Problemy z ewidencjonowaniem czasu pracy w ramach ruchomego rozkładu czasu pracy

Ruchomy czas pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy). Zgodnie z przepisami KP pracownik co do zasady ma w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Ponadto pracodawca został zobowiązany do ewidencjonowania czasu pracy pracownika. Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dla każdego pracownika przewidują także przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286, ze zm.).

Jak podkreślono w interpelacji poselskiej (nr 27429) w powyższych aktach prawnych brakuje przepisów nakładających na pracodawcę obowiązek ewidencjonowania godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez pracownika, który wybrał rozkład czasu pracy w postaci ruchomej. Efektem tego może być nieprzestrzeganie przez pracodawców prawa do odpoczynku pracownika. W związku z tym zapytano ministra pracy i polityki społecznej, czy brak obowiązku ewidencyjnego godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy leżącego po stronie pracodawcy może naruszać prawo pracownika do dobowego oraz tygodniowego odpoczynku przy ruchomym rozkładzie czasu pracy, a także o ewentualną zmianę przepisów w zakresie sposobu ewidencjonowania czasu pracy przy ruchomym rozkładzie czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy

W odpowiedzi resort pracy wskazał, że ewidencja czasu pracy nie funkcjonuje w oderwaniu od innych dokumentów związanych z organizacją pracy u danego pracodawcy, takimi jak: listy obecności czy inne formy odnotowywania aktywności pracowników w trakcie pracy.

Zatem przy ustalaniu zachowania okresów odpoczynku dobowego można pomocniczo posługiwać się dokumentami związanymi z obowiązującym u danego pracodawcy sposobem potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy. Ten sposób potwierdzania obecności w pracy może wskazywać na godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w danym dniu. Jest on określony w regulaminie pracy obowiązującym u danego pracodawcy (art. 104¹ pkt 9 KP), a u pracodawcy niezobowiązanego do tworzenia regulaminu pracy – w informacji przekazywanej pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 KP).

Stosując ruchomy rozkład czasu pracy i ustalając określone ramy czasu dotyczące godziny rozpoczynania pracy, powinny one uwzględniać możliwość skorzystania przez pracownika z co najmniej 11-godzinnego dobowego okresu odpoczynku przed rozpoczęciem pracy w kolejnym dniu. Co prawda przy ruchomym czasie pracy to pracownik decyduje o godzinach pracy w poszczególnych dobach, jednak to pracodawca ma obowiązek organizacji czasu pracy i zabezpieczenia przestrzegania przepisów prawa pracy. Stosując ruchomy czas pracy, pracodawca ma obowiązek wyznaczyć przedział czasowy, w którym pracownik może rozpocząć pracę w taki sposób, aby zagwarantować zachowanie nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku (maksymalnie 5 godzin przy podstawowym systemie czasu pracy). Jeżeli pracownik świadczy pracę przez 8 godzin, to niezależnie od tego, o której zaczyna pracę w następujących po sobie dniach, będzie miał zapewniony 11-godzinny odpoczynek dobowy.

Ministerstwo Pracy stwierdziło, że przeanalizuje przepisy pod kątem konieczności zmian w prawie dotyczących sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy.