Nowe wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne

1. Nowe rozporządzenie sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych

Z dniem 1.1.2012 r. weszło w życie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 27.12.2011 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U. Nr 289, poz. 1699), zwane dalej „DokElektroniczneR”, które stanowi wykonanie upoważnienia zawartego w art. 28c ustawy z 20.7.2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz. 1172).

Rozporządzenie to zastąpiło poprzednio obowiązujące rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 25.4.2008 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U. Nr 75, poz. 451, ze zm.), które utraciło moc z dniem wejścia w życie ustawy z 4.3.2011 r. o zmianie ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 117, poz. 676), tj. z dniem 1.1.2012 r.

2. Zmiany w zakresie ogłaszania aktów normatywnych

Ustawa z 4.3.2011 r. o zmianie ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 118, poz. 676) wprowadziła z dniem 1.1.2012 r. nowe zasady ogłaszania aktów prawnych i wydawania dzienników urzędowych. Zgodnie z dodanym art. 2a ustawy z 20.7.2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz.U. z 2010 r. Nr 17, poz. 95; dalej: OgłaszanieAktU) akty normatywne i inne akty prawne podlegające ogłoszeniu ogłasza się w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 ze zm.), chyba że inaczej stanowi odrębna ustawa. Ponadto przepis ten stanowi, że dzienniki urzędowe wydaje się w postaci elektronicznej. Dla każdego dziennika urzędowego wydawanego w postaci elektronicznej organ wydający prowadzi odrębną stronę internetową.

W DokElektroniczneR, które wykonuje obligatoryjne upoważnienie ustawowe zawarte w art. 28c OgłaszanieAktU, Prezes Rady Ministrów określił wymagania techniczne dla:

1. dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne kierowane do ogłoszenia w dziennikach urzędowych,
2. dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej,
3. środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych używanych do udostępniania dzienników urzędowych oraz zbiorów aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat lub gminę lub zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych.

Przepisy DokElektroniczneR mają zapewnić zachowanie jednolitości dokumentów elektronicznych kierowanych do ogłoszenia i możliwość ich przetwarzania na potrzeby wydawania dziennika urzędowego.

3. Wymogi dotyczące sporządzania aktów normatywnych

3.1 Obowiązek sporządzania aktów prawnych w formacie XML

Zgodnie z przepisami DokElektroniczneR wszystkie organy sporządzające dokumenty elektroniczne zawierające akty normatywne i inne akty prawne, które podlegają ogłoszeniu na podstawie OgłaszanieAktU, mają obowiązek sporządzać je w formacie XML.

3.2 Zgodność ze wzorami aktów ogłoszonymi w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych

Dokumenty te muszą być zgodne z wzorami aktów ogłoszonymi w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w ramach ePUAP na podstawie art. 19b ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, oraz na stronie internetowej www.dziennikiurzedowe.gov.pl, prowadzonej przez Rządowe Centrum Legislacji. Wzory tych aktów ustala Prezes Rady Ministrów, zaś informacja o ogłoszeniu nowego wzoru aktu w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych jest niezwłocznie udostępniana w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Organ, który jest upoważniony do wydania aktu podlegającego ogłoszeniu, jest obowiązany stosować ustalone wzory najpóźniej w terminie 6 miesięcy od dnia ich ogłoszenia.

3.3 Zasady technik prawodawczych

Zgodnie z DokElektroniczneR struktura aktu prawnego zdefiniowana w schemacie XML powinna być zgodna ze strukturą aktów podlegających ogłoszeniu określoną w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 20.6.2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz. U. Nr 100, poz. 908).

3.4 Znaczniki XML

Schemat XML składa się ze znaczników XML, które zawierają mechanizmy przedstawiające:

Co istotne, DokElektroniczneR wymaga, by elementy zewnętrzne włączone do aktu podlegającego ogłoszeniu miały postać umożliwiającą osiągnięcie jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do ich zawartości.

3.5 Forma pliku załączników do aktu podlegającego ogłoszeniu

DokElektroniczneR określa również, w jakiej postaci powinny być przekazywane do ogłoszenia załączniki do aktu podlegającego ogłoszeniu. Przewidziano następujące możliwości:

• format pliku XML o strukturze specyficznej dla danego rodzaju załącznika wraz ze schematem zdefiniowanym w formacie XSD oraz wygenerowaną na podstawie tego pliku wizualizacją w formacie PDF zgodnym z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – wydane na podstawie tego przepisu rozporządzenie Rady Ministrów z 11.10.2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212, poz. 1766) utraciło moc z dniem 18.12.2010 r., a do tej pory nie zostały wydane nowe przepisy regulujące tę problematykę),
• format pliku XML w jednym z formatów określonych w minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych (o których mowa wyżej), którego postać umożliwia konwersję do pliku PDF oraz umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu;
• format pliku PDF generowanego w sposób umożliwiający przeszukiwanie tekstu dokumentu, którego postać umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu.

