Polityka zakupowa państwa na lata 2022–2025

Stosowanie rozwiązań korzystnych dla MŚP

Przewiduje się w Polityce zakupowej państwa, że konsekwentnym wsparciem MŚP będzie w szczególności dzielenie zamówienia na części lub dopuszczanie składania ofert częściowych, stawianie wykonawcom proporcjonalnych wymagań, w tym proporcjonalnych wymagań finansowych, zapewnienie optymalnego czasu na przygotowanie się do udziału w postępowaniu oraz złożenie oferty, udzielanie zaliczek i częściowych płatności również w umowach zawieranych na okres krótszy niż 12 miesięcy.

W Polityce zakupowej państwa wskazano, że zamawiający wchodzący w skład administracji rządowej udzielający zamówień publicznych na usługi, dostawy oraz roboty budowlane w sektorach takich jak:

– zobowiązani są w przypadku każdego zamówienia do ukształtowania całego procesu zakupowego, w tym postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w sposób zapewniający MŚP możliwość ubiegania się o zamówienie.

W przypadku pozostałych zamówień niezaliczanych do powyższych sektorów  zamawiający zostają zobowiązani, w ramach przygotowań do każdego procesu zakupowego, rozważyć stopień potencjalnego zainteresowania oraz zdolność do pozyskania danego zamówienia przez wykonawców należących do sektora MŚP.

Odstąpienie od powyższych reguł powinno nastąpić wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy przemawiają za tym uzasadnione interesy lub potrzeby   zamawiającego. Przesłanki odstąpienia nie może natomiast stanowić brak realnych i wymiernych korzyści, w tym korzyści ekonomicznych, po stronie zamawiającego.

Wprowadzenie mechanizmu certyfikacji wykonawców 

Szczególną uwagę należy zwrócić na wpisane do Polityki zakupowej państwa wprowadzenie mechanizmu certyfikacji do systemu zamówień publicznych. Stworzy on wykonawcom możliwość uzyskania certyfikatu, który będzie służył do wykazania braku podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu (dysponowanie określoną wiedzą, doświadczeniem, personelem, sprzętem itp.). Wykonawca będzie uprawniony do posługiwania się certyfikatem na potrzeby wielu różnych postępowań, bez potrzeby każdorazowego gromadzenia i składania dokumentów (podmiotowych środków dowodowych).

Promowanie zrównoważonych zamówień

Polityka zakupowa państwa promuje zamówienia zrównoważone, a więc zielone, zdrowotne, prospołeczne, oraz zamówienia innowacyjne. W konsekwencji zawiera rozwiązania, które mają prowadzić do wzrostu liczby tego typu zamówień, a mianowicie takie jak:

1. promocja aspektów społecznych, środowiskowych, prozdrowotnych oraz innowacyjnych w zamówieniach publicznych;
2. promocja kalkulacji kosztów cyklu życia produktu;
3. powołanie zespołu ds. zielonych zamówień (będzie pełnił rolę koordynacyjną w ramach administracji rządowej w zakresie zielonych zamówień publicznych).

Określa się w Polityce zakupowej państwa, że zamawiający stosując się do rekomendacji polityki będzie realizować zasadę efektywności w swoich postępowaniach. Przepisy PrZamPubl wprawdzie nie nakazują, aby w każdym zamówieniu zamawiający uwzględniał aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub inne, ale powinien za każdym razem rozważyć, czy którykolwiek z tych aspektów mógłby być uzyskany w danym zamówieniu i czy jest to uzasadnione.

Przykładowo, w wymiarze proceduralnym o uznaniu zamówienia za zamówienie zielone decyduje uwzględnienie w ramach konkretnego postępowania aspektów środowiskowych. Aspekty środowiskowe mogą zostać wykorzystane w:

1. opisie przedmiotu zamówienia (np. wymagania dotyczące określonych poziomów oddziaływania na środowisko);
2. warunkach udziału w postępowaniu lub w fakultatywnych podstawach wykluczenia  (np. obowiązek spełniania wymogów systemów lub norm zarządzania środowiskowego);
3. kryteriach oceny ofert (np. kryteria odnoszące się do efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia);
4. wymaganiach związanych z realizacją zamówienia (np. wymagania dotyczące określonych środków zarządzania środowiskowego).

