Rozporządzenie to zawiera szereg przepisów określających treść wniosków o udzielenie poszczególnych urlopów związanych z opieką nad małym dzieckiem w całości lub w części, a także wniosków o rezygnację z tych urlopów. W przypadku każdego wniosku znajduje się odwołanie do przepisów KP, w których jest mowa o konieczności złożenia wniosku w celu skorzystania z urlopu w określony sposób albo w określonych okolicznościach.
Rozporządzenie określa treść wniosków:
1) o udzielenie urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz dokumenty dołączane do tych wniosków;
2) w sprawie rezygnacji z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego oraz dokumenty dołączane do tych wniosków;
3) o łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego z pracą;
4) o udzielenie urlopu wychowawczego oraz dokumenty dołączane do tego wniosku;
5) o obniżenie etatu pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego oraz dokumenty dołączane do tego wniosku.
Jednocześnie od 2.1.2016 r. przestanie obowiązywać rozporządzenie MPiPS z 19.9.2013 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz.U. z 2013 r. poz. 1139).
Poniżej znajduje się omówienie najczęściej składanych przez pracowników, którym urodziło się dziecko, wniosków związanych z uprawnieniami rodzicielskimi.
Wniosek o udzielenie pracownicy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze (tak, by w całym okresie otrzymywać zasiłek macierzyński w wysokości 80% podstawy wymiaru; wniosek ten musi być złożony najpóźniej 21 dni po porodzie, art.1791 § 1 KP) ma zawierać:
- imię i nazwisko pracownicy,
- imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci), na które ma być udzielony urlop rodzicielski,
- wskazanie daty, od której ma być udzielony ten urlop.
Do tego wniosku dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów, albo kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, określającego przewidywaną datę porodu (jeżeli kobieta składa ten wniosek jeszcze przed porodem).
W przypadku tak udzielonego urlopu rodzicielskiego, rodzice dziecka mogą się nim dzielić – w tym celu pracownica musi z części tego urlopu zrezygnować, a pracownik złożyć o niego wniosek. I tak wniosek w sprawie rezygnacji przez pracownicę z korzystania z urlopu rodzicielskiego w całości albo w części i powrotu do pracy (art. 179 1 § 4 pkt 1 KP), ma zawierać imię i nazwisko pracownicy oraz wskazanie daty przystąpienia do pracy.
Natomiast wniosek o udzielenie pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko tego urlopu w całości albo w części (art. 179 1 § 4 pkt 2 KP), ma zawierać:
- imię i nazwisko pracownika,
- imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci), na które ma być udzielony ten urlop,
- wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop.
Do tego wniosku ojciec dołącza:
- kopię wniosku w sprawie rezygnacji z korzystania przez pracownicę z urlopu rodzicielskiego w całości albo w części albo kopię wniosku w sprawie rezygnacji przez ubezpieczoną-matkę dziecka z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi tego urlopu albo jego części,
- skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów.
Wniosek o udzielenie pracownikowi urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego albo zakończeniu pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego (składany najpóźniej na 21 dni przed rozpoczęciem urlopu, z zasiłkiem macierzyńskim płatnym w wysokości 100% podstawy wymiaru za pierwsze 6 tygodni (w razie urodzenia jednego dziecka), a następnie w wysokości 60% podstawy wymiaru, art. 1821d § 1 KP), ma zawierać:
- imię i nazwisko pracownika,
- wskazanie terminu zakończenia korzystania z urlopu macierzyńskiego albo pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego
- wskazanie okresu, na który ma być udzielony ten urlop w pełnym wymiarze.
Do tego wniosku dołącza się:
- skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów,
- oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi tego urlopu przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku.
Wniosek o łączenie przez pracownika korzystania z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e § 2 KP), ma zawierać:
- imię i nazwisko pracownika;
- określenie wymiaru czasu pracy;
- wskazanie okresu, w którym pracownik zamierza łączyć korzystanie z tego urlopu lub jego części z wykonywaniem pracy na część etatu;
- oświadczenie pracownika o zamiarze łączenia części tego urlopu powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu z pracą w wymiarze nie wyższym niż 1/2 etatu, z określeniem wymiaru czasu pracy, albo o braku takiego zamiaru.
Wniosek o udzielenie pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko urlopu ojcowskiego lub jego części (art. 1823 § 2 KP), ma natomiast zawierać imię i nazwisko pracownika oraz wskazanie okresu, na który ma być udzielony ten urlop albo jego część.
Do wniosku dołącza się:
- skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów;
- kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione;
- oświadczenie pracownika-ojca wychowującego dziecko, czy korzystał z urlopu ojcowskiego albo jego części;
- kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.
Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu (art. 1867 § 2 KP), ma zawierać:
- imię i nazwisko pracownika;
- imię i nazwisko dziecka, na które mógłby być udzielony urlop wychowawczy;
- wskazanie okresu, przez który pracownik zamierza wykonywać pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy;
- wskazanie wymiaru czasu pracy, w którym pracownik zamierza wykonywać pracę.
Do wniosku dołącza się:
- skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów;
- oświadczenie o okresie, w którym pracownik dotychczas korzystał z wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.
W przypadku konieczności dołączenia do wniosku zagranicznego aktu urodzenia dziecka powinien on być przetłumaczony na język polski. Nie dotyczy to tylko takich aktów wydanych na terytorium państw członkowskich UE, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) ¾ stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw ¾ stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Polska, w językach urzędowych tych państw.
Jeżeli w aktach osobowych pracownika znajdują się dokumenty, o których mowa w rozporządzeniu, wówczas nie jest konieczne dołączanie ich do składanych przez niego wniosków. Jeżeli np. pracownik korzystał z części urlopu rodzicielskiego, a następnie chce korzystać z urlopu ojcowskiego, to ubiegając się o urlop ojcowski nie musi on ponownie składać temu samemu pracodawcy skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka.
Ponadto w przypadku dołączenia do wniosku kopii dokumentów wymienionych w rozporządzeniu, pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia ich oryginałów w celu potwierdzenia tych kopii za zgodność z oryginałem.
