Przejście z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej w 3 krokach

Krok 1. Przygotowanie odwzorowań cyfrowych (skanów)

Wdrożenie decyzji o zmianie papierowej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe i dokumentacja związana ze stosunkiem pracy) na elektroniczną wymaga odwzorowania cyfrowego każdego znajdującego się w niej dokumentu. Może to być zeskanowanie, ale dopuszczalne są też inne metody digitalizacji. Odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny, który stanowi e-kopię dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż cyfrowa, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. W przypadku e-dokumentacji musi ono być sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. Stąd ma odpowiadać minimalnym warunkom technicznym. Oznacza to, że zarówno skan, jak i każdy inny dokument cyfrowy powinien mieć właściwą:

- rozdzielczość w zależności od rodzaju digitalizowanej treści (tekst drukowany, rękopis czy fotografia), koloru (czarno-biały czy kolorowy) oraz formatu, np. 200 dpi dla tekstów drukowanych, czarno-białych, w formacie A4 lub większym, a 300 dpi - przy rękopisie czarno-białym w takim samym formacie;

- minimalną ilość bitów na piksel uzależnioną - tak samo jak rozdzielczość - od treści, koloru i formatu, np. 1 piksel (czarno-białe) dla tekstów drukowanych, czarno-białych, w formacie A4 lub większym, a 16 pikseli (kolor) - przy rękopisie czarno-białym w takim samym formacie.

Możliwe będzie także korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu.

Proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej to konieczność zdigitalizowania wszystkich dokumentów każdego obecnego i byłego pracownika.

Krok 2. Podpisanie lub opieczętowanie e-dokumentów

Aby potwierdzić zgodność e-dokumentu z jego papierowym oryginałem, pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde przygotowane odwzorowanie cyfrowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym (moc własnoręcznego podpisu) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (potwierdzenie autentyczności danych). Do złożenia tego rodzaju podpisu i pieczęci niezbędne jest posiadanie odpowiednich, certyfikowanych urządzeń.

Krok 3. Zapewnienie odpowiedniego systemu teleinformatycznego

Dokumentacja pracownicza w wersji cyfrowej ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który ma zagwarantować:

- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem - ten wymóg będzie zrealizowany, gdy łącznie spełnione zostaną trzy warunki: ograniczenie dostępu do e-dokumentacji wyłącznie dla osób upoważnionych, ochrona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, a także korzystanie z metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana;

- integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

- stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian;

- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;

- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,

- funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Gdy zajdzie potrzeba przeniesienia e-dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego, pracodawca będzie musiał utworzyć uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych (m.in. identyfikator dokumentu, jego rodzaj i data powstania oraz nazwa pracodawcy) odnoszących się do każdego dokumentu. Każdy dokument ma być zapisany w odrębnym pliku, w tym odwzorowania cyfrowe papierowych oryginałów - w formacie pdf, inne - w formacie, w jakim były przechowywane, dane zapisane bez określonego formatu - jako txt, natomiast zestaw metadanych - w pliku XML o tej samie nazwie, co nazwa pliku, do którego się odnosi. Cały zbiór ma być przenoszony w jednym z formatów do kompresji, po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych