Nowe zasady wystawiania zwolnień (e-zwolnienia)

Docelowo ubezpieczony nie będzie przekazywał zwolnienia płatnikowi. Wystawianie e-zwolnienia zajmie mniej czasu niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Lekarz po numerze PESEL uzyska dostęp do jego danych (m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania, dane płatnika), które automatycznie zostaną naniesione na e-zwolnienie.

Zmiany te wynikają z ustawy z 15.5.2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066).

Nowelizacja ma usprawnić proces obsługi zwolnień lekarskich. Po wystawieniu zwolnienia informacja o tym będzie przekazywana płatnikowi przez profil informacyjny. Te zmiany spowodują, że ZUS będzie mógł kontrolować zasadność wystawienia także krótkich zwolnień, gdyż informacja o tym, że dana osoba otrzymała zwolnienie będzie automatycznie przekazywana do ZUS. Obecnie ZUS praktycznie nie ma żadnej możliwości kontrolowania zwolnień wystawianych na krótkie okresy. Nim takie papierowe zwolnienie dotrze do ZUS, termin zwolnienia zazwyczaj już się kończy i nie ma czego sprawdzać.

Profil płatnika

Konsekwencją wprowadzenia tych zmian jest nałożenie na płatników obowiązku założenia profilu płatnika. Jest to konieczne, aby płatnik mógł otrzymywać zwolnienia lekarskie. Profil płatnika będzie tworzony za pomocą systemu teleinformatycznego, jaki nieodpłatnie udostępni ZUS.

Płatnik powinien wejść na stronę www.zus.pl i założyć profil na PUE (Platformie Usług Telefonicznych ZUS). Umożliwia to m.in. składanie i wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną, a od 2016 r. otrzymywanie informacji o wystawianiu e-ZLA pracownikom. Aby założyć profil na PUE, należy zarejestrować się, co spowoduje otrzymanie loginu i wybór hasła. Następnie należy potwierdzić tożsamość i korzystać z PUE. Płatnik (osoba reprezentująca płatnika) może potwierdzić swoją tożsamość osobiście w jednostce ZUS, np. dowodem osobistym lub elektronicznie – jeśli ma podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany lub profil zaufany e-PUAP – elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej). Dopiero po takim potwierdzeniu tożsamości dostęp do PUE zostanie aktywowany. Podpis kwalifikowany wydają uprawnione centra certyfikacji. Jest to usługa płatna. Jej koszt zależy m.in. od okresu ważności, na jaki zostaje wydany certyfikat. Profil zaufany e-PUAP jest bezpłatny. Aby go uzyskać, trzeba założyć konto na stronie epuap.gov.pl, złożyć wniosek o profil zaufany i potwierdzić tożsamość.

Obowiązek założenia profilu dotyczy wszystkich płatników, którzy zgłaszają powyżej 5 ubezpieczonych, i są zobowiązani do przekazywania dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 24 powołanej wyżej ustawy profil powinien zostać założony do 31.12.2015 r. Płatnik, który założy profil będzie miał obowiązek go utrzymywać także, gdy w późniejszym terminie zmniejszy zatrudnienie i będzie zatrudniał mniej niż 5 ubezpieczonych. Informacja o tym, że płatnik ma założony profil, będzie widoczna w systemie dla lekarza wystawiającego zwolnienie.

Obowiązek małych płatników

Zmiany te nie dotyczą płatników, którzy mają do 5 ubezpieczonych i dokumenty do ZUS składają w formie papierowej (choć – jeśli chcą otrzymywać e-zwolnienia – mogą także założyć profil płatnika). Ta grupa płatników ma obowiązek poinformowania swoich ubezpieczonych (pracowników, zleceniobiorców) o konieczności dostarczania zwolnień lekarskich w formie wydruku. Tę informację powinni przekazać na piśmie pierwszego dnia podlegania przez zatrudnionych ubezpieczeniu chorobowemu. Gdy więc taki płatnik będzie w 2016 r. zatrudniał pracownika, czy też zleceniobiorcę powinien go o tym poinformować.

Natomiast już zatrudnieni ubezpieczeni powinni otrzymać taką informację (w formie pisemnej) nie później niż 31.12.2015 r. Taki obowiązek wprowadza art. 24 ust. 2 ustawy nowelizującej.

Dwuletni okres przejściowy

Nowe zasady nie zaczną jednak w pełni funkcjonować już od 1.1.2016 r. Ustawodawca nałożył jedynie na płatników obowiązek przygotowania się to tych zmian co będzie realizowane przez założenie profilu.

Elektroniczne zwolnienie może w pełni funkcjonować, tylko wówczas, gdy wszystkie trzy strony procesu (tj. lekarz, ZUS i płatnik składek) będą posiadać dostęp do systemu informatycznego ZUS. Płatnicy (poza tymi, którzy mają do 5 ubezpieczonych) mają być gotowi do zmian od 1.1.2016 r. (po założeniu profilu płatnika).

W przypadku lekarzy, okres stosowania starych zasad został wydłużony. Do 31.12.2017 r. będą jeszcze stosowane obecnie obowiązujące druki, a lekarze będą musieli w pełni przejść na nowy system od stycznia 2018 r. Do tego czasu będą więc stosowane zarówno nowe jak i stare zasady. Oznacza to, że płatnik otrzyma e-zwolnienie (przez swój profil), jeżeli jego pracownik pójdzie do lekarza, który przeszedł już na nowy system, a stary druk wystawiony przez lekarza i dostarczony tak jak dotychczas przez ubezpieczonego – gdy ubezpieczony trafi na lekarza, który nie wdrożył jeszcze nowego systemu. Jeżeli natomiast lekarz przeszedł już na nowy system, ale płatnik ma do 5 ubezpieczonych i nie ma profilu, to wówczas lekarz wystawia takiemu pracownikowi zwolnienie w formie wydruku z systemu. Dodatkowo lekarz będzie także przekazywał e-zwolnienie w formie wydruku, jeżeli taki wniosek złoży ubezpieczony.

W konsekwencji o tym, kiedy nowy system zacznie działać, zadecydują lekarze. W przypadku tradycyjnego zwolnienia ubezpieczony musi przekazać je płatnikowi w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. Niedotrzymanie tego terminu powoduje, że od 8 dnia zasiłek ulega obniżeniu o 25%. Ta sankcja dotyczy wyłącznie zasiłków chorobowych, opiekuńczych i nie ma zastosowania do wynagrodzenia za czas choroby. Nawet jeżeli pracownik dostarczy zwolnienie po terminie ale płatnik będzie mu wypłacał wynagrodzenie za czas choroby, to wynagrodzenie to nie zostanie pomniejszone.

Po wprowadzeniu e-zwolnień i ich przekazywaniu na profil płatnika, ubezpieczony, co do zasady, nie będzie już przekazywał zwolnienia płatnikowi i tym samym ta zasada przestanie obowiązywać.