Urząd gminy nie jest organem publicznym w rozumieniu przepisów o ochronie sygnalistów (dalej: OchrSygnalU), w związku z czym procedurę zgłoszeń zewnętrznych ustala organ publiczny. Organem publicznym jest m.in. organ gminy, czyli wójt i rada gminy, jednak z uwagi na to, że organem wykonawczym jest tu wójt, który m.in. wykonuje uchwały rady gminy, to, zdaniem autora, tylko wójt ustala dla gminy procedurę zgłoszeń zewnętrznych, wyznaczając do przyjmowania tych zgłoszeń pracowników urzędu gminy.
Zgodnie z art. 33 OchrSygnalU, organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, czyli procedurę zgłoszeń zewnętrznych.
Wynika z tego, że procedurę zgłoszeń zewnętrznych ustala organ publiczny, przez który rozumie się naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych (art. 2 pkt 6 OchrSygnalU).
Organami gminy są (art. 11a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym; dalej: SamGminU):
1) rada gminy;
2) wójt (burmistrz, prezydent miasta).
Natomiast w odniesieniu do urzędu gminy, to z art. 33 SamGminU wynika m.in., że wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy, który jest też kierownikiem urzędu, ale może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia. Ponadto, kierownik urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
Urząd gminy jest więc organem pomocniczym, który obsługuje nie tylko organ wykonawczy gminy, ale też stanowiący, czyli radę gminy. Podkreśla to orzecznictwo: „Choć przewodniczący rady wykonuje wiele czynności organizacyjnych związanych np. ze zwoływaniem sesji rady lub poszczególnych komisji, to nie ma on jakichkolwiek uprawnień do nadzorowania pracy przydanego mu biura, bowiem (…) kierownikiem urzędu gminy jest wójt i to jemu podlegają wszyscy zatrudnieni tam pracownicy, łącznie z tymi, którzy zajmują się obsługą rady gminy, jej przewodniczącego i komisji. Tym samym nie jest dopuszczalne utworzenie na potrzeby obsługi działalności rady jednostki organizacyjnej, jako odrębnego podmiotu podporządkowanego wyłącznie przewodniczącemu rady” [uzup. Autora] (wyr. WSA w Warszawie z 10.2.2021 r., II SA/Wa 1415/20).
Oznacza to, że tylko urząd gminy obsługuje obydwa organy publiczne, czyli wójta (burmistrza, prezydenta miasta) i radę gminy. Jednak w moim przekonaniu organem wykonawczym gminy jest wójt, który zgodnie z art. 30 SamGminU wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami prawa, a do jego zadań należy w szczególności:
1) przygotowywanie projektów uchwał rady gminy;
2) opracowywanie programów rozwoju;
3) określanie sposobu wykonywania uchwał;
4) gospodarowanie mieniem komunalnym;
5) wykonywanie budżetu;
6) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
W realizacji zadań własnych gminy wójt podlega wyłącznie radzie gminy.
Z przepisów tych można wywieść, w przekonaniu autora, że wystarczy ustalenie wdrożenie jednej procedury zgłoszeń zewnętrznych przez wójta, który występuje jako organ publiczny i jako organ wykonawczy gminy, do którego zadań należy m.in. wykonywanie uchwał rady gminy, czyli organu stanowiącego. Poza tym, to wójt kieruje bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz (art. 31 SamGminU).
W tym kontekście, ważne są przepisy art. 44 OchrSygnalU, z których wynika m.in., że organ publiczny upoważnia spośród pracowników urzędu obsługującego ten organ osoby uprawnione do:
1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
2) kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
3) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
