Wezwania dla większości podmiotów zostaną udostępnione w ich profilu informacyjnym PUE ZUS, umożliwia to ustawa, która w ostatnich tygodniach weszła w życie. Dzięki temu proces będzie szybszy i tańszy. Podmioty, które nie posiadają PUE ZUS, otrzymają wezwania do zawarcia umowy o zarządzanie PPK pocztą tradycyjną.

Zgodnie z art. 8 ust. 5 ustawy o PPK, w przypadku gdy w wyniku dokonanej weryfikacji, okaże się, że podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie, PFR wzywa w formie pisemnej podmiot zatrudniający do zawarcia, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania, umowy o zarządzanie PPK z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową albo do przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Wezwanie uznaje się za skuteczne w momencie zwrotnego potwierdzenia odbioru lub przez nadanie przesyłką poleconą po bezskutecznej dwukrotnej próbie dostarczenia pisma za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

PFR wskazuje, że w odpowiedzi na wezwanie pracodawca powinien:

  • zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, jeśli jest to jego obowiązkiem i poinformować o tym PFR albo
  • jeśli obowiązek zawarcia tej umowy nie dotyczy tego pracodawcy − poinformować PFR o tym fakcie, podając przyczynę nie zawarcia tej umowy.

Co do zasady, zgodnie z przepisami ustawy o PPK są dwie sytuacje, w których pracodawca nie miał obowiązku tworzenia PPK. pierwsza z nich to prowadzenie na dzień objęcia obowiązkiem tworzenia PPK, Pracowniczego Programu Emerytalnego, w którym składka podstawowa została ustalona na poziomie co najmniej 3,5%, a w PPE uczestniczy co najmniej 25% osób zatrudnionych. 

W wezwaniu do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, udostępnionym podmiotowi zatrudniającemu w systemie ZUS, zawarty będzie link przekierowujący ten podmiot bezpośrednio na stronę PFR (www.wezwania-ppk.pfr.pl). Podmiot zatrudniający będzie tam mógł wypełniać formularz, w którym poinformuje PFR o zawarciu umowy o zarządzanie PPK albo poda przyczynę jej nie zawarcia.

Do formularza pracodawca zaloguje się za pomocą podanych w treści wezwania numeru NIP i TOKENU. Pracodawca, który otrzyma wezwanie pocztą tradycyjną, również powinien wypełnić ten formularz, co oznacza, że bez względu na formę otrzymania wezwania (przez PUE ZUS czy pocztą tradycyjną) pracodawca i tak będzie musiał wypełnić formularz na stronie PFR.