Papierowe faktury do lamusa

Cyfryzacja zmienia sposób prowadzenia biznesu. Coraz więcej firm odchodzi od papierowych faktur. Niszczy je, by po zeskanowaniu przechowywać tylko w formie elektronicznej, np. w chmurze. Skarbówka zgadza się na takie rozwiązanie, co potwierdzają najnowsze interpretacje.

Skarbówka jest za

– Można już mówić o ukształtowaniu się pozytywnej dla przedsiębiorców linii interpretacyjnej. Firmy coraz liczniej korzystają z takiego rozwiązania. Należy jednak pamiętać, że organy podatkowe kładą duży nacisk na spełnienie ustawowych warunków, w szczególności zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – mówi doradca biznesowy Paweł Lewandowski.

Pozytywną odpowiedź (nr 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS) otrzymała firma, która chce całkowicie zrezygnować z papierowych dokumentów. Każda otrzymana w tej formie faktura będzie oznaczana datą wpływu, a następnie skanowana wraz z ewentualnymi załącznikami i zapisywana w nieedytowalnym formacie PDF, JPG lub BMP w elektronicznej bazie danych. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Baza umożliwi przeszukiwanie według poszczególnych danych na dokumencie, jak też według przypisanego do dokumentu numeru sprawy. Serwer ze skanami będzie w siedzibie wnioskodawcy na terytorium kraju.

Skarbówka uznała, że taki obieg i przechowywanie dokumentów daje prawo do odliczenia VAT. Warunkiem tego jest bowiem posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych.

„Przepisy nie uzależniają tego prawa do odliczenia ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe" – uznał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Nie ma też przeszkód, by odliczać VAT z dokumentów przychowywanych w tzw. chmurze, gdzie serwery są zlokalizowane poza Polską. Potwierdza to interpretacja nr 0114-KDIP1-3.4012.188.2020.2.KK. W tym przypadku dodatkowym zabezpieczeniem będą kopie zapasowe faktur w chmurze backupowej, zgodnie z procedurą obowiązującą dostawcę rozwiązania chmurowego. Będą one zapisywane także na nośnikach fizycznych (tzw. taśmach) i przechowywane w Polsce. W razie kontroli możliwy się stanie bezzwłoczny dostęp online do faktur za pomocą środków elektronicznych np. w siedzibie spółki.

Wystarczy kopia

Co istotne, faktura przechowywana w formie elektronicznej może też być podstawą odliczenia kosztów w podatku dochodowym. Mówi o tym interpretacja nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Dyrektor KIS zgodził się na obniżenie podstawy opodatkowania CIT o koszty uzyskania przychodów ujęte w księgach rachunkowych, gdy oryginalne wersje dowodów źródłowych zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej. Takie rozwiązanie jest zgodne z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Spełniony został wymóg prawidłowego udokumentowania wydatku.

Opinia dla „Rzeczpospolitej"

Emilia Wolnowska, doradca podatkowy, junior tax manager, BDO biuro w Poznaniu

Podatnicy, którzy decydują się na zniszczenie dokumentów papierowych i archiwizowanie ich w formie elektronicznej, powinni przeanalizować ewentualne ryzyka. Nawet posiadając pozytywną interpretację, powinni sami zapewnić bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, ich autentyczność i integralność treści oraz chronić je przed uszkodzeniem lub utratą. Zaleca się wdrożenie rozwiązania, które pozwoli na szybkie odszukanie dokumentu i łatwe powiązanie z zapisem w księgach i rejestrach VAT, w podziale na okresy rozliczeniowe. Niektóre dokumenty powinny być nadal przechowywane w papierowej formie, szczególnie na gruncie ustawy o rachunkowości.




 

Wypróbuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Uzyskaj dostęp

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Polityka prywatności