W preambule do projektu rozporządzenia podkreśla się, że jednym z głównych celów dyrektywy 2014/24/UE jest zmniejszenie obciążeń administracyjnych w stosunku do zamawiających oraz wykonawców, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw. Kluczowym elementem tych starań jest właśnie jednolity europejski dokument zamówienia.
Jednolity europejski dokument zamówienia ma zatem stanowić – stosownie do art. 59 nowej dyrektywy 2014/24/UE – podstawowy dokument potwierdzający spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Jest to oświadczenie własne wykonawcy stanowiące dowód wstępny, zastępując zaświadczenia wydawane przez organy publiczne lub osoby trzecie. Wykonawca będzie w nim potwierdzał, że nie podlega wykluczeniu i spełnia ustalone przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, w tym obiektywne kryteria mające na celu ograniczenie liczby wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu. Standardowy formularz dokumentu powinien w związku z tym zostać zredagowany, w taki sposób aby wyeliminować potrzebę przedstawiania znacznej liczby zaświadczeń lub innych dokumentów odnoszących się do kryteriów wykluczenia i kwalifikacji. Z tego samego względu standardowy formularz powinien również zawierać stosowne informacje w odniesieniu do podmiotów, na których zdolnościach polega wykonawca, tak aby weryfikacja informacji mogła być przeprowadzana łącznie z weryfikacją dotyczącą głównego wykonawcy oraz na takich samych warunkach. Jednolity europejski dokument zamówienia powinien również przynieść dalsze uproszczenia zarówno dla wykonawców, jak i zamawiających, zastępując różne i rozbieżne krajowe oświadczenia własne jednym standardowym formularzem, ustanowionym na szczeblu europejskim. Co istotne, formularz ten będzie dostępny w językach urzędowych.
W załączniku do projektu rozporządzenia (dość obszernym) wskazuje się na obowiązki zamawiającego oraz odpowiedzialność wykonawcy, związane z jednolitym europejskim dokumentem zamówienia. Mianowicie przy przygotowywaniu dokumentów zamówienia do celów danego postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający zobligowani będą przygotować jednolity europejski dokument zamówienia, który ma być stosowany w postępowaniu. Będą to czynić wypełniając wstępnie standardowy formularz, aby wskazać, których informacji będą wymagać od wykonawców. Zamawiający będzie żądał pełnej dokumentacji potwierdzającej spełnianie warunków udziału w postępowaniu jedynie od wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Dodatkowo, na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiającemu będzie przysługiwało uprawnienie do zwrócenia się do wykonawców o przedłożenie wszystkich lub niektórych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o ile będzie to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania. Wykonawcy zaś będą mogli zostać wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia lub będą podlegać odpowiedzialności karnej na mocy prawa krajowego:
w przypadkach poważnego wprowadzenia w błąd przy wypełnianiu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia lub przy przedstawianiu informacji wymaganych do weryfikacji braku podstaw wykluczenia lub spełnienia kryteriów kwalifikacji, bądź też w przypadku odmowy przedstawienia takich informacji lub gdy wykonawcy nie są w stanie przedłożyć dokumentów potwierdzających. Ponadto wykonawcy będą mogli ponownie wykorzystać jednolity europejski dokument zamówienia użyty we wcześniejszym postępowaniu, pod warunkiem potwierdzenia, że informacje w nim zawarte są nadal prawidłowe. Będą jednakże musieli wypełnić nowy dokument zamówienia w odniesieniu do informacji, które nie będą już prawidłowe, albo których nie było we wcześniejszym jednolitym europejskim dokumencie zamówienia.