3.6 Wymóg możliwości wydrukowania aktu prawnego

Przepisy DokElektroniczneR wymagają, by – pomimo sporządzania aktów w formie dokumentów elektronicznych – sporządzano je w postaci pozwalającej zainteresowanym na bezproblemowy wydruk całej zawartości aktu. W związku z tym wprowadzono obowiązek, że format pliku powinien umożliwiać wydruk w formacie A4, zaś maksymalną wielkość załącznika ograniczono do 20 MB. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest przekazywanie większych załączników, z tym że ich wielkość powinna być uprzednio uzgodniona z organem wydającym dziennik urzędowy.

3.7 Podpis elektroniczny

Dokumenty elektroniczne zawierające akty normatywne i inne akty prawne, które podlegają ogłoszeniu na podstawie OgłaszanieAktU, wraz z załącznikami oraz elementami zewnętrznymi, opatrywane są, przez upoważniony do wydania aktu podlegającego ogłoszeniu organ, bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18.9.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Specyfikacja techniczna formatu podpisu określona jest w załączniku nr 2 do DokElektroniczneR.

4. Zawartość strony głównej dziennika urzędowego

Zgodnie z przepisami DokElektroniczneR strona główna (czyli strona internetowa) dziennika urzędowego powinna zawierać wyłącznie informacje związane z aktami podlegającymi ogłoszeniu (nazwę dziennika urzędowego, godło Rzeczypospolitej Polskiej, nazwę organu wydającego dziennik urzędowy, odnośniki do poszczególnych pozycji, odnośniki do narzędzi służących do wyszukiwania ogłoszonych aktów podlegających ogłoszeniu, informację o dostępie i sposobie zabezpieczania). Ponadto organ wydający dziennik urzędowy umieszcza na stronie głównej dziennika urzędowego odnośniki do certyfikatów osób upoważnionych do podpisywania aktów podlegających ogłoszeniu, odnośniki do aplikacji służących do weryfikacji podpisów oraz inne informacje, których obowiązek zamieszczenia wynika z odrębnych przepisów. Odnośnik do strony głównej dziennika urzędowego zamieszczany jest przez organ wydający dany dziennik urzędowy w Biuletynie Informacji Publicznej tego organu (na podmiotowej stronie Biuletynu Informacji Publicznej, o której mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z 6.9.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, ze zm.), tego organu). Rządowe Centrum Legislacji umieszcza na stronie internetowej www.dziennikiurzedowe.gov.pl odnośniki do stron głównych dzienników urzędowych.

5. Wymogi dotyczące ogłaszania aktów normatywnych

Zgodnie z DokElektroniczneR akty podlegające ogłoszeniu ogłasza się w formacie PDF albo w formacie XML, w sposób umożliwiający wizualizację treści w postaci pliku PDF. Autentyczność i integralność dzienników urzędowych, zbiorów aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat lub gminę oraz innych aktów podlegających ogłoszeniu jest zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym organu lub osoby upoważnionej przez organ wydający dziennik urzędowy.

Udostępnianie dzienników urzędowych, zbiorów aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat lub gminę oraz innych aktów podlegających ogłoszeniu dokonywane jest poprzez środki komunikacji elektronicznej spełniające wymagania określone w minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych oraz poprzez informatyczne nośniki danych spełniające wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2.11.2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519) oraz zarządzeniach właściwych organów (wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c i art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, ze zm.).

6. Regulacje w okresie przejściowym

DokElektroniczneR zawiera przepisy przejściowe, zgodnie z którymi – do czasu stosowania wzorów aktów ogłaszanych w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych – ogłaszanie aktów podlegających ogłoszeniu jest dokonywane wyłącznie przy użyciu formatu PDF, a ponadto stosuje się wymagania dotyczące sporządzania aktów podlegających ogłoszeniu w postaci dokumentów elektronicznych określone w załączniku nr 3 do DokElektroniczneR.

Ponadto do czasu wejścia w życie rozporządzenia wydanego na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, które ma określić minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych i minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, stosuje się wymagania dotyczące formatów danych oraz środków komunikacji elektronicznej określone w załączniku nr 4 do DokElektroniczneR.