Obecnie praca zdalna nie jest uregulowana w Kodeksie pracy, zgodnie z art. 3 ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w związku z epidemią COVID-19, czasowo zostało umożliwione stosowanie pracy zdalnej, do końca stanu epidemii, a także do 3 miesięcy po jego zakończeniu, regulacja będzie obowiązywała. Zarówno pracodawcy jak i pracownicy postulują uregulowanie w pełni i na stałe tego rodzaju formy świadczenia pracy. Biorąc pod uwagę zmiany na rynku pracy, nawet po zakończeniu pandemii COVID-19, praca zdalna na stałe wpisze się do pracowniczej rzeczywistości. W związku z tym niezbędne okazało się podjęcie działań legislacyjnych w tym zakresie i przygotowanie projektu nowelizacji Kodeksu pracy w tym zakresie.

Obecnie przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość świadczenia pracy poza zakładem pracy w formie telepracy, jednak w sposób mniej elastyczny niż przywołana regulacja dotycząca pracy zdalnej. Obowiązująca przesłanka regularności wykonywania pracy w formie telepracy, z uwagi na jej nieostrość, budziła zawsze wiele wątpliwości interpretacyjnych. Pandemia tak naprawdę wymusiła na wielu pracodawcach przyspieszenie i wdrożenie w praktyce pracy zdalnej, nie czekając na uregulowanie tej kwestii w Kodeksie pracy, korzystając z jednej strony z dotychczasowej praktyki stosowania Home Office, telepracy i rozwiązań covidowych. Finalnie, zgodnie z propozycją resortu pracy, zaproponowano zastąpienie w Kodeksie pracy przepisów o telepracy właśnie pracą zdalną.  Niektóre rozwiązania prawne normujące telepracę zostały przejęte do nowych kodeksowych przepisów o pracy zdalnej. Projektodawca uznał za zasadne pozostawienie regulacji, które mają już ugruntowaną praktykę w przypadku stosowania ich przy telepracy, strona społeczna podobnie zgadza się na zastąpienie telepracy przepisami o pracy zdalnej. 

Zgodnie z informacjami przekazanymi przez resort pracy, związanymi z wpisaniem pracy zdalnej do Kodeksu pracy przyjęto następujące najważniejsze regulacje, które polegają na:

  •  wprowadzeniu definicji pracy zdalnej, zgodnie z którą pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
  • przyjęciu, że praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia (w tym drugim przypadku do zmiany umowy o pracę – w zakresie miejsca wykonywania pracy – nie będzie wymagana forma pisemna);
  • umożliwieniu polecenia przez pracodawcę w szczególnych przypadkach (tj. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe) – wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, przy zastrzeżeniu złożenia przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie;
  • uregulowaniu obowiązku określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:
  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
  • regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna  zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników);
  • umożliwieniu wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo regulamin, o których mowa w pkt 4, określające zasady wykonywania pracy zdalnej;
  • wprowadzeniu możliwości wiążącego wycofania się z pracy zdalnej przez pracodawcę lub pracownika;
  • uregulowaniu obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną (m.in. zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną) oraz przyznania stronom uprawnienia do ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej;
  • unormowanie prawa kontroli pracownika przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
  • ustanowieniu zakazu dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • zagwarantowaniu pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prawa do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników;
  • wprowadzeniu szczególnych zasad w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • wyodrębnieniu okazjonalnej pracy zdalnej, do której z uwagi na jej szczególny charakter, nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej;
  • umożliwieniu pracownikowi przekazywania wszystkich wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Warto również wskazać, że ustawodawca planuje w związku z wprowadzeniem do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej dokonać również nowelizacji ustawy z 27.8.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, mają one polegać na: 

  •  objęciu kosztów ponoszonych przez pracodawcę, a związanych z zatrudnieniem i sposobem wykonywania pracy przez pracownika, wsparciem przewidzianym w systemie rehabilitacji zawodowej i zatrudniania osób niepełnosprawnych; regulacja ta ułatwi pracodawcom podjęcie decyzji o zatrudnieniu w ramach pracy zdalnej lub o działaniach prozatrudnieniowych na rzecz osób o szczególnych schorzeniach lub wyższych stopniach niepełnosprawności (dodanie po art. 2 ww. ustawy art. 21, zgodnie z którym dla celów określonych w ustawie ekwiwalent pieniężny lub ryczałt przysługujący pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, wlicza się do wynagrodzenia brutto, o którym mowa w art. 2 pkt 4a ww. ustawy),
  • zmianie redakcyjnej polegającej na zastąpieniu w art. 4 w ust. 5 pkt 2 sformułowania „zatrudnienia w formie telepracy” brzmieniem: „wykonywania pracy zdalnej”, z uwagi na uchylenie w Kodeksie pracy przepisów dotyczących telepracy;
  • zwolnieniu pracodawcy z obowiązku dodatkowego zapewnienia doraźnej opieki medycznej pod adresem zamieszkania lub pobytu osoby niepełnosprawnej wykonującej tam pracę nakładczą lub zdalną – w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 10 dni roboczych w miesiącu, a w przypadku pracownika lub wykonawcy pracy nakładczej zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy – w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru czasu pracy (zmiany w art. 28 ww. ustawy); głównym celem zmiany jest ograniczenie kosztów, które musiałby ponosić pracodawca w związku z zawieraniem dodatkowych umów z podmiotami świadczącymi usługi w zakresie opieki doraźnej w pobliżu, np. adresu zamieszkania lub pobytu pracowników i wykonawców, co mogłyby zniechęcać ich do tych form zatrudnienia. Dotyczyć to będzie sytuacji, w których praca nakładcza lub zdalna są wykonywane w tych warunkach okazjonalnie lub przez część miesiąca.