Projekt ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych

Projekt musi jeszcze przejść parlamentarny proces legislacyjny, w toku którego nie można wykluczyć dokonania zmian w jego treści, ale już teraz warto zapoznać się z uprawnieniami i obowiązkami, które zostały zawarte w projekcie ustawy. Przewiduje się, że ustawa wejdzie w życie z dniem 18.4.2019 r., poza nielicznymi wyjątkami określającymi inne terminy rozpoczęcia jej obowiązywania.

Ustawa określa przede wszystkim zasady przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, a także system teleinformatyczny służący do ich przesyłania.

Projektodawcy podkreślają, że z fakturą nierozerwalnie związane są dokumenty, tj. np. nota księgowa, umowa, potwierdzenie dostawy, protokół zdawczo-odbiorczy. Dlatego też zapewnienie wprowadzenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, umożliwiającej jej automatyczne przetwarzanie przez systemy teleinformatyczne w zamówieniach publicznych, docelowo wymaga elektronizacji wszystkich dokumentów, które występują w obrocie wraz z fakturą.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to - w świetle projektu ustawy - spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 VATU. Ma składać się z danych wymaganych przepisami VATU oraz danych zawierających informacje dotyczące odbiorcy płatności i wskazania umowy o zamówienie publiczne. Mogą w niej znaleźć się też inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.

Inny ustrukturyzowany dokument (np. awizo dostawy, potwierdzenie odbioru) ma zawierać wskazanie umowy o zamówienie publiczne lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczą. Ma to na celu ułatwienie identyfikowania i powiązania między sobą dokumentów.

Zamawiający będzie obowiązany odebrać od wykonawcy ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną przesłaną za pośrednictwem platformy. Zastrzega się jednocześnie, że nie stosuje się art. 106n ust. 1 VATU, tj. przepisu, zgodnie z którym stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zapisy projektowanej ustawy nie będą zatem wymagać zgody na otrzymanie faktury elektronicznej od zamawiających, ponieważ będzie to ich obowiązkiem. Co istotne, wykonawca natomiast nie będzie miał obowiązku wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.

Zamówienia wyłączone spod stosowania ZamPublU a e-faktury

Podkreślić należy, że ustawa o elektronicznym fakturowaniu będzie mieć zastosowanie do zamówień wyłączonych spod stosowania ZamPublU na podstawie art. 4 pkt 8 ZamPublU tj. z uwagi na szacunkową wartość nieprzekraczającą 30 000 euro, ustaloną z zastosowaniem średniego kursu złotego w stosunku do euro, określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ZamPublU. Nastąpi to jednak dopiero od 1.8.2019 r., a więc później, niż w przypadku zamówień udzielanych według przepisów ZamPublU. Oznacza to, że przed tą datą zamawiający nie będzie miał obowiązku przyjmowania e-faktur dotyczących zamówień o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro.

Przepisy projektowanej ustawy (a zatem e-faktury) nie znajdą natomiast zastosowania do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 ZamPublU.

Przewiduje się, że tylko w przypadku zamówień, do których nie stosuje się ZamPublU, zamawiający może wyraźnie odmówić przyjęcia ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Konto na platformie do e-faktur i odbiór e-faktur

Narzędziem do realizacji obowiązku e-fakturowania będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, wspierająca proces przesyłania faktur elektronicznych. Zamawiający będzie obowiązany do posiadania konta na tej platformie. Powinien to zrobić przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej faktury.

Zamawiający będzie mógł upoważnić do odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Może to mieć miejsce np. gdy obsługa faktur jest delegowana do podległej wyspecjalizowanej jednostki lub jednostki zewnętrznej, która działa w imieniu i z upoważnienia zamawiającego.

W odniesieniu do wykonawcy wskazuje się, że wyśle ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, wykorzystując własne konto na platformie (jest to niezbędne do jego identyfikacji), chyba że upoważni do wysłania inną osobę. Jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną będzie wysyłać osoba upoważniona, w treści faktury niezbędne będzie zamieszczenie stosownej adnotacji o wykonawcy.

Podkreślić należy, że korzystanie z platformy ma być bezpłatne zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. Uwierzytelnienie użytkownika platformy nastąpi w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Funkcjonowanie platformy ma - zgodnie z projektem ustawy - zapewnić minister właściwy do spraw gospodarki. Co więcej, platforma ma umożliwiać przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL (tj. stowarzyszenie międzynarodowe z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych).

Na ministra właściwego do spraw gospodarki nakłada się - mający wejść w życie z dniem 1.1.2019 r. - obowiązek zamieszczenia na platformie dokumentacji organizacyjno-technicznej platformy, zawierającej w szczególności:

  • opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy;
  • dokumentację dotyczącą ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych;
  • wymagania techniczne i organizacyjne konta służącego do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych.

Platforma do przesyłania e-faktur a wymagania RODO

W projekcie ustawy uregulowane są także kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych zawartych w ustrukturyzowanych fakturach elektronicznych oraz ustrukturyzowanych dokumentach elektronicznych. Wskazuje się, że minister właściwy do spraw gospodarki jest administratorem przetwarzanych na platformie danych osobowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia RODO, a dane osobowe zgromadzone na platformie mogą być przetwarzane w celu zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.

Administrator danych będzie mógł publikować dane osobowe zgromadzone w związku z fakturowaniem elektronicznym w zamówieniach publicznych, w zakresie niezbędnym do zapewnienia przejrzystości i rozliczalności oraz z poszanowaniem zasady ochrony prywatności. W ten sposób określa się wąsko cel oraz zasady ewentualnej publikacji danych osobowych.

W pozostałym zakresie trzeba będzie mieć na uwadze regulacje zawarte w szczególności w art. 4-6 ustawy z 10.5.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. poz. 1000), gdzie wprowadzone zostały szczegółowe uregulowania dotyczące przetwarzania danych osobowych przy wykonywaniu zadań publicznych.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych