Projekt wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027

Podstawę do wydania Wytycznych stanowi art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z 28.4.2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.U. poz. 1079).

Podkreślić należy, że – zgodnie z postanowieniami Wytycznych – do oceny prawidłowości przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia oraz zawartej w ramach projektu umowy w sprawie zamówienia stosować ma się wersję Wytycznych w sprawie kwalifikowalności wydatków obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem umowy. Nowa wersja Wytycznych ma być stosowana od dnia wskazanego w komunikacie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.

W podrozdziale 3.2 Wytycznych reguluje się udzielanie zamówień na podstawie zasady konkurencyjności. Określono, że właściwa instytucja zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie projektu, a wnioskodawców w regulaminie wyboru projektów – do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny – zgodnie z procedurami określonymi w podrozdziale dotyczącym zasady konkurencyjności. Z projektu Wytycznych wynika, że zasady konkurencyjności nie stosuje się m.in. do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 20 000 zł netto.

Szacowanie wartości zamówienia

Zamawiający (beneficjenci), na podobnych regułach jak dotychczas, będą dokonywali obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu, w tym mając na uwadze tzw. kryteria tożsamościowe. Podstawą obliczenia wartości jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku VAT, ustalone z należytą starannością. Wytyczne wymagają, aby szacowanie było dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania).

Co istotne, podmioty będące zamawiającymi w rozumieniu przepisów PrZamPubl, w pierwszej kolejności dokonują szacowania wartości zamówienia zgodnie z przepisami PrZamPubl, natomiast po stwierdzeniu, że szacunkowa wartość zamówienia ustalona na podstawie PrZamPubl nie przekracza wartości, od której istnieje obowiązek stosowania PrZamPubl, ustalają wartość realizowanych przez siebie zamówień w ramach projektu.

Wyboru metody wykorzystywanej do obliczania szacunkowej wartości zamówienia nie można dokonywać z zamiarem wyłączenia zamówienia z zakresu stosowania zasady konkurencyjności. Zabronione jest także zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej.

Bezstronność i obiektywizm

W Wytycznych wskazuje się, że należy podjąć odpowiednie środki, aby skutecznie zapobiegać konfliktom interesów, a także rozpoznawać oraz likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia, aby nie dopuścić do zakłócenia konkurencji oraz zapewnić równe traktowanie wykonawców. Konflikt interesów oznacza według Wytycznych każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia mają wykonywać osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Osoby zobowiązane zostają do złożenia oświadczenia w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (w rozumieniu odpowiednio art. 78 i art. 78¹ KC) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania.

Opis przedmiotu zamówienia

Jednym z wymagań Wytycznych jest zakaz, o ile nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia, zawierania w opisie przedmiotu zamówienia odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się stosowanie takich odniesień, jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób zgodnie ze zdaniem pierwszym. Takim odniesieniom powinny towarzyszyć słowa „lub równoważne”. W przypadku, gdy zamawiający korzysta z możliwości zastosowania odniesień do specyfikacji technicznych lub norm właściwych dla Europejskiego Obszaru Gospodarczego, nie może on odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli wykonawca udowodni w swojej ofercie, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

Ponadto do opisu przedmiotu zamówienia beneficjent ma stosować nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV).

Warunki udziału w postępowaniu

Z Wytycznych wynika, że wymaganie od wykonawców spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia zostaje pozostawione do decyzji zamawiającego. Jeżeli taką decyzję podejmie, warunki te określa się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Poza tym warunki udziału oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do niego oraz umożliwiać ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Zamawiający nie może formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. Przykładowo, w odniesieniu do zdolności technicznej lub zawodowej zamawiający może określić warunki dotyczące niezbędnego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, potencjału technicznego wykonawcy lub osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości.

Kryteria oceny ofert

W przypadku kryteriów oceny ofert pozostawia się co do zasady analogiczne do dotychczasowych wymagania odnośnie do ich kształtowania. Mają one być formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, przy czym każde kryterium oceny ofert musi być związane z przedmiotem zamówienia, sformułowane w sposób jednoznaczny i zrozumiały, a wagi poszczególnych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty.

Podaje się w Wytycznych otwarty (przykładowy) katalog kryteriów oceny ofert, wymieniając (podobnie jak ma to miejsce w przepisach PrZamPubl) m.in. jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne, organizację, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia, a także serwis posprzedażny oraz pomoc techniczną, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji. Jednocześnie wprost określa się, że kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia.

