Obowiązujący minimalny okres przechowywania dokumentów księgowych

Artykuł 74 RachunkU definiuje minimalne okresy przechowywania:

1) ksiąg rachunkowych – jest to 5 lat;

2) kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – przechowuje się je przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat (a co wynika z art. 125a ust. 4 EmRentyFUSU, pracodawcy powinni przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń, a także inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika składek);

3) dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (jednak nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną);

4) dowodów księgowych dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ważności tej dokumentacji;

6) dokumentów dotyczących rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumentów inwentaryzacyjnych – 5 lat;

8) pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – 5 lat.

Okresy przechowywania, o których mowa, oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą.

Warto też zauważyć, że na mocy ustawy z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) dokumenty pracownicze mogą być przechowywane przez okres 10 lat (dotychczas 50 lat), zaś formą zrównaną z papierową staje się forma elektroniczna.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Ta zasada dotyczy także sprawozdań za lata obrachunkowe rozpoczynające się przed 1.1.2019 r. (art. 43 ust. 2 ZmUprPrzedU18).

Przykład

Inwentaryzacja odnosząca się do 2016 r. odbyła się w styczniu 2017 r. Dokumenty inwentaryzacyjne (w tym protokół) powinny być przechowywane do końca 2021 r.

Okres przechowywania dokumentów do celów podatkowych jest uzależniony od tego, w którym momencie dochodzi do przedawnienia zobowiązania podatkowego, do którego odnosi się dany dokument. Wynika to wprost z art. 86 OrdPU: „Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Analogicznie został określony obowiązek przechowywania dokumentacji przez płatników, w tym płatników podatku dochodowego od osób fizycznych od wynagrodzeń (art. 32 OrdPU): „Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta”.

Nie można zaprzeczyć, że pomiędzy przepisami dotyczącymi rachunkowości oraz podatków brak jest korelacji.

Orzecznictwo

Artykuł 74 RachunkU określa obowiązek przechowywania określonych dokumentów księgowych jedynie dla celów bilansowych i, choć jest w oczywisty sposób niespójny z regulacją zawartą w art. 86 OrdPU, który nakazuje podatnikom obowiązanym do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie może mieć zastosowania do spraw podatkowych. Wykazany brak spójności pomiędzy przepisem art. 74 RachunkU z art. 86 OrdPU nie może zwolnić – i nie zwalnia – z obowiązków wynikających dla podatników z przepisów OrdPU (wyr. WSA w Warszawie z 20.12.2004 r., III SA/Wa 420/04, Legalis).

Z analizy przepisów podatkowych wynika, że najistotniejsze jest, aby dokumenty mające wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych były przechowywane do upływu okresu przedawnienia tych zobowiązań.

W świetle art. 70 § 8 OrdPU nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Jednak takiemu zapisowi sprzeciwił się TK w wyr. z 8.10.2013 r., SK 40/12 (Legalis), uznając, że przepis ten przeciwny jest konstytucyjnej zasadzie równości wobec prawa (podatnicy bez ww. majątku, tj. dysponujący jedynie gotówką, mogą liczyć na przedawnienie – w przeciwieństwie do podatników, na których majątku organ podatkowy dokonał zabezpieczenia w formie hipoteki lub zastawu skarbowego). Trybunał wezwał do zmiany prawa w tym zakresie.

Co do zasady, w przypadku zobowiązań podatkowych powstających z mocy prawa (do których zalicza się zdecydowana większość zobowiązań, w tym w zakresie: VAT, podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych i akcyzy) okres przedawnienia wynosi 5 lat, począwszy od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład

Spółka X sprzedała towar A w dniu 5.11.2012 r., a towar B – 10.12.2012 r. W obu tych dniach (sprzedaży) spółka wystawiła faktury. W świetle przepisów VAT (obowiązujących w 2012 r.) obowiązek podatkowy powstał, odpowiednio, 5.11.2012 r. i 10.12.2012 r. Podatek w pierwszym przypadku powinien zostać uiszczony do 27.12.2012 r. (5 lat liczymy od 1.1.2013 r.), w drugim – do 25.1.2013 r. (5 lat liczone od 1.1.2014 r.).

Zatem w pierwszym przypadku zobowiązanie podatkowe będzie uznane za przedawnione 1.1.2017 r., a w drugim – przedawnia się rok później.

Mając na względzie regulacje o podatku dochodowym od osób prawnych okres przedawnienia (w obu przypadkach) upłynął 31.12.2018 r.




 

Wypróbuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Uzyskaj dostęp

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: [email protected]
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Polityka prywatności