Przekazanie dokumentów jednostki budżetowej do CUW

Zgodnie z ustawą z 9.6.2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 575 ze zm.; dalej: WspRodzU) jednostkami organizacyjnymi wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej są jednostki organizacyjne JST wykonujące zadania w zakresie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej, placówki wsparcia dziennego, organizatorzy rodzinnej pieczy zastępczej, placówki opiekuńczo-wychowawcze, regionalne placówki opiekuńczo-terapeutyczne, interwencyjne ośrodki preadopcyjne, ośrodki adopcyjne oraz podmioty, którym zlecono realizację zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. Zapewnienie dzieciom pieczy zastępczej w rodzinach zastępczych, rodzinnych domach dziecka oraz w placówkach opiekuńczo–wychowawczych należy do zadań własnych powiatu.

Zgodnie z art. 94 ust.1 WspRodzU w brzmieniu obowiązującym do 31.12.2015 r. – powiat mógł zapewnić wspólną obsługę ekonomiczno-administracyjną i organizacyjną prowadzonych placówek opiekuńczo-wychowawczych, w szczególności tworząc centra administracyjne do obsługi tych placówek, lub zlecić realizację tego zadania na podstawie ustawy z 24.4.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1817 ze zm.).

Z 1.1.2016 r. wspólna obsługa poprzez centra administracyjne obsługi możliwa jest na zasadach ustalonych w przepisach ustawy z 5.6.1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 814 ze zm.; dalej: SamPowiatU), przy czym centra administracyjne do obsługi placówek opiekuńczo-wychowawczych, utworzone przez powiat na podstawie art. 94 ust. 1 ustawy przed dniem 1.1.2015 r. mogą działać na dotychczasowych zasadach (art. 48 ust. 7 ustawy z 25.6.2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1045 ze zm.).

Jak wynika z pytania organ stanowiący powołał nową jednostkę organizacyjną, zatem zastosowanie znajdą w tym stanie faktycznym przepisy SamPowiatU.

Zgodnie z art. 6a i art.6b SamPowiatU powiat może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną. Wspólną obsługę mogą prowadzić: starostwo powiatowe, inna jednostka organizacyjna powiatu, jednostka organizacyjna związku powiatów albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego. Rada powiatu w odniesieniu do jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 6a pkt 1 SamPowiatU (jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych), określa, w drodze uchwały, w szczególności:

Istotne jest też zastrzeżenie ustawodawcy, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 6a pkt 1 i 2 (czyli m.in. podległe jednostki budżetowe), są one przekazywane w całości.

Rachunkowość, stosownie do przepisów ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; dalej: RachunkU) obejmuje w szczególności:

Wobec powyższego, jeżeli unormowania dotyczące wspólnej obsługi weszły w życie z 1.1.2017 r., uzasadnione było oczekiwanie powołanej w pytaniu jednostki w zakresie przekazania wszelkich niezbędnych dokumentów 2.1.2017 r. Z dniem powierzenia zadań z zakresu rachunkowości na rzecz jednostki obsługującej jednostka obsługiwana traci m.in. możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokonywania w nich zapisów w zakresie operacji finansowych i gospodarczych. Po tym dniu nie będzie mogła ona wprowadzać do ewidencji ani bieżących operacji, ani też tych odnoszących się do roku poprzedniego. Ewidencja w tym zakresie prowadzona już będzie przez jednostkę obsługującą, księgi rachunkowe nie zostaną bowiem zamknięte, chociażby z uwagi na wymogi art. 6 ust.1 RachunkU, który wskazuje, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Jeżeli przedmiotem przekazania są obowiązki związane ze sprawozdawczością, sprawozdania po ww. dacie sporządzać i przekazywać będzie kierownik jednostki obsługującej.

Przekazanie dokumentów wymaga z pewnością sporządzenia stosownego protokołu, w którym szczegółowo zostanie wyspecyfikowany przedmiot przekazania. Przekazanie to obejmie dokumenty (dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi inwentarzowe itp.), ale również np. licencje dotyczące wykorzystywanego oprogramowania. Uzasadnione jest także utrwalenie, np. w formie wydruków, aktualnych na dzień przekazania sald księgowych (konta syntetyczne i analityczne).

• ustawa z 9.6.2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 332 ze zm.)

• ustawa z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

• art. 48 ust. 7 ustawy z 25.6.2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1045 ze zm.)

• ustawa z 5.6.1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 814 ze zm.)