Rolą Polityki zakupowej państwa będzie ponadto włączenie środków wydatkowanych w ramach systemu zamówień publicznych do działań państwa w zakresie rozwoju polskich innowacji. Ma to pomóc w przezwyciężeniu niechęci kierowników zamawiających do podejmowania ryzyka w związku z udzielaniem innowacyjnych zamówień.

Przykłady dobrych praktyk  uwzględniających dostępność dla osób z szczególnymi potrzebami

Podkreślić należy, że jednym z załączników do uchwały dotyczącej Polityki zakupowej państwa są „Dobre praktyki – przykładowe warunki dostępności wraz z przykładowymi zapisami możliwymi do wykorzystania przez zamawiających”. Mogą być one pomocne dla wielu zamawiających. Przepisy ustawy z 19.7.2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, nakładają bowiem na podmioty publiczne obowiązek zapewnienia grupie beneficjentów jej przepisów minimalnych warunków dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej. Obowiązek ten powinien być realizowany między innymi na gruncie zamówień publicznych. W celu jego skutecznej realizacji zamawiający powinni uwzględniać również pozaustawowe wytyczne dotyczące dostępności, bowiem ich zastosowanie może przyczynić się do lepszej realizacji obowiązków ustawowych. Co istotne, w przykładach dobrych praktyk zamieszczono oznaczenia, które elementy są obligatoryjne – zgodnie z minimalnymi wymaganiami służącymi zapewnieniu dostępności, a które fakultatywne – stanowiące dobre praktyki.  Przykłady dotyczą m.in. zamówienia na organizację szkolenia w formie stacjonarnej lub on-line, zapisów w opisie przedmiotu zamówienia dotyczących stosowania dostępnych dokumentów, a także dotyczących zapewnienia usługi tłumacza polskiego języka migowego.

Wytyczne dotyczące stworzenia strategii zakupowych

W ramach Polityki zakupowej państwa przedstawia się także wytyczne dotyczące stworzenia strategii zakupowych. Przypomnienia wymaga, że zgodnie z art. 22 PrZamPubl zamawiający będący centralnym organem administracji rządowej, sporządza strategię zarządzania dla poszczególnych kategorii zakupowych zgodną z polityką zakupową państwa. W strategii określa się zamówienia o charakterze kluczowym dla realizacji polityki zakupowej państwa.

Wskazano, że zamawiający powinni podjąć próbę zdiagnozowania i podziału zakupów według schematu, wzorowanego na modelu macierzy, opracowanej przez dr. Petera Kraljica. Różnica polega jednak na tym, że na osi pionowej, w przypadku zamówień publicznych, nie jest zaznaczony wpływ na wynik finansowy, ale możliwość realizowania ustawowych celów, jakie są nałożone na zamawiającego będącego organem administracji rządowej (linia pionowa na poniższej macierzy).

Zgodnie z powyższym modelem macierzy Kraljica całość zamówień należy podzielić na cztery grupy:

1. produkty standardowe (np. materiały biurowe, usługi sprzątania, catering),
2. zakupy dźwignie (tj. zamówienia mające bardzo duży wpływ na możliwość realizowania celów ustawowych zamawiającego, ale niewiążące się z dużym ryzykiem zakupowym i terminową realizacją zamówienia),
3. zakupy strategiczne (tj. rodzaj zakupów, w którym o poszczególnych etapach, terminach oraz potencjalnych ryzykach powinien być informowany kierownik zamawiającego, a najważniejsze role w procesie przygotowywania i przeprowadzania postępowania i w komisji przetargowej powinni pełnić dyrektorzy poszczególnych komórek oraz pracownicy z największym doświadczeniem i umiejętnościami),
4. tzw. wąskie gardła (tj. przedmiot zamówienia ma niewielki wpływ na możliwość realizowania ustawowych celów, ale występuje duże ryzyko związane z terminową realizacją zamówienia).