Terminy składania ofert

Na mocy Wytycznych minimalny termin składania ofert ma wynosić

Wymaga się przy tym, aby wyznaczony termin składania ofert uwzględnił złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na sporządzenie ofert. W przypadku zamówień, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza progi unijne w rozumieniu art. 3 PrZamPubl minimalny termin składania ofert ma wynosić 30 dni. Bieg terminu składania ofert rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Stosuje się tu bowiem art. 115 KC. O terminowym złożeniu oferty decyduje data złożenia oferty za pośrednictwem BK2021 (tj. Bazy konkurencyjności), z tym, że w przypadku wystąpienia technicznej przeszkody po stronie operatora BK2021 uniemożliwiającej złożenie oferty poprzez BK2021, o terminowym złożeniu oferty decyduje data złożenia oferty w sposób oraz formie wskazanej przez zamawiającego.

Wybór oferty najkorzystniejszej i dokumentowanie

W Wytycznych określa się, że zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę zgodną z opisem przedmiotu zamówienia, złożoną przez wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu (o ile zamawiający postawił takie warunki), w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny, spośród ofert złożonych za pośrednictwem BK2021. Zamawiający analizuje treść ofert po upływie terminu wyznaczonego na ich składanie. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają rażąco niskiej ceny lub kosztu tej oferty.

Wybór najkorzystniejszej oferty ma być dokumentowany pisemnie za pomocą protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającego informacje, których minimalny zakres określają Wytyczne. Taki protokół podlega udostępnieniu na wniosek wykonawcy.

Ogłoszenia

W sekcji – Ogłoszenia określa się w Wytycznych, że komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą strony internetowej przeznaczonej do zamieszczania zapytań ofertowych wskazanej w komunikacie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego opublikowanym na portalu i stronie internetowej prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego (Baza Konkurencyjności – BK2021, https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/). Możliwe jest jednak odstąpienie od takiej komunikacji, o czym zamawiający informuje wykonawców w zapytaniu ofertowym określając sposób komunikacji. Poza tym takie odstąpienie może nastąpić wyłącznie w sytuacjach ściśle opisanych w Wytycznych.

Zapytanie ofertowe

Podstawowy katalog informacji, jakie powinno zawierać zapytanie ofertowe, regulują Wytyczne. Wynika z nich, że zawiera ono w szczególności:

1. opis przedmiotu zamówienia,
2. warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez zamawiającego,
3. kryteria oceny ofert, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert oraz opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert,
4. termin składania ofert,
5. termin wykonania zamówienia,
6. informację na temat zakazu konfliktu interesów,
7. określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy,
8. opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz liczbę części zamówienia, na którą wykonawca może złożyć ofertę, lub maksymalną liczbę części, na które zamówienie może zostać udzielone temu samemu wykonawcy, oraz kryteria lub zasady, mające zastosowanie do ustalenia, które części zamówienia zostaną udzielone jednemu wykonawcy, w przypadku wyboru jego oferty w większej niż maksymalna liczbie części,
9. w sytuacji, gdy zamawiający udziela zamówienia w częściach, informację, że dane postępowanie obejmuje jedynie część zamówienia, wraz z określeniem zakresu lub wartości całego zamówienia oraz informacjami co do pozostałych części zamówienia.

Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający informuje w zapytaniu ofertowym o zakresie zmian. Ponadto przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

Informację o wyniku postępowania ogłasza się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe, zamieszczając w niej imię i nazwisko albo nazwę wybranego wykonawcy, jego siedzibę oraz kwotę umowy w sprawie zamówienia.

Umowa w sprawie zamówienia

Zawarcie umowy w sprawie zamówienia w trybie zasady konkurencyjności następuje w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, o których mowa w art. 78 i art. 78¹ KC. W przypadku, gdy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, postępowanie może zakończyć się zawarciem umowy na część zamówienia. Jeżeli wybrany wykonawca odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, zamawiający może zawrzeć umowę z wykonawcą, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

Podobnie, jak na gruncie przepisów PrZamPubl, także w zasadzie konkurencyjności nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zachodzą okoliczności wymienione w Wytycznych. Są one w zasadzie analogiczne do tych, które opisano w art. 455 PrZamPubl.

(Projekt wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/projekt-wytycznych-dotyczacych-kwalifikowalnosci-wydatkow-na-lata-2021-2027/).