Biblioteka publiczna zasadniczo nie została wyłączona z obowiązku stosowania KSeF. Przyjmuje się, że obowiązek ten dotyczy też podmiotów zwolnionych od VAT z uwzględnieniem wyłączonych z tego obowiązku.
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) podatnicy są zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF).
Podatnikami zaś są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności (art. 15 ust. 1 VATU). Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych (art. 15 ust. 2 VATU).
Przyjmuje się, że podatnikiem – bez względu na fakt zarejestrowania jako podatnik VAT – jest podmiot prowadzący taką działalność. Dotyczy to więc także podatników korzystających ze zwolnienia od VAT na podstawie art. 43 VATU (przedmiotowego) oraz art. 113 VATU (podmiotowego).
Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur (art. 106ga ust. 2 VAT):
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 VATU, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s VATU;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 VATU (chodzi tu o zwolnienie podmiotowe dotyczące podatnika z siedzibą w innym państwie członkowskim UE).
Wymienieni tu podatnicy zwolnieni z obowiązku stosowania KSeF wystawiają faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, natomiast w przypadku, o którym mowa w pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 3 i art. 106ga ust. 4 VATU).
Przepisy te wejdą w życie 1.2.2026 r.
Jak wynika z przytoczonych przepisów, obowiązek stosowania KSeF dotyczy także podatników zwolnionych od VAT przedmiotowo i podmiotowo (poza zwolnieniem z art. 113a VATU), których nie wymieniono w art. 106ga ust. 2 VATU.
Więcej szczegółowych informacji na temat KSeF, w tym harmonogram stosowania tego systemu, można znaleźć na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/, a także na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
Warto też zapoznać się z przepisami epizodycznymi dotyczącymi faktur, tzn. art. 145l-145n VATU, z których wynika m.in., że w okresie:
1) od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200.000.000 zł;
2) od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł.
