W Dz.U. z 2021 r. pod poz. 820 opublikowano rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 2.4.2021 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (dalej: rozporządzenie).
Z rozporządzenia wynika, że w ZGK zgromadzi się materiały zasobu, czyli zbiory danych utworzone na podstawie tych zbiorów danych opracowania kartograficzne, rejestry, wykazy i zestawienia oraz dokumentacja zawierająca wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych lub dokumenty utworzone w wyniku realizacji tych prac.
W centralnym ZGK gromadzone zbiory danych prowadzi Główny Geodeta Kraju, w wojewódzkim ZGK – marszałek województwa, w powiatowym ZGK – starosta.
Materiały zasoby pozyskuje się do zasobu w wyniku:
- realizacji prac geodezyjnych lub prac kartograficznych;
- działań organu prowadzącego zasób.
Sposób i tryb pozyskiwania, ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów zasobu określają przepisy § 6–11 rozporządzenia.
Materiały przyjęte do zasobu w postaci nieelektronicznej przetwarza się niezwłocznie do dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie PDF.
Organ prowadzący ZGK:
1) przechowuje materiały zasobu w sposób chroniący je przed zniszczeniem, w szczególności przed pożarem, powodzią lub kradzieżą oraz dostępem do nich osób nieuprawnionych;
2) wykonuje na nośnikach zewnętrznych, nie rzadziej niż raz na kwartał, kopie bezpieczeństwa materiałów zasobu w postaci elektronicznej;
3) przechowuje co najmniej dwie ostatnie kopie bezpieczeństwa, o których mowa w pkt 2, w pomieszczeniach zlokalizowanych poza budynkiem, w którym są przechowywane materiały ZGK, z zachowaniem procedur zapewniających bezpieczeństwo przechowywania danych.
Organ prowadzący zasób udostępnia kopie materiałów zasobu w postaci elektronicznej, w szczególności z wykorzystaniem usług sieciowych tego organu lub jego portalu internetowego. Udostępnienie materiałów zasobu odbywa się na podstawie wniosku albo zgłoszenia prac geodezyjnych lub jego uzupełnienia (§ 12 rozporządzenia).
Kopie materiałów zasobu udostępniane w formie dokumentów elektronicznych, opatruje się klauzulą urzędową zawierającą:
- nazwę organu udostępniającego materiał zasobu;
- identyfikator ewidencyjny materiału zasobu;
- nazwę materiału zasobu;
- datę wykonania kopii materiału zasobu;
- sumę kontrolną udostępnianego dokumentu elektronicznego według algorytmu SHA-2 (SHA-256).
Kopie materiałów zasobu udostępniane w postaci nieelektronicznej opatruje się klauzulą urzędową zawierającą informacje, o których mowa w pierwszych czterech punktach oraz imię, nazwisko i podpis osoby reprezentującej organ prowadzący ZGK (§ 13 rozporządzenia).
Wzory tych klauzul określa ust. 2 załącznika do rozporządzenia.
Klauzulę urzędową na kopiach materiałów zasobu udostępnianych w formacie PDF może stanowić kwalifikowany podpis elektroniczny osoby reprezentującej organ prowadzący ZGK albo kwalifikowana pieczęć elektroniczna tego organu, jeżeli na kopiach materiałów zasobu umieszczono wizualizację graficzną tego podpisu lub pieczęci zawierającą informacje identyfikacyjne. W przypadku udostępniania materiałów zasobu w związku ze zgłoszeniem prac geodezyjnych kwalifikowany podpis elektroniczny osoby reprezentującej organ prowadzący ZGK albo kwalifikowana pieczęć elektroniczna tego organu, potwierdzające przyjęcie operatu technicznego do zasobu, są równoważne z klauzulą urzędową.
Materiały z państwowego ZGK, które utraciły przydatność użytkową, podlegają wyłączeniu z tego zasobu, przy czym ta część, która stanowi materiały archiwalne, przekazuje się do właściwych archiwów państwowych. Organ prowadzący ZGK w celu wyłączania materiałów zasobu z tych przyczyn powołuje komisję w składzie co najmniej trzyosobowym spośród pracowników wykonujących zadania tego organu w zakresie geodezji i kartografii, która nie rzadziej niż raz w roku przeprowadza ocenę przydatności materiałów zasobu. Wyniki oceny przydatności materiałów zasobu komisja utrwala w formie protokołu, który zawiera:
- skład komisji;
- wykaz materiałów zasobu, które w ocenie komisji utraciły przydatność użytkową (wykaz ten zawiera: identyfikator ewidencyjny materiału zasobu, a także jego nazwę lub opis, oznaczenie kategorii archiwalnej materiału zasobu oraz uzasadnienie utraty jego przydatności użytkowej);
- miejsce i datę sporządzenia protokołu;
- podpisy członków komisji.
Kopie materiałów zasobu, które wyłączono z ZGK i stanowią dokumentację niearchiwalną, która może podlegać brakowaniu, można przekazać nieodpłatnie podmiotom realizującym zadania publiczne lub podmiotom pożytku publicznego albo innym podmiotom prowadzącym działalność kulturalną lub edukacyjną.
Z przepisów przejściowych i końcowych rozporządzenia wynika zaś, że:
- materiały zasobu przyjęte do państwowego ZGK przed 31.5.2021 r. stają się materiałami zasobu w rozumieniu rozporządzenia;
- rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencja materiałów zasobu oraz rejestr wniosków o udostępnienie materiałów zasobu prowadzone dotychczas stają się z dniem 31.5.2021 r. odpowiednio rejestrem prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencją materiałów zasobu oraz rejestrem wniosków o udostępnienie materiałów zasobu, o których mowa w § 8 rozporządzenia;
- dokumenty wchodzące w skład operatu technicznego, którym przed 31.5.2021 r. nadano numery identyfikacyjne, mogą pozostać w postaci dotychczasowej lub zostać połączone do jednego dokumentu elektronicznego w formacie PDF z zachowaniem identyfikatora ewidencyjnego materiału zasobu nadanego operatowi technicznemu;
- materiały zasobu w postaci nieelektronicznej przyjęte do państwowego ZGK przed 31.5.2021 r. przetwarza się sukcesywnie do postaci dokumentów elektronicznych nie dłużej niż do 31.12.2022 r.
Na koniec trzeba przypomnieć, że rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z 5.9.2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. z 2013 r. poz. 1183), które traci moc z dniem 31.5.2021 r.
