Prowadzenie akt osobowych pracownika po zawarciu z nim kolejnej umowy o pracę

Opis sytuacji: Wystawiono świadectwo pracy za okres od 1.7.2017 r. do 6.12.2019 r., jest też wniosek pracownika o rozwiązanie umowy w drodze porozumienia stron – schowany do części C „starych” akt osobowych. Pracodawca i pracownik porozumieli się jednak w kwestii kontynuowania zatrudnienia; została zawarta nowa umowa. Czy w tej sytuacji powinno się „pozbierać” od pracownika nowe kwestionariusze osobowe, PIT-2, oświadczenia m.in. dotyczące zapoznania się z regulaminami? Czy nowe dokumenty można dołączyć do poprzednio prowadzonych akt, czy powinno się założyć nową teczkę osobową? Jeżeli można kontynuować prowadzenie poprzedniej teczki, to czy trzba od nowa zaczynać numerację, czy kontynuować poprzednią? Czy w spisie dokumentów – przy kontynuowaniu prowadzenia poprzedniej teczki akt osobowych – powinno się jakoś zaznaczyć, że są nowe dokumenty po ustaniu poprzedniego zatrudnienia, np. wpisując w spis dokumentów adnotację „2. zatrudnienie”?

W opisanej sytuacji nie ma możliwości kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W związku z zawarciem kolejnej umowy o pracę w dniu 7.12.2019 r. pracodawca powinien dla tego pracownika założyć nową teczkę akt osobowych oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Powinien także dopełnić wszystkich pozostałych obowiązków wymaganych w związku z nawiązaniem kolejnego stosunku pracy z pracownikiem. Nie musiałby tego wszystkiego robić, gdyby zamiast zawierać nową umowę o pracę, na mocy porozumienia stron, przedłużył czas trwania poprzedniej umowy.

Ustawowy obowiązek kontynuowania prowadzenia dla pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej - w przypadku ponownego nawiązania z nim stosunku pracy w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), tj. w 10-letnim okresie liczonym od końca roku, w którym ustał poprzedni stosunek pracy − został wprowadzony od 1.1.2019 r. i dotyczy, co do zasady, tylko stosunków pracy nawiązanych począwszy od tej daty.

Ważne

Kontynuacja prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej jest możliwa także w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu 1.1.2019 r., ale tylko gdy za tego pracownika został złożony raport informacyjny do ZUS.

Zatem kontynuowanie prowadzenia przez pracodawcę dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (tj. dotyczącej stosunku pracy trwającego na dzień 1.1.2019 r.), w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem, np. w dniu 7.12.2019 r., jest możliwe tylko w przypadku spełnienia łącznie dwóch przesłanek:

1) trwania poprzedniego stosunku pracy w dniu 1.1.2019 r. oraz

2) złożenia za pracownika raportu informacyjnego do ZUS za okres zatrudnienia, tj. w tym przypadku za okres 1.7.2017 r.–31.12.2018 r. (z mocy ustawy raport informacyjny obejmuje tylko okresy zatrudnienia do 31.12.2018 r.).

W przedstawionej sytuacji, skoro nawiązanie kolejnego stosunku pracy nastąpiło bez choćby jednego dnia przerwy po rozwiązaniu pierwszego, to pracodawca nie ma możliwości złożenia raportu informacyjnego. Przepisy ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.; dalej: SysUbSpołU) nie przewidują bowiem konieczności wyrejestrowywania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ponownego jego rejestrowania, gdy stosunek pracy jest kontynuowany u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnej umowy o pracę oraz nie zaistniała żadna przerwa w zatrudnieniu. Takie okresy zatrudnienia traktowane są dla celów ubezpieczeń społecznych jako ciągłość ubezpieczeń. Natomiast zgodnie z art. 41b pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego dopiero wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych
(w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia, o którym mowa w art. 41a SysUbSpołU). W związku z tym, w opisanym przypadku, nie jest możliwe złożenie raportu informacyjnego do ZUS (dopóki pracownik nie zostanie zgodnie z prawem wyrejestrowany
z ubezpieczeń społecznych).

Skutkiem tego pracodawca musiał dla tego pracownika w grudniu 2019 r. założyć nowe akta osobowe i nową dokumentację pracowniczą w związku z zawarciem kolejnej umowy o pracę w dniu 7.12.2019 r. Pracodawca musiał także dopełnić innych obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika – zawarcie nowej umowy o pracę oznacza bowiem nawiązanie stosunku pracy. Pracodawca musiał np. zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy i odebrać od niego potwierdzające ten fakt oświadczenie.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych