Obowiązujący minimalny okres przechowywania dokumentów księgowych

Artykuł 74 RachunkU definiuje minimalne okresy przechowywania:

1) ksiąg rachunkowych – jest to 5 lat;

2) kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – przechowuje się je przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat (a co wynika z art. 125a ust. 4 EmRentyFUSU, pracodawcy powinni przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń, a także inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika składek);

3) dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (jednak nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną);

4) dowodów księgowych dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ważności tej dokumentacji;

6) dokumentów dotyczących rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumentów inwentaryzacyjnych – 5 lat;

8) pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – 5 lat.

Okresy przechowywania, o których mowa, oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą.

Warto też zauważyć, że na mocy ustawy z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) dokumenty pracownicze mogą być przechowywane przez okres 10 lat (dotychczas 50 lat), zaś formą zrównaną z papierową staje się forma elektroniczna.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Ta zasada dotyczy także sprawozdań za lata obrachunkowe rozpoczynające się przed 1.1.2019 r. (art. 43 ust. 2 ZmUprPrzedU18).

Okres przechowywania dokumentów do celów podatkowych jest uzależniony od tego, w którym momencie dochodzi do przedawnienia zobowiązania podatkowego, do którego odnosi się dany dokument. Wynika to wprost z art. 86 OrdPU: „Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Analogicznie został określony obowiązek przechowywania dokumentacji przez płatników, w tym płatników podatku dochodowego od osób fizycznych od wynagrodzeń (art. 32 OrdPU): „Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta”.

Nie można zaprzeczyć, że pomiędzy przepisami dotyczącymi rachunkowości oraz podatków brak jest korelacji.

Z analizy przepisów podatkowych wynika, że najistotniejsze jest, aby dokumenty mające wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych były przechowywane do upływu okresu przedawnienia tych zobowiązań.

W świetle art. 70 § 8 OrdPU nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Jednak takiemu zapisowi sprzeciwił się TK w wyr. z 8.10.2013 r., SK 40/12 (Legalis), uznając, że przepis ten przeciwny jest konstytucyjnej zasadzie równości wobec prawa (podatnicy bez ww. majątku, tj. dysponujący jedynie gotówką, mogą liczyć na przedawnienie – w przeciwieństwie do podatników, na których majątku organ podatkowy dokonał zabezpieczenia w formie hipoteki lub zastawu skarbowego). Trybunał wezwał do zmiany prawa w tym zakresie.

Co do zasady, w przypadku zobowiązań podatkowych powstających z mocy prawa (do których zalicza się zdecydowana większość zobowiązań, w tym w zakresie: VAT, podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych i akcyzy) okres przedawnienia wynosi 5 lat, począwszy od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.