Obowiązek pracodawcy zapewnienia „odpowiednich” warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej

W poniższej tabeli przedstawiamy warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikające z przepisów Kodeksy pracy i rozporządzenia z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Warunki przechowywania dokumentacji	Podstawa prawna
zagwarantowanie zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności	art. 94 pkt 9b KP
zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zniszczeniem	art. 94 pkt 9b KP
zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury	§ 8 rozp. MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych

W zakresie wilgotności i temperatury, w jakiej powinna być przechowywana papierowa dokumentacja pracownicza pracodawcy „powinni brać pod uwagę” parametry wskazane w rozporządzeniu Ministra Kultury z 15.2.2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).

Warunki dla pomieszczeń, w których przechowywana jest dokumentacja pracownicza		Podstawa prawna
temperatura	14 - 20 ºC, przy wahaniu w ciągu 24 godzin ± 2 ºC	rozp. MK z 15.2.2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
wilgotność względna	45 - 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin ± 5%