Ustawa o ochronie ludności i obronie cywilnej (dalej: OchrCywU) nakłada na organy ochrony ludności obowiązek organizowania regularnych ćwiczeń z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej (art. 53 ust. 1 OchrCywU). Ćwiczenia powinny być przeprowadzane nie rzadziej niż raz na rok na podstawie planów ćwiczeń ochrony ludności i obrony cywilnej. Plan ćwiczeń na poziomie lokalnym powinien zostać opracowany przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) i podlega zatwierdzeniu przez starostę. W przypadku planów dla miasta na prawach powiatu, organem zatwierdzającym plan ćwiczeń jest wojewoda.
W przepisach OchrCywU lakonicznie uregulowano kwestię zakresu i sposobu prowadzenia ćwiczeń, wskazując jedynie, że uczestniczyć w nich powinny, stosownie do potrzeb, podmioty ochrony ludności. Mowa tu zarówno o podmiotach wskazanych w art. 17 OchrCywU, jak i włączonych do systemu ochrony ludności na podstawie porozumień (art. 19 ust. 1 OchrCywU), mocą decyzji administracyjnej (art. 20 ust. 1 OchrCywU) czy też aktów kierownictwa wewnętrznego (art. 18 ust. 1 OchrCywU). Ponadto, przepisy OchrCywU obligują właściwy organ ochrony ludności do sporządzenia po przeprowadzeniu ćwiczeń raportu z ich realizacji, który podlega ocenie i zatwierdzeniu przez organ, który uprzednio zatwierdził plan ćwiczeń.
Więcej szczegółów zawiera rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 25.2.2025 r. w sprawie ćwiczeń z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej (dalej: ĆwiczOchrCywR). Należy na wstępie zaznaczyć, że w akcie tym nie ma żadnego wzoru planu ćwiczeń, który mógłby zostać wykorzystany przez organ ochrony ludności. Rozporządzenie ogranicza się do wskazania niezbędnych elementów ćwiczeń oraz metod, które mogą zostać wykorzystane w ich trakcie.
W szczególności ćwiczenia muszą obejmować działania skierowane do osób zajmujących stanowiska kierownicze w organach i podmiotach ochrony ludności, a także sprawdzenie gotowości do działania oraz sprawności podmiotów ochrony ludności i obrony cywilnej i ich zdolności do współdziałania z innymi podmiotami ochrony ludności i obrony cywilnej podczas katastrof naturalnych, awarii technicznych lub sytuacji kryzysowych. W toku ćwiczeń należy także zapewnić udoskonalenie umiejętności działania zespołowego podmiotów ochrony ludności i obrony cywilnej przy wykonywaniu zadań ochrony ludności i obrony cywilnej oraz zdolności do współdziałania z organami ochrony ludności, a także weryfikację właściwej współpracy i realizacji dobrych praktyk podmiotów ochrony ludności i obrony cywilnej (§ 2 ĆwiczOchrCywR).
Rozporządzenie przewiduje dwie główne formy ćwiczeń (§ 3 ĆwiczOchrCywR):
1) ćwiczenia organizowane z udziałem rzeczywistych sił i środków wymagające fizycznej obecności wyznaczonych podmiotów w miejscu prowadzenia ćwiczeń i wykonywania przez nie określonych zadań. Jest to więc forma bezpośrednio odwzorowująca sytuację zagrożenia i umożliwiająca przetestowanie odpowiednich działań w realnej rzeczywistości;
2) ćwiczenia w formie sztabowej, zwłaszcza gry decyzyjne oraz treningi polegające na doskonaleniu praktycznych umiejętności pracowników w zakresie wykonywania zadań związanych z ochroną ludności i obroną cywilną.
Wybór formy ćwiczeń należy od organu ochrony ludności, który takie ćwiczenia organizuje w porozumieniu z organem zatwierdzającym ich plan. Organ organizujący ćwiczenia ma też obowiązek wyznaczenia ich kierownika, na którym spoczywa następnie odpowiedzialność za przygotowanie dokumentacji ćwiczeń oraz koordynowanie i monitorowanie ich przebiegu. W szczególności kierownik sprawuje nadzór nad przebiegiem ćwiczeń, egzekwuje przekazywanie informacji o zrealizowanych zadaniach, zapewnia zgodność rozwiązań przyjętych przez ćwiczących z przepisami prawa, planami, procedurami i innymi dokumentami planistycznymi, które dotyczą realizowanych zadań, a także na bieżąco ocenia działania i decyzje podjęte przez ćwiczących (§ 4 ĆwiczOchrCywR).
Rozporządzenie nie precyzuje wymogów kwalifikacyjnych dla osób powoływanych na stanowisko kierownika ćwiczeń. Wydaje się jednak, że powinna to być osoba zatrudniona w urzędzie gminy, w komórce organizacyjnej odpowiadającej za obszar ochrony ludności czy zarządzania kryzysowego, czyli np. w gminnym centrum zarządzania kryzysowego, jeżeli takowe zostałą utworzone.
Same ćwiczenia muszą, niezależnie od przyjętej formy, obejmować pięć następujących po sobie faz:
1) przeprowadzenie procedury alarmowania ćwiczących ze wskazaniem im miejsca rozpoczęcia ćwiczeń;
2) dojazd lub dotarcie ćwiczących do miejsca prowadzenia ćwiczeń;
3) realizację zadań wynikających ze scenariusza ćwiczeń, w tym danej fazy ćwiczeń;
4) wstępne podsumowanie ćwiczeń i ich zakończenie oraz powrót ćwiczących do własnych zadań;
5) udokumentowanie wszystkich czynności wykonywanych przez ćwiczących.
Raport z ćwiczeń nie ma ustalonego wzoru, ale powinien zawierać zwłaszcza ogólne dane o ćwiczeniach, w tym ich cel, zakres, miejsce, termin i wykaz ćwiczących, szczegółowe cele i zagadnienia rozpatrywane w ćwiczeniach oraz poddane ocenie, skrócony opis przebiegu ćwiczeń wraz z wizualizacją scenariuszy zdarzeń i załącznikami obejmującymi kluczowe dokumenty z przygotowania i przebiegu ćwiczeń. Powinien także wskazywać wnioski i rekomendacje dotyczących dalszych działań.
Jakkolwiek brakuje wiążących wzorów scenariuszy i planów ćwiczeń, organy ochrony ludności mogą posiłkować się materiałami, które powstawały w tym zakresie wcześniej. Są to np. wytyczne Szefa Obrony Cywilnej Kraju w sprawie organizowania ćwiczeń obrony cywilnej. Załącznikiem do nich jest Poradnik metodyczny ćwiczeń obrony cywilnej. Określa on zasady przygotowania i organizowania ćwiczeń na wszystkich szczeblach kierowania, proponowanie typy i rodzaje ćwiczeń, a także wskazówki w zakresie ich przygotowania i realizacji.
Przykładowo poradnik zawiera szczegółowy opis metody treningu decyzyjnego (gry decyzyjnej), która bazuje głównie na zebraniu i analizie danych niezbędnych do podejmowania decyzji, dokonywaniu kalkulacji operacyjnych, wariantowania sposobów użycia sił i środków, oraz opracowywaniu dokumentów planistycznych. Poradnik zawiera także przydatne wzory, np. koncepcji (planu) przygotowania i przeprowadzenia ćwiczenia czy dziennik prowadzonych działań.
