przepisem w jego aktualnym brzmieniu, akty stanu cywilnego przeniesione do rejestru stanu cywilnego z ksiąg aktów stanu cywilnego prowadzonych na podstawie przepisów dotychczasowych, dla których minęły okresy przechowywania określone w art. 128 ust. 1 PrASC, przekazuje się z rejestru stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego w ciągu 10 lat od dnia przeniesienia, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2c NarZasArchU, tj. zgodnie z TechNosArchR.

Powyżej wskazane TechNosArchR określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów InformPodPublU, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych (§ 1 TechNosArchR).

Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż ustawowe okresy przechowywania tego aktu, to akt ten jest przechowywany w rejestrze stanu cywilnego do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby. Do weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby stosować należy odpowiednio przepis art. 128 ust. 1b PrASC (art. 131 ust. 2 i 3 PrASC).

Należy wskazać, że zgodnie z art. 16b ust. 2 pkt 1 NarZasArchU materiały archiwalne w postaci aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:

1) urodzeń – po 100 latach,

2) małżeństw i zgonów – po 80 latach.

Orzecznictwo

Ograniczenia wynikające z art. 16b ust. 2 pkt 1 NarZasArchU mają pełne zastosowanie w przypadku materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego. Terminy z art. 16b ust. 2 pkt 1 NarZasArchU pokrywają się bowiem z terminami z art. 128 ust. 1 PrASC.

Powyższe nie oznacza jednak, że po upływie tych terminów akty stanu cywilnego lub księgi podlegają udostępnieniu każdemu – bez żadnych ograniczeń. Nie można bowiem wykluczyć, że dokumenty archiwalne dotyczą osób żyjących, zaś rozpowszechnienie poczynionych tam adnotacji może naruszać ich dobra osobiste bądź dane osobowe. Jednakże teoretyczna możliwość ograniczeń w dostępie do materiałów archiwalnych, bez analizy treści księgi aktów małżeństw, nie może stanowić podstawy do wydania decyzji odmownej w stosunku do całości żądania wniosku, przeczyłoby to bowiem zasadzie z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którą każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych (wyr. WSA w Gliwicach z 4.9.2017 r., II SA/Gl 468/17, Legalis).




 

Wypróbuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Uzyskaj dostęp

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Polityka prywatności