Zakres zmian
Rozporządzenie z 17.4.2025 r. w sprawie zasad ustalania przez kierowników niektórych urzędów rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia (Dz.U. z 2025 r. poz. 512) określa zasady ustalania przez kierowników urzędów, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 7b, 8a, 12, 14, 15 i 16 ustawy o pracownikach urzędów państwowych (dalej: PracUrzPU) oraz ust. 2 PracUrzPU, tygodniowego rozkładu czasu pracy oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach. Przepisy rozporządzenia stosuje się również do pracowników, o których mowa w art. 43 ust. 1 i 1a PracUrzPU. Rozporządzenie z 17.4.2025 r. uchyliło rozporządzenie w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej.
Większa elastyczność czasu pracy
Rozporządzenie wyznacza ramy, w których kierownik urzędu ma ustalić rozkład i wymiar czasu pracy pracowników, określając czas, w którym ma być wykonywana praca w urzędzie, czyli czas, w którym urząd ma wykonywać swoje zadania. Zgodnie z rozporządzeniem kierownik urzędu ma obowiązek takiego ustalenia pracownikom rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia, aby praca w urzędzie była wykonywana od poniedziałku do piątku, nieprzerwanie przez 8 godzin w każdym z tych dni. Ustalone w ten sposób godziny pracy w urzędzie mają uwzględniać przede wszystkim specyfikę wykonywanych zadań oraz potrzeby korzystających z niego obywateli. Najwcześniejszą porą rozpoczynania pracy urzędu może być godz. 7:00, co oznacza pracę urzędu do godz. 15:00, natomiast najpóźniejszą może być godz. 10:00, co spowoduje, że taki urząd ma pracować do godz. 18:00.
Godziny pracy urzędu adekwatne do potrzeb
Należy jednocześnie podkreślić, że czym innym są godziny pracy urzędu (w znaczeniu jego dostępności dla interesantów lub współpracy z innymi urzędami), a czym innym godziny pracy poszczególnych pracowników, które powinny być przez przełożonych tak ustalone, aby w godzinach pracy urzędu obsada pracownicza była adekwatna do wykonywanych zadań. W kwestiach dotyczących systemów i rozkładów czasu pracy poszczególnych pracowników zastosowanie mają regulacje zawarte w PracUrzPU, natomiast w sprawach w niej nieuregulowanych, obowiązuje Kodeks pracy. Nie będzie zatem przeszkód do stosowania w urzędzie, tak jak do tej pory, ruchomego czasu pracy czy indywidualnego rozkładu czasu pracy, pod warunkiem zapewnienia pracy urzędu zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu.
Zgodnie z rozporządzeniem, w urzędach, w których są wykonywane zadania związane z obsługą interesantów, w co najmniej w jednym dniu tygodnia, musi być zapewniona ich obsługa w godz. od 8:00 do 18.00.
Regulacje zawarte w rozporządzeniu przewidują również, że ze względu na szczególny charakter wykonywanych zadań na danym stanowisku pracy, kierownik urzędu może ustalić rozkład czasu pracy pracownika zatrudnionego na tym stanowisku pracy tak, aby przewidywał pracę zmianową, przypadającą między godz. 6:00 jednego dnia a godz. 6:00 następnego dnia, w systemie czasu pracy, który ma zastosowanie do tego pracownika.
Dni wolne
Ponadto, ze względu na szczególny charakter pracy wykonywanej w komórce organizacyjnej lub na stanowisku pracy, przewidziano możliwość ustalenia w rozkładzie czasu pracy pracowników tej komórki lub pracownika na tym stanowisku, dniem pracy dnia tygodnia niebędącego dniem pracy w urzędzie, w tym wyznaczonego przez kierownika urzędu dnia wolnego z tytułu obniżenia wymiaru czasu pracy ( art. 130 § 2 Kodeksu pracy) lub dnia wolnego podlegającego odpracowaniu. Warunkiem skorzystania z tego uprawnienia są uzasadnione potrzeby urzędu.
Co istotne, rozporządzenie wprowadza ̇zasadę dotyczącą ustalania rozkładu czasu pracy w poszczególnych dniach tygodnia – kierownik urzędu w miarę możliwości ma brać pod uwagę ważne względy osobiste lub rodzinne pracowników.
Jeżeli w urzędzie działa korpus służby cywilnej, to wyznaczone dni wolne muszą być tożsame z dniami wyznaczonymi zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 97 ust. 3 pkt 2 lub 3 ustawy o służbie cywilnej. Analogicznie, odpracowanie dnia wolnego od pracy ma następować w tę samą sobotę, która została wyznaczona do odpracowania dla członków korpusu służby cywilnej. Natomiast, jeżeli w danym urzędzie nie działa korpus służby cywilnej, kierownik urzędu może ustalić dniem pracującym sobotę przypadającą w tym samym okresie rozliczeniowym co wyznaczony dzień wolny lub w następnym okresie rozliczeniowym. O wyznaczeniu dnia wolnego podlegającego odpracowaniu kierownik urzędu musi niezwłocznie poinformować pracowników oraz interesantów, natomiast o wyznaczeniu soboty będącej dniem pracy kierownik urzędu musi poinformować pracowników oraz interesantów co najmniej z 7-dniowym wyprzedzeniem.
