Obowiązek pracodawcy zapewnienia „odpowiednich” warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej

15.03.2019

Maciej Nałęcz

Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej określone zostały w przepisach prawa pracy w sposób stosunkowo ogólny, przy czym „nieodpowiednie” warunki przechowywania mogą rodzić odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy (art. 281 pkt 7 KP).

W poniższej tabeli przedstawiamy warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikające z przepisów Kodeksy pracy i rozporządzenia z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Warunki przechowywania dokumentacji	Podstawa prawna
zagwarantowanie zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności	art. 94 pkt 9b KP
zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zniszczeniem	art. 94 pkt 9b KP
zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury	§ 8 rozp. MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych

W zakresie wilgotności i temperatury, w jakiej powinna być przechowywana papierowa dokumentacja pracownicza pracodawcy „powinni brać pod uwagę” parametry wskazane w rozporządzeniu Ministra Kultury z 15.2.2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).

Warunki dla pomieszczeń, w których przechowywana jest dokumentacja pracownicza		Podstawa prawna
temperatura	14 – 20 ºC, przy wahaniu w ciągu 24 godzin ± 2 ºC	rozp. MK z 15.2.2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
wilgotność względna	45 – 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin ± 5%

Zaloguj się do Legalis Administracja

Obowiązek pracodawcy zapewnienia „odpowiednich” warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej

Bezpłatny dostęp

Wypróbuj Legalis Administracja przez 7 dni

Zaloguj się do Legalis Administracja