Platforma Elektronicznych Faktur w zamówieniach publicznych od 18.4.2019 r.

Usługi są świadczone równolegle przez dwóch Brokerów PEF na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii, przez Infinite IT Solutions Sp. z o.o. z Lublina, a także przez Konsorcjum PEFEXPERT (Softiq Sp. z o.o. z Gliwic, Edison S.A. z Krakowa, Euvic Sp. z o.o. z Gliwic oraz MedApp S.A. z Krakowa).

PEF jest platformą wpierającą proces obsługi zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia i obsługuje 6 usług: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową. Proces można rozpocząć na dowolnym etapie (od etapu zamówienia do faktury korygującej). Nie jest obowiązkowe wystawienie żadnego dokumentu. Obowiązek dotyczy natomiast odbioru przez zamawiających dokumentu faktury ustrukturyzowanej. Został on ustanowiony bowiem przez ustawę z 9.11.2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. poz. 2191; dalej: ElFaktZamPubU) do postępowań wszczętych od 18.4.2019 r. o wartości przekraczającej 30 000 euro, a od 1.8.2019 r. także do zamówień publicznych z art. 4 pkt 8 ZamPublU, tj. o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro. W przypadku innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych - stosownie do art. 4 ust. 4 ElFaktZamPubU - zamawiający i wykonawca mogą je wysyłać i odbierać za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.

Ponadto z art. 12 ust. 2 ElFaktZamPubU wynika, że przepisów tej ustawy nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy (tj. przed 18.4.2019 r. ) i umów zawartych w wyniku takich postępowań.

Na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/ zarówno zamawiający, jak i wykonawcy mogą znaleźć pomocne informacje odnośnie do funkcjonowania PEF, z których kluczowe przedstawiamy poniżej. Do rozpoczęcia korzystania z PEF niezbędne jest założenie konta. Korzystać z PEF możesz także przez podłączenie swojego systemu ERP za pomocą nowoczesnego API, jak również pobierając i instalując aplikację PEF na swoim komputerze. Posiadanie konta na Platformie PEF jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego.

Jak się zarejestrować na PEF?

W procesie rejestracji, osoba rejestrująca musi podpisać oświadczenie, że jest upoważniona do utworzenia Konta Podmiotu danej organizacji. Do podpisania oświadczenia wykorzystywany jest Profil Zaufany (w przyszłości będą możliwe również inne metody uwierzytelniania). Dostęp do PEF jest możliwy także dla wielu użytkowników w ramach jednego Konta Podmiotu. Każdy użytkownik posiada swój indywidualny login i hasło w ramach tego Konta. System PEF umożliwia dla jednej organizacji tworzenie dodatkowych skrzynek (dedykowanych dla jednostek/wydziałów/komórek organizacyjnych). Ponadto każda jednostka organizacyjna może zarejestrować swoje Konto Podmiotu. W tym celu musi się posłużyć NIP-em do rozliczeń VAT jednostki nadrzędnej (np. Urzędu Miasta) oraz indywidualnym identyfikatorem (np. NIP lub GLN), który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na PEF. W przypadku chęci wykorzystania numeru GLN każda jednostka musi samodzielnie pozyskać taki numer.

Powiadomienie o dokumencie w PEF

Podkreślić należy, że w celu ułatwienia korzystania z PEF wysyła ona e-mail do użytkownika o pojawieniu się nowego dokumentu na jego koncie. Użytkownik ma możliwość włączenia lub wyłączenia opcji takich powiadomień. Niestety PEF nie wystawia urzędowych poświadczeń odbioru. Jeżeli na fakturze znajdą się błędy. np. nieprawidłowa kwota lub nieprawidłowe dane (np. adres odbiorcy), PEF umożliwia przesłanie faktury korygującej.

Wypełnianie i opisywanie faktur

Platforma przewiduje możliwość zaimportowania danych z pliku xml zgodnego ze specyfikacją PEF automatycznie przez API lub przez ręczne wpisanie bezpośrednio na PEF. Trzeba przy tym pamiętać, że PEF służy do wysyłania dokumentów elektronicznych „do bram urzędu”, a dalsze obiegi dokumentów muszą być realizowane w systemach tych urzędów. Platforma PEF automatycznie wiąże dokumenty na podstawie uzupełnionych przez użytkownika ich identyfikatorów (np. numer kontraktu lub numer dokumentu).




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw nam swój numer telefonu
i adres e-mail, a skontaktujemy się z Tobą